Табель учета рабочего времени: правила заполнения и хранения

Учет времени, фактически отработанного каждым работником, — обязанность работодателя по ст. 91 ТК РФ. Он нужен, в первую очередь, для правильного начисления зарплаты. Рассказываем в статье, что такое табель учета рабочего времени, и как с ним работать.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Для чего нужен табель учета рабочего времени

Этот документ используется для:

• учета количества часов, фактически отработанных каждым работником;
• записи переработок или, наоборот, недоработок;
• фиксации командировок, простоев, отпусков и других периодов в трудовых отношениях — для этого в табеле есть специальные коды;
• правильного начисления зарплаты;
• подготовки статистической отчетности по труду.

ИП и организации, у которых есть наемные работники, обязаны вести и хранить табели учета рабочего времени. Эти документы запросит при проверке трудовой инспектор и налоговая инспекция. Также табели пригодятся для суда при спорах с работником, например, по вопросам начисления зарплаты.

Важно

Табель учета рабочего времени относится к первичным учетным документам по учету рабочего времени и расчетам с персоналом по оплате труда.

Как назначить ответственных за ведение табеля

Часто возникают споры, кто должен отвечать за учет рабочего времени — кадровики или бухгалтерия. В нормативных документах четких указаний на этот счет нет, поэтому работодатель самостоятельно назначает ответственных за ведение табеля (табельщиков).

На практике возможны разные варианты, с учетом численности и количества структурных подразделений. В маленьких компаниях табели ведет один работник, который может совмещать функции кадровика, делопроизводителя и (или) бухгалтера. Часто учетом рабочего времени заняты только кадровики. На крупных предприятиях ответственность распределена: в каждом структурном подразделении есть свой табельщик для учета рабочего времени, отдел кадров или бухгалтерия контролируют правильность заполнения документа.

В любом случае нужно назначить ответственных за ведение табеля учета рабочего времени приказом и закрепить эту функцию в трудовом договоре или в должностной инструкции. Так вы сможете привлечь работника к дисциплинарной ответственности за невыполнение трудовых обязанностей.

Важно

Если бухгалтер неправильно начисляет зарплату из-за отсутствия табелей учета рабочего времени или искаженных сведений в них, это грубое нарушение требований к бухучету. За это установлена административная ответственность по ст. 15.11 КоАП РФ. Бухгалтера не смогут наказать, если искажения в отчетности возникли из-за ошибок в табеле, которые сделал тот, кто нес ответственность за его ведение. Поэтому всегда распределяйте ответственность за первичку.

Какую форму табеля использовать

Документ можно вести в бумажном или электронном виде. В законе нет запрета на его «оцифровку», как, например, для актов о несчастном случае на производстве. Как первичный учетный документ табель должен соответствовать требованиям ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», в том числе иметь обязательные реквизиты:

• наименование документа;
• дату составления документа;
• название организации;
• содержание факта хозяйственной жизни — в данном случае рабочее время конкретных сотрудников;
• количество часов работы за определенный период времени;
• должности, Ф.И.О. и подписи лиц, заполнивших табель.

Госкомстат утвердил унифицированные формы табеля учета рабочего времени: Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Но с 1 января 2013 года эти бланки не обязательны к применению.

Вы можете взять Т-12 или Т-13 за основу, дополнить нужными вам графами и утвердить свои формы. Это касается коммерческих организаций. Бюджетники должны использовать унифицированную форму 0504421 (Приказ Минфина от 30.03.2015 № 52н).

Чем отличаются формы Т-12 и Т-13

Т-13 содержит один раздел — для учета рабочего времени. В форме Т-12 есть отдельный раздел для бухгалтерии по начислению зарплаты.

Т-12 используются для учета рабочего времени в ручном режиме, Т-13 — в автоматизированном. Табели в учетных программах сделаны на основе Т-13.

В форме Т-13 нет раздела «Условные обозначения» с кодами, но они есть в Т-12.

Что означают коды в табеле учета рабочего времени

Код — это условное буквенное или цифровое обозначение конкретной трудовой ситуации, имеющей значение для оплаты труда, поощрений и взысканий. Например, рабочего дня (явки на работу), выходного, простоя, командировки, больничного, повышения квалификации, сверхурочной работы и т. д.

То есть с помощью кодов табельщик обозначает время для конкретного работника, подлежащее оплате, и фиксирует прогулы, если они есть.

