Электронный документооборот
Учет и отчетность
Участие в закупках
Торговля и ритейл
Управление HR‑процессами
Проверка контрагентов
Автоматизация бизнеса
Обучение
Коммуникации
Сделки с недвижимостью
Банковские услуги
Продажи и маркетинг
Информационная безопасность
Рассказываем, как отделу кадров поддерживать порядок в документах и свести к минимуму риск получения штрафов в 2025 году.
Узнайте, ждут ли вас проверки в 2025 году
Выясните, какие проверки ждут организацию в следующем году, и готовьтесь к ним. Есть два полезных сервиса для отслеживания предстоящих проверок: Единый реестр контрольных (надзорных) мероприятий и Единый реестр проверок. Владеет этими ресурсами Генеральная прокуратура РФ.
Если ваша организация включена в план проверок на следующий год, пора задуматься о подготовке:
- Нужно заранее убедиться, что все процессы в кадровом учете проходят без сбоев и нарушений.
- Стоит проверить, соответствует ли внутренняя документация законодательным требованиям, все подписи и печати на месте, а данные актуальны и точны.
- Особое внимание следует уделить ведению трудовых книжек, правильному оформлению трудовых договоров, соблюдению норм охраны труда и другим кадровым процессам.
Бесплатный доступ к сервису Контур.КЭДО на месяц
Заполните заявку на тест-драйв, чтобы попробовать КЭДО на практике. Вы сможете отправить первые электронные документы сотрудникам и протестировать все возможности сервиса бесплатно.
Проверьте сроки подачи статистических отчетов
Некоторые виды статистической отчетности обязательны для всех компаний, независимо от их размера и сферы деятельности. Другие формы сдают только определенные категории работодателей: крупные или работающие в специфических отраслях. Частота подачи отчетов тоже разная. Например, крупные компании сдают форму № П-4 ежемесячно, а форму № 57-Т — только раз в два года.
Важно заранее знать, какие отчеты должна сдать конкретная организация в 2025 году, чтобы избежать ошибок и сдать данные в Росстат вовремя. Рекомендуем регулярно проверять информацию на официальном сайте Росстата — лучше раз в три месяца. Введите данные организации и получите формы отчетности и сроки их подачи для указанного юридического лица. Это поможет грамотно спланировать работу и избежать штрафов за нарушение сроков.
Все отчеты в Росстат нужно сдавать в электронном виде (например, через Экстерн), а документы оформлять по требованиям Приказа Росстата от 31.07.2024 № 338.
Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!
Определите потенциальные зоны риска
Рекомендуем объективно оценить существующие риски: несоблюдение нормативных требований может привести к административным взысканиям. Наказать могут и юридическое, и должностное лицо, которое допустило нарушение. Крайне важно удостовериться, что организация четко соблюдает законодательство в сфере трудового права, воинского учета, охраны труда и обработки персданных.
Рекомендуем проводить самопроверку по чек-листам Роструда и следить за тем, какую категорию риска присвоил Роструд на 2025 год конкретному юридическому лицу и индивидуальному предпринимателю.
Основные риски собрали в таблице:
| Вид риска | Взыскание для должностного лица, ₽ | Взыскание для юридического лица, ₽ |
|---|---|---|
|
В сфере трудового законодательства, ст. 5.27 КоАП РФ |
Дисквалификация до 3 лет |
Штраф до 200 000 |
|
В сфере воинского учета, ст. 19.25, 19.38, 21.1, 21.2, 21.4 КоАП РФ |
Штраф до 80 000 |
Штраф до 500 000 |
|
В сфере охраны труда, ст. 5.27.1 КоАП РФ |
Штраф до 40 000 |
Штраф до 200 000 или приостановление |
|
В сфере персональных данных, ст. 13.11 КоАП РФ |
Штраф до 800 000 |
Штраф до 18 000 000 |
Актуализируйте текущие ЛНА
В 2023 году в России было принято 694 новых закона. А 2024 год пока не закончился, но уже богат на правовые новшества. Именно поэтому задачу по актуализации локальных нормативных актов (ЛНА) трудно переоценить. Рекомендуем заняться этим в самое ближайшее время: проведите анализ имеющихся документов и сравните их с последними изменениями в законодательстве.
Дополнительно проверьте текущие кадровые процессы
Пересмотрите все текущие кадровые процессы снова, чтобы убедиться, что они полностью соответствуют внутренним регламентам компании и требованиям законодательства. Обратите внимание на следующие моменты:
Правильность оформления документов. Проверьте правильность заполнения всех кадровых документов, включая трудовые договоры, приказы, личные карточки сотрудников и другие.
Соблюдение сроков. Убедитесь, что все кадровые мероприятия в организации выполняют вовремя: прием на работу, увольнения, переводы сотрудников, предоставление отпусков и другие важные процедуры.
Хранение документов. Проверьте соблюдение сроков и правил хранения всех кадровых документов. Это поможет избежать утери персданных и обеспечит быстрый доступ к нужной информации.
Результаты прошлых проверок. Посмотрите, что показали предыдущие внутренние и внешние проверки. Выясните, удалось ли устранить найденные тогда проблемы, и насколько эффективными оказались принятые меры.
Использование цифровых инструментов. Оцените, насколько эффективно в компании применяют доступные сервисы для автоматизации и цифровизации кадровых процессов.
Ускорьте процесс обмена кадровыми и внутренними документами онлайн с помощью Контур.КЭДО. Сервис позволяет автоматизировать даже самые сложные и объемные кадровые задачи: трудоустройство, оформление отпусков и графика отпусков, массовое подписание и согласование документов.
Рекомендуем изучить экспертные материалы по теме:
С Экстерном соблюдать требования законодательства легко. Учет, отчетность, электронные документы — всё в одном месте.
С Экстерном соблюдать требования законодательства легко. Учет, отчетность, электронные документы — всё в одном месте.
