Что такое хозяйственная операция в бухгалтерском учете

Бухгалтерский учет — это последовательное оформление хозяйственных операций компании. Операции принимают к учету на основе первичных документов, корректно заполненных, — они подтверждают совершение операций. Расскажем, как документировать операции, отражать их на счетах бухгалтерского учета, и приведем примеры.

Как документировать хозоперации

Первый этап бухгалтерского учета — оформление и сбор первичных документов по хозяйственным операциям, контроль за их заполнением. Правильно заполненный первичный документ подтверждает действительность сделки и помогает защищать свои интересы при налоговых проверках и в суде.

Первичные документы — это накладные, акты, счета-фактуры и УПД, договоры, кассовые ордеры, платежные поручения. Их составляют в момент совершения операции, а если это невозможно, то сразу после операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Например, стороны заполняют накладную при поставке товаров на склад покупателя.

Формы большинства первичных документов предложены в нормативных актах — это унифицированные документы: среди них товарно-транспортная накладная 1-Т, товарная накладная ТОРГ-12, кассовые ордеры — приходный КО-1 и расходный КО-2. Но у компаний есть право самостоятельно адаптировать такие формы для своих нужд или разрабатывать собственные. Документы, с которыми компания работает, нужно утвердить в учетной политике. Большинство организаций предпочитают использовать унифицированные формы, они же применяются при работе в бухгалтерских программах и сервисах, например Контур.Экстерне.

В таблице покажем примеры хозяйственных операций и документы, на основании которых они оформляются.

Как отражать хозоперации на счетах бухучета

Когда первичные документы собраны и проверены, они фиксируются на счетах бухгалтерского учета в хронологическом порядке. Компания применяет счета учета, которые она закрепила в рабочем плане счетов в своей учетной политике.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Проводка. Бухгалтер составляет проводку, или двойную запись, то есть при фиксации каждого события используют два счета бухгалтерского учета:

• по кредиту одного счета фиксируют выбытие ценностей: продажу, списание, порчу, перечисление платежа;
• по дебету другого счета показывают получение ценностей: покупку, получение денег на счет, обнаружение излишков при инвентаризации.

Дебет и кредит проводки показывают, о каком имуществе идет речь, где оно размещается и каковы источники его образования. Связь между счетами при отражении операции называют корреспонденцией, а сами связанные счета — корреспондирующими.

Журнал учета. Хозяйственные операции фиксируют в хронологическом порядке в журнале учета — специальном бухгалтерском регистре. Сегодня его редко ведут в бумажном виде, чаще в электронном. Единой формы журнала нет, организации разрабатывают собственные бланки или пользуются теми, которые закреплены в учетных программах и сервисах. В таких программах журнал учета заполняется автоматически при составлении проводки.

Обычно в журнале учета есть такие графы:

• порядковый номер хозоперации;
• дата;
• содержание операции;
• первичный документ-основание;
• бухгалтерская проводка;
• сумма.

В таблице пример оформления операций в журнале учета.

Какие типы хозопераций есть в бухгалтерском учете

Есть четыре типа хозяйственных операций. Все они оказывают влияют на баланс, потому что ценности перераспределяются между счетами, но равенство баланса не нарушается.

Тип 1. Изменяется актив баланса — ценности перемещаются между счетами, но сумма актива не меняется. Например, на расчетный счет компании приходят 10 000 рублей в счет оплаты за поставку товара. Это оформляется проводкой:

Дт 51 Кт 62 — 10 000 рублей.

В итоге изменения случились только в статьях актива баланса: статья «Расчетный счет» выросла на 10 000 рублей, а статья «Расчеты с покупателями» снизилась на ту же сумму.

Тип 2. Изменяется пассив баланса — ценности перемещаются между счетами, но сумма пассива не меняется. Например, участники компании решили начислить дивиденды в размере 25 000 рублей. Это оформляется проводкой:

Дт 84 Кт 75 — 25 000 рублей.

В итоге сумма пассива осталась неизменной, а вот статьи пассива баланса изменились: статья «Расчеты с учредителями» выросла, статья «Нераспределенная прибыль» уменьшилась на 25 000 рублей.

Тип 3. Актив и пассив баланса растут — увеличивается имущество и источник его формирования. Например, компания получила на склад товары от поставщика на сумму 40 000 рублей. Это оформляется проводкой:

Дт 41 Кт 60 — 40 000 рублей.

В итоге валюта баланса увеличится: актив и пассив выросли выросли на 40 000 рублей. Это статья пассива «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и статья актива «Товары».

Тип 4. Актив и пассив баланса уменьшаются — сокращается стоимость имущества и источников его формирования. После поставки товара на склад компания перевела его стоимость на расчетный счет поставщику. Это оформляется проводкой:

Дт 60 Кт 51 — 40 000 рублей.

В итоге валюта баланса снова изменилась, теперь в сторону уменьшения: актив и пассив сократились на 40 000 рублей. Это статья пассива «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и статья актива «Расчетный счет».

Итак, хозяйственная операция — это любой факт хозяйственной жизни в бизнесе, который нужно подтвердить первичным документом и правильно оформить в бухгалтерском учете. Для этого бухгалтер составляет проводку по двум счетам бухучета.

Как вести бухгалтерский учет в Экстерне

Заводите документы в Экстерне: принимайте от контрагентов по ЭДО, распознавайте сканы, загружайте из банка, товароучетной системы или оформляйте вручную. Сервис предложит проводки в бухгалтерском учете, вам останется их проверить и утвердить, при необходимости их можно изменить. На основе введенных данных проводок Экстерн заполнит налоговую, бухгалтерскую отчетность, отчеты по сотрудникам и проверит их перед отправкой.

Создавайте или загружайте первичные документы

Все документы расположены на вкладке «Документы» и разделены на участки: «Банк», «Касса», «Покупки», «Продажи», «Производство и склад», «Основные средства», «Счета-фактуры», «Прочее».

Чтобы просмотреть полный список документов, которые могут быть созданы в сервисе, нажмите на кнопку «+Добавить». Кликните по нужному названию документа в этом списке, чтобы заполнить его вручную.

Например, вот форма для заполнения накладной. Документ можно также распознать со скана или загрузить фактурную часть из файла.

А еще вы можете принимать банковскую выписку напрямую из банка и документы от контрагентов по ЭДО после настройки интеграции.

Утвердите проводки, которые подскажет система

Основываясь на данных в документе, Экстерн предложит корректные проводки, в том числе по НДС, если вы работаете с этим налогом. Вам останется проверить их и утвердить, нажав кнопку «Сохранить», или выбрать другие подходящие проводки из списка.

Проведенные документы с указанием проводок хранятся на вкладке «Документы». Чтобы скорректировать проводки, откройте документ, внесите изменения и снова сохраните его.

Работайте с ОСВ, карточками и аналитикой счетов учета

В разделе «Бухгалтерский учет» есть вкладки «ОСВ», «Карточка счета», «Анализ счета», «Журнал проводок», «Промежуточная бухотчетность». Анализируйте учет с помощью этих инструментов и в любой момент скачивайте промежуточную бухгалтерскую отчетность.

Сдавайте бухгалтерскую отчетность

На основе проводок и данных регистров бухучета Экстерн сформирует бухгалтерскую отчетность — полную или упрощенную. Поможет загрузить пояснительную записку и аудиторское заключение.

Еще не в Экстерне? Подключайтесь