Смотрите стандартные условные обозначения в разделе к форме Т-12. Но коды в этом бланке не отражают все возможные рабочие ситуации. Например, там нет перерывов на кормление ребенка для работниц с детьми в возрасте до полутора лет, медосмотров или отсутствия работника из-за ареста.

Вместе с формой табеля учета рабочего времени утвердите коды к нему, дополнив стандартный набор из Т-12 своими обозначениями. Вы сами решаете, что выбирать — буквы или цифры. Ознакомьте с приказом всех табельщиков, чтобы они знали и умели применять коды.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как присвоить табельный номер работнику

Учитывайте, что это не обязательный атрибут, и за его отсутствие трудовая инспекция не накажет. Но в формах Т-12 и Т-13 он присутствует.

Кроме того, табельный номер помогает быстро найти нужную информацию о работнике в кадровых и бухгалтерских документах. Это особенно актуально для крупных компаний, где могут встречаться полные совпадения по именам и фамилиям сотрудников.

Табельный номер — это уникальный цифровой код конкретного работника. В законодательстве нет точных указаний, как его присваивать, поэтому вы самостоятельно устанавливаете порядок и закрепляете его в локальных актах.

Основные правила, которые облегчают учет:

Закрепите в локальном акте, например, в положении о кадровом делопроизводстве, порядок присвоения табельных номеров работником. Правила можно включить в раздел по ведению табеля.

Назначьте одного сотрудника, ответственного за эту процедуру. Так будет проще избежать путаницы в нумерации.

Присваивайте номера по возрастанию в хронологическом порядке, начиная с 1. Это могут быть одни цифровые индексы или с добавлением буквенного кода структурного подразделения.

Для удобства ведите журнал учета табельных номеров в бумажном или в электронном виде. Форму установите самостоятельно.

Присваивайте табельный номер в день приема на работу сотрудника. Не меняйте индекс, даже если работник уволится. Если вы снова примете его на работу, используйте старый номер.

Важно

Табельные номера присваиваются всем сотрудникам, работающим по трудовому договору. В том числе, «срочникам» и совместителям.

Как отмечать в табеле рабочее время

Нормативно порядок закреплен только для формы 0504421. Есть два способа:

• сплошная регистрация явок и неявок сотрудника;
• фиксация только отклонений от нормального режима работы — опозданий, командировок, сверхурочки и т.д.

В указаниях по заполнению форм Т-12 и Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) содержатся аналогичные правила, но они не носят нормативного характера.

Вы самостоятельно выбираете способ учета рабочего времени и закрепляете его в своей учетной политике (письмо Минфина от 08.09.2020 № 02-07-05/79091). Его должен знать каждый табельщик.

Отметки об отклонениях от нормального режима работы ставьте на основании документов: приказов о направлении в командировку или о прохождении медосмотра, графиков отпусков, листков временной нетрудоспособности и т.д.

Если причина отсутствия работника неизвестна, то применяйте код «НН» или 30 — неявки по невыясненным причинам. Когда сотрудник появится на работе, и у вас будут соответствующие документы, внесите исправления в табель.

Для бумажных вариантов Роструд советует применять такой же порядок, как при корректировке первичной учетной документации:

• зачеркнуть одной чертой неверное значение;
• над зачеркнутым текстом дописать верный вариант.

Укажите рядом с исправлением дату корректировки, Ф.И.О., должность и подпись лица, внесшего изменения. Все записи должны быть читаемы.

Если нет возможности исправить заполненный табель, составьте корректирующий табель с необходимыми изменениями. Аналогичный порядок применяется для электронных документов.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Как заполнить табель по форме Т-13: примеры и образец

Приведем пошаговый алгоритм.

Общие сведения

Укажите дату составления, номер документа и период, за который он составлен — например, за октябрь 2024 года.

В графе 1 указывайте номер по порядку. Столбец с Ф.И.О. работника заполняйте по алфавиту. В графе 3 укажите табельный номер сотрудника.

Явки и неявки за отчетный период

В графе 4 для каждого работника есть две строки на первую половину месяца и две — на вторую. В верхней отмечайте кодом рабочую ситуацию, а в нижней — количество часов, на нее приходящееся.

Пример 1

Сотрудник пришел на работу с опозданием на 1 час. Он трудится по стандартной пятидневной 40-часовой рабочей неделе. В день опоздания в табеле в верхней ячейке ставится код «Я» или 01 (явка на работу), а в нижней — 7 (количество фактически отработанных часов).

