Как вести кадровый учет в организации

Начинать кадровый учет с нуля приходится в двух ситуациях: компания только начала свою деятельность или предыдущий кадровик оставил после себя неразбериху. Если вы столкнулись с одной из них, то вам могут пригодиться советы по организации делопроизводства. Ведь при неправильном оформлении тех же трудовых договоров работодателя привлекут к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ с многотысячными штрафами. Рассказываем, как организовать и вести кадровый учет в компании, чтобы работать без нарушений.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что входит в кадровый учет

Кадровое делопроизводство включает два основных направления. Первое — это кадровый учет, то есть процесс документирования всех этапов трудовых отношений с работником.

Кадровый учет решает следующие задачи:

• фиксирует все этапы трудовых отношений, чтобы избежать нарушений трудового законодательства;
• позволяет проводить справедливую оплату труда работников;
• помогает планировать потребность в персонале;
• обеспечивает работодателя сведениями о человеческих ресурсах;
• позволяет планировать обучение и другие мероприятия по развитию персонала;
• дает материальные доказательства трудовой инспекции и другим надзорным органам, что в компании выполняются требования трудового законодательства.

Второе направление в кадровом делопроизводстве — разработка локальных нормативных актов в сфере трудовых отношений. Например, должностных инструкций и форм обязательных документов: трудовых договоров, графиков обучения, приказов по личному составу и других.

Разработка локальных актов, содержащих «правила игры» в сфере трудовых отношений, нужна для правильного ведения кадрового учета. В них кадровик указывает, какие именно документы будут заполняться, кем из работников, в какие сроки и по какой форме.

Полезная статья: Локальный нормативный акт — как разработать и утвердить

Какие документы нужны в кадровом учете

Учитывайте два правила:

1. Окончательного списка документов для кадрового учета не существует. У каждой организации, в зависимости от специфики ее деятельности, будет свой перечень. При этом список документов для отдела кадров в компании может быть еще больше, если на него возложат еще и воинский учет, охрану труда, мотивацию персонала и отчетность в СФР.
2. Обязательных к применению унифицированных форм кадровых документов в большинстве случаев тоже нет. Например, приказов по личному составу или трудовых договоров. Формы, разработанные Минтруда или другими ведомствами, часто носят рекомендательный характер.

Это значит, что вам самостоятельно придется составить перечень кадровых документов для своей компании; разработать и утвердить те их формы, где нет требований об использовании утвержденных нормативными документами. Вам в помощь мы подготовили примерный список с описаниями.

Трудовой договор

Это главный документ, который фиксирует трудовые отношения с работником, права и обязанности сторон. Его заключают в обязательной письменной форме еще до того, как сотрудник приступит к работе.

Типовая форма трудового договора есть только для микропредприятий и НКО (ст. 309.2 ТК РФ, Постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). Но вы можете взять ее за основу и адаптировать под свою организацию. Обязательные требования к содержанию трудового договора смотрите в ст. 57 ТК РФ.

Полезные статьи:

• Правила оформления трудовых договоров — виды и сроки
• Что такое дополнительное соглашение к договору работника
• Срочный трудовой договор: что это такое, когда его можно заключить и как оформить

Вам также могут понадобиться формы ученического договора (ст. 198 ТК РФ), договора ГПХ с физическим лицом, договора о полной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ). Но не у всех работодателей есть причины для их заключения.

Штатное расписание

Этот документ характеризует кадровый состав компании: структуру, профессии и должности, численность работников. Его нужно составить до приема на работу первого сотрудника, поскольку в трудовом договоре обязательно указывают «работу по должности в соответствии со штатным расписанием» (ст. 57 ТК РФ).

Вы можете использовать унифицированную форму Т-3, но вам нужно будет закрепить ее применение приказом. Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1, которым она утверждена, не относится к обязательным документам.

Автоматизируйте работу с сотрудниками: рассчитывайте зарплату, НДФЛ, взносы, оформляйте кадровые документы прямо в Экстерне

Попробовать

Приказы по личному составу

Это организационно-распорядительные документы, которые устанавливают кадровые процедуры в отношении отдельного работника или группы работников: прием, увольнение, перевод, командировка и другие. К унифицированным формам приказов по личному составу, например, относятся:

• Т-1 о приеме на работу — с 22 ноября 2021 года его издавать не обязательно, но при издании содержание приказа должно соответствовать трудовому договору;
• Т-1а о приеме нескольких работников;
• Т-5 и Т-5а о переводе;
• Т-6 о предоставлении отпуска;
• Т-8 об увольнении;
• Т-9 о командировке.

Унифицированные формы введены Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Вы можете на их основе разработать свои бланки.

Отдельные приказы по личному составу составляются в свободной форме. Например, об отзыве из отпуска, о предоставлении дополнительных выходных оплачиваемых дней по уходу за ребенком-инвалидом, о применении дисциплинарного взыскания, о проведении стажировки.