В некоторых случаях явки и неявки можно указывать и без количества часов. Например, сотрудник находится в командировке или на обучении с отрывом от работы. Но если на один день выпадают периоды с разной оплатой, то надо обозначать продолжительность каждого из них.

Пример 2

Сотрудник проходил медосмотр до обеда, а после обеда вышел на работу. На время медосмотра за работником сохраняется средний заработок. В табеле учета рабочего времени в верхней ячейке будет стоять код «МО / Я», а в нижней «4 / 4».

В графе 5 укажите для каждого работника общее количество отработанных дней и часов в формате «Д / Ч» за половину месяца; в графе 6 — за месяц. Например, «8 / 64».

При неявках заполните графы 13-16, указав код причины и продолжительность отклонения от нормального режима работы.

Пример 3

Сотрудник находился в начале месяца в командировке продолжительностью 3 рабочих дня, без сверхурочной работы. Эти дни в табеле отмечаются кодом «К» или 06. Количество часов не проставляется (письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291). Поскольку командировка пришлась на первую половину месяца, заполняется графы 13 — ставится код «К», без указания количества часов.

Данные для начисления зарплаты

Табельщики не заполняют графы 7-12. Это делает бухгалтер по зарплате. Он использует свои коды из Приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

Скачать образец учета рабочего времени за первую половину месяца

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Какие ошибки часто бывают при заполнении табеля

Смотрите в таблице наиболее распространенные ситуации и пояснения к ним.

Как сдать табель

Бумажный документ составляется в одном экземпляре. Его подписывают табельщик, руководитель структурного подразделения, кадровик. Все подписи должны быть датированы, чтобы можно было оценить своевременность заполнения документа и его актуальность.

Электронный табель подписывается и передается в бухгалтерию по принятым в компании правилам КЭДО (ст. 22.3 ТК РФ).

С какой периодичностью надо сдавать заполненный табель

Вы самостоятельно устанавливаете это в своих внутренних документах. Вариантов два:

• ежемесячно, поскольку формы Т-12 и Т-13 рассчитаны на месяц;
• 2 раза в месяц — за первую и вторую половину нарастающим итогом.

Роструд разъяснил, что второй вариант позволяет корректно рассчитать зарплату, которая выплачивается каждые полмесяца (ст. 136 ТК РФ). При этом в трудовом договоре кадровика и табельщика нужно прописать обязанность сдавать табель в бухгалтерию два раза в месяц. Если этого не сделать, то работник вправе игнорировать это требование.

Сколько хранить табель учета рабочего времени

Бумажный табель храните пять лет по общему правилу и 50/75 лет для работников с вредными и опасными условиями труда (п. 402 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236). Сроки считайте с 1 января года, следующего за годом составления и подписания документа.

К электронным табелям применяются такие же правила. Документы хранятся по правилам ведения архивов.

Главное про табель учета рабочего времени

ИП и организации обязаны вести учет времени, фактически отработанного сотрудником. Для этого применяется табель. Это первичный учетный документ, к которому применяются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Назначьте приказом ответственных за ведение табеля, иначе за все ошибки в бухучете из-за неправильного отражения рабочего времени будет отвечать бухгалтер.

Табель учета рабочего времени можно заполнять вручную, по форме Т-12, или в электронном виде, по форме Т-13. Вы можете взять их за основу и утвердить свои бланки. Это касается коммерческих организаций. Бюджетники должны использовать унифицированную форму 0504421.

Вы самостоятельно выбираете способ учета рабочего времени. Их два: отражать все явки и неявки или фиксировать только отклонения. Выбранный способ закрепите в учетной политике.

Табель можно сдавать раз в месяц или два раза в месяц — за каждую половину. Второй вариант корректнее, так как зарплата выплачивается каждые полмесяца. Пропишите обязанность по сдаче табеля в бухгалтерию в трудовом договоре или должностной инструкции табельщика.

Табель учета рабочего времени хранится 5 лет в общем случае, 50/75 лет — для работников с опасными или вредными условиями труда.

Читайте также:

• Как вести кадровый учет в организации
• Какие кадровые документы должны быть в организации и у ИП
• Какие документы можно перевести в онлайн с помощью КЭДО
• Переход на кадровый электронный документооборот