Полезные статьи:

• Как оформить перевод сотрудника на другую должность
• Как оформить увольнение сотрудника по собственному желанию
• Какие документы выдавать при увольнении

Приказы по основной деятельности

В эту группу входят все письменные распоряжения руководителя, не касающиеся личного состава. Все приказы по основной деятельности по сроку действия бывают:

• постоянные — об утверждении, изменении или отмене локальных актов;
• с ограниченным сроком действия — до исполнения мероприятий, предусмотренных в приказе.

Чтобы разобраться с оформлением организационно-распорядительных документов, используйте Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Трудовые книжки или сведения о трудовой деятельности

В эти документы вы будете вносить сведения о трудовой деятельности работника. Никаких бланков разрабатывать не нужно — используйте утвержденные формы. С 1 января 2020 года работники получили право перейти с бумажных трудовых книжек на электронные, но пользуются им далеко не все сотрудники. Поэтому вам, скорее всего, придется иметь дело с обоими видами документов.

Полезные статьи:

• Новые бланки трудовых книжек с 1 января 2023 года: что нужно знать работодателю
• Как сдать СЗВ-ТД в 2023 году

График отпусков

Это обязательный организационно-распорядительный документ, который должен быть у каждого работодателя (ст. 123 ТК РФ). График отпусков на очередной календарный год утверждается не позднее чем за две недели до его начала.

При составлении этого документа вы можете использовать унифицированный бланк Т-7 или разработать собственную форму. Главное, чтобы этот документ у вас был, потому что инспектор ГИТ обязательно запросит его при проверке.

Полезная статья: Как составить график отпусков — форма, утверждение и внесение изменений

Вам могут понадобиться и другие формы графиков, если у вас есть соответствующие режимы работы. Это график сменности (ст. 103 ТК РФ) или график работы на вахте (ст. 301 ТК РФ).

Табель учета рабочего времени

Это обязательный документ. Он нужен для того, чтобы правильно начислять зарплату работнику. Вы можете использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 (Постановление Госкомстата от 05.01.2004 № 1) или адаптировать их под свое предприятие. Готовые бланки могут быть уже в той учетной программе, которую вы используете.

Журналы

Вам точно понадобятся книги или журналы учета бланков трудовых книжек и вкладышей в нее; журнал учета движения трудовых книжек. Их формы вы разрабатываете самостоятельно (п. 40 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н).

Какие еще журналы может вести отдел кадров:

• результаты вводных инструктажей по охране труда;
• регистрации командированных работников и другие.

Используйте как шпаргалку чек-листы для проверок Роструда (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20). В них вы найдете те документы, которые запросит инспектор ГИТ, и требования к их содержанию. Мы составили уже список подсказок на основе Приказа № 20.

Скачать примерный перечень документов для кадрового делопроизводства

Какие локальные нормативные акты нужно разработать

Приведем примерный список обязательных и условно обязательных документов. Микропредприятия и НКО могут не разрабатывать локальные нормативные акты, связанные с работой, а включить все условия в трудовые договоры работников (ст. 309.2).

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР)

Это локальный нормативный акт, в котором устанавливаются:

• режим рабочего времени и времени отдыха;
• сроки выплаты заработной платы;
• права, обязанности и ответственность сторон трудового договора;
• порядок приема и увольнения;
• меры поощрения и взыскания.

ПВТР — один из первых документов, которые инспектор ГИТ запросит при проверке. Разрабатывать Правила должны все работодатели, кроме микропредприятий и НКО (ст. 189 ТК РФ).

Инструкции по охране труда

Роструд считает, что эти документы должны быть для каждой должности в штатном расписании, поскольку их наличие предусмотрено ст. 214 ТК РФ. При этом локальные нормативные акты носят обезличенный характер и распространяются на неограниченное количество работников, одна инструкция может действовать для всего персонала офиса. То есть вы составляете инструкцию по охране труда не на Васю Иванова, а на:

• вид или направление работ;
• должность или профессию.

Полезная статья: Как разработать инструкцию по охране труда согласно Приказу Минтруда № 772н

Программа вводного инструктажа по охране труда

Этот документ должен быть разработан у любого работодателя, включая микропредприятия и НКО (п. 11 Правил обучения охране труда, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464). Программа утверждается с учетом мотивированного мнения профсоюза. Без вводного инструктажа по охране труда вы не можете поручить сотруднику выполнение какой-либо работы. И инспектор ГИТ проверит при проверке, есть ли у вас программа.

Полезная статья: Правила обучения охране труда в 2023 году

Порядок временного перевода на дистанционную работу

Этот локальный нормативный акт разрабатывают все работодатели, включая микропредприятия и НКО (ст. 312.9, ст. 309.2 ТК РФ). Временный перевод на дистанционную работу может потребоваться при чрезвычайной ситуации, производственной аварии или в других случаях угрозы жизни и здоровью сотрудников при нахождении на работе. Пример — пандемия ковида, когда многие компании перешли на удаленку.

Должностные инструкции

В ТК РФ такого локального акта нет. Основным документом для работника, регулирующим отношения с работодателем и трудовые обязанности, является все-таки трудовой договор, а для государственного служащего — служебный контракт.

Но работодателям удобнее иметь должностные инструкции как дополнение к трудовому договору. Во-первых, в них можно подробно расписать трудовые функции работника и установить квалификационные требования к его должности. Так будет проще привлекать сотрудника за невыполнение обязанностей или обосновать его увольнение при сокращении либо в качестве дисциплинарного взыскания.

Во-вторых, в должностную инструкцию можно включить список нормативных документов и локальных актов, требования которых должен выполнять работник. Если в перечне произойдут изменения, то локальный нормативный акт переподписать проще, чем вносить изменения в трудовой договор.

Если вы задумаете поменять в должностной инструкции трудовую функцию работника, то вам придется применять порядок для изменения условий трудового договора (ст. 72, ст. 74 ТК РФ).

Инструкция по кадровому делопроизводству

Частные работодатели не обязаны разрабатывать этот локальный акт. Но этот документ пригодится, чтобы систематизировать и собрать в одном месте все формы документов и требования к их заполнению.

При разработке инструкции или положения о кадровом делопроизводстве вы можете использовать Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, Трудовой кодекс, приказы Минтруда и другие документы по деятельности вашей организации. Мы подготовили предложения по структуре этого документа.

Скачать примерный план для Инструкции по кадровому делопроизводству

Не используйте образцы готовых инструкций из интернета. Вы можете продублировать у себя чужие ошибки, ведь вы не знаете квалификацию разработчика. К тому же требования в трудовом законодательстве меняются постоянно, чужие документы могут оказаться просто устаревшими.

Также вы улучшите собственные знания, когда самостоятельно напишите Инструкцию по кадровому делопроизводству. Ведь вам придется работать с актуальными нормативными требованиями.

Советы по началу ведения кадрового учета

Приведем примерный алгоритм действий нового кадровика.

Шаг 1. Разработайте формы документов

Если вы начинаете кадровый учет с нуля в новой компании, то самостоятельно составьте список того, что должно быть. Обязательно возьмите у юристов копии выписки из ЕГРЮЛ и устава, чтобы использовать правильные наименования компании в трудовых договорах, приказах. На основании перечня необходимых кадровых документов разработайте инструкцию по делопроизводству.

Если вы восстанавливаете кадровый учет в действующей организации, то проведите аудит документации по подразделениям. Составьте списки:

• того, что можно исправить;
• что нужно переделать полностью;
• что требуется разработать с нуля.

Вам могут встретиться ошибки в трудовых договорах, отсутствие приказов о назначении ответственных должностных лиц, неправильные записи в трудовых книжках и прочие погрешности. Все это придется исправлять вам, пока не поступило требование от трудовой инспекции.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Шаг 2. Разработайте штатное расписание

В новых компаниях это обязательно до приема первого сотрудника по найму. Если вы пришли в уже действующую организацию, то проверьте наличие штатного расписания. Если его нет, разработайте и утвердите у директора.

Шаг 3. Составьте график разработки или актуализации локальных нормативных актов

ПВТР и порядок временного перевода на дистанционную работу — это сфера ответственности кадровой службы. Но должностные инструкции и инструкции по охране труда обычно разрабатывают непосредственные руководители работников.

Обязательно составьте график и утвердите его у директора. Иначе вы не дождетесь инструкций от руководителей структурных подразделений. Обычно они такую работу важной не считают.

Шаг 4. Проверьте приказы о назначении ответственных должностных лиц

В каждой организации должны быть назначены:

• уполномоченный на ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (п. 42 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н);
• ответственный за организацию обработки персональных данных (п. 1 ч. 1 ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ);
• уполномоченный на решение задач в области гражданской обороны (п. 2 Положения, утв. Постановлением Правительства от 10.07.1999 № 782);
• ответственный за воинский учет (п. 12 Положения о воинском учете, утв. Постановлением Правительства от 27.11.2006 № 719);
• ответственный за пожарную безопасность, если руководитель не исполняет эти функции лично (п. 4 Правил противопожарного режима, утв. Постановлением Правительства от 16.09.2020 № 1479).

Если ваша компания эксплуатирует опасный производственный объект, гидротехническое сооружение или электроустановку, то дополнительно нужно назначить работников, которые несут ответственность за производственный контроль, безопасную эксплуатацию подъемных сооружений, электрохозяйство. Возможно, именно вам, а не специалисту по охране труда придется планировать обучение и аттестацию этих сотрудников. Заодно уточните, кто в компании отвечает за сдачу отчетности по персоналу в СФР. ФНС и Росстат. Любые пробелы обернутся штрафами для работодателя.

Как проверить, правильно ли организован кадровый учет

После того, как вы подготовите новые документы кадрового учета или исправите ошибки в старых, проверьте свою работу. Самоаудит помогает подготовиться к визитам трудовой инспекции заранее. Вы можете использовать чек-листы Роструда (Приказ Роструда от 01.02.2022 № 20) или специальный онлайн-сервис Роструда «Электронный инспектор».

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно