Где использовать УПД и счет-фактуру

В связи с введением с 2025 года НДС для упрощенцев возникает множество вопросов по применению счетов-фактур и УПД. Из статьи вы узнаете, в чем сходство и различия этих документов, как их заполнять и отражать в регистрах по НДС.

Что такое счет-фактура и когда он нужен

Счет-фактура — документ, который оформляет продавец (исполнитель, подрядчик) при получении аванса, а также на дату реализации товаров, работ, услуг, имущественных прав (п. 3 ст. 168 НК РФ).

Наличие счет-фактуры является условием применения покупателем (заказчиком) вычета НДС по (п. 1, 2 ст. 169, п. 1, 9 ст. 172 НК РФ): авансу, перечисленному продавцу; товарам (работам, услугам, имущественным правам), купленным у продавца.

Смотрите видео — эксперт Экстерна Татьяна Евдокимова рассказывает коротко о главном по теме:

Кто обязан составлять счета-фактуры

Счета-фактуры оформляют (ст. 161, п. 3, 5 ст. 168, п. 1, 3 ст. 169, п. 10 ст. 174.2 НК РФ):

Плательщики НДС (в том числе освобожденные от налога, кроме освобожденных от НДС упрощенцев и ЕСХН-щиков).

Налоговые агенты по НДС, в том числе неплательщики НДС и лица, освобожденные от НДС, включая упрощенцев или плательщиков ЕСХН.

Независимо от применяемой посредником (агентом, комиссионером, экспедитором, застройщиком) системы налогообложения, посредник оформляет счета-фактуры в двух ситуациях (письмо Минфина от 19.07.2017 № 03-07-09/45747):

Ситуация 1 — на авансы, полученные от покупателей, и на реализацию — при продаже от своего имени товаров (работ, услуг) принципала (комитента), являющегося плательщиком НДС;

Ситуация 2 — при покупке товаров (работ, услуг) от своего имени для принципала (комитента), являющегося плательщиком НДС, у поставщика, который выставил посреднику счет-фактуру с НДС.

Не работали с НДС? Поможем выбрать ставку и подготовить декларацию.

Попробовать бесплатно

В каких случаях нужны счета-фактуры

Счет-фактуру оформляют на каждую облагаемую НДС операцию, осуществляемую налогоплательщиком (налоговым агентом), в том числе (п. 1 ст. 146, п. 1, 2 ст. 161, подп. 2 п. 1 ст. 162, подп. 2 п. 1 ст. 167, п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 15 Постановления Пленума ВАС от 30.05.2014 № 33).

Листайте, чтобы увидеть случаи оформления СФ:

Плательщик НДС оформляет счет-фактуру не позднее 5 календарных дней со дня совершения операции, облагаемой НДС (п. 3 ст. 168 НК РФ). Дата реализации для целей выставления счет-фактуры определяется следующим образом (подп. 1 п. 1, п. 3, 16 ст. 167 НК РФ, письмо Минфина от 16.03.2020 № 03-07-08/19635):

Если составить счет-фактуру раньше даты реализации, налоговики могут отказать покупателю в вычете (письмо Минфина от 09.11.2011 № 03-07-09/39). А если выписать СФ позже 5 дней с даты реализации, отказа в НДС-вычете или иных негативных последствий не будет (письмо Минфина от 17.01.2022 № 03-03-06/1/1880).

Как правило, счета-фактуры составляют в двух экземплярах — для продавца и покупателя. Но есть случаи, когда продавец оформляет СФ в одном экземпляре — только для себя, например (п. 6 Правил заполнения счета-фактуры, п. 18, 21 Правил ведения книги продаж, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Листайте, чтобы узнать, когда счета-фактуры оформляют в одном экземпляре:

Кто не оформляет счета-фактуры

Не оформляют счета-фактуры, если не выступают агентами по НДС (п. 5 ст. 168, п. 3 ст. 169 НК РФ): неплательщики НДС (например, ИП на НПД); упрощенцы и плательщики ЕСХН, освобожденные от НДС.

В ряде случаев плательщики НДС могут не оформлять счета-фактуры (ст. 147, 148, п. 7 ст. 168, подп. 1 п. 3 ст. 169 НК РФ):

• Реализация товаров (работ, услуг), освобождаемых от НДС по ст. 149 НК РФ, кроме экспорта необлагаемых НДС товаров в страны ЕАЭС.
• Реализация товаров (работ, услуг) за пределами РФ.
• Реализация товаров (работ, услуг) населению за наличный расчет, оформленная чеком ККТ или БСО.
• Реализация в адрес неплательщиков НДС (в том числе физлиц), кроме случаев реализации прослеживаемых товаров при условии, что в договоре с таким покупателем предусмотрен отказ от оформления счет-фактуры продавцом.

Форма и формат счета-фактуры

Счета-фактуры могут составляться в бумажной или электронной форме (п. 1 ст. 169 НК РФ).

Форма бумажного счета-фактуры и порядок ее заполнения утверждены Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. В бланк счета-фактуры можно добавлять дополнительные сведения, а вот исключать какие-либо строки, графы нельзя (письмо Минфина от 28.07.2021 № 03-07-09/60435).

Счета-фактуры в электронной форме могут составляться в добровольном порядке на основании соглашения между продавцом и покупателем, а в также в обязательном порядке — по операциям с прослеживаемым товаром (п. 1, 1.2 ст. 169 НК РФ). Электронный формат счета-фактуры утвержден Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

С 01.04.2025 г. можно применять только тот формат счета-фактуры, который утвержден Приложением № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Обязательные реквизиты счетов-фактур

Для счетов-фактур на реализацию установлены 19 обязательных реквизитов (п. 5 ст. 169 НК РФ), в том числе порядковый номер и дата составления счета-фактуры, стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) без НДС, ставка и сумма налога.

Для счетов-фактур на аванс состав обязательных реквизитов сокращен до 7 показателей (п. 5.1 ст. 169 НК РФ). Например, не нужны данные о стране происхождения товара, регистрационном номере декларации на товары.

Отражение счетов-фактур в учете

Счет-фактура не является ни первичным документом бухучета, ни первичным документом налогового учета, поэтому они не попадают в регистры бухгалтерского и налогового учета по налогу на прибыль. Счета-фактуры отражаются только в регистрах по НДС.

В книге продаж — при начислении НДС к уплате на основании счета-фактуры или восстановлении ранее примененного вычета НДС.

В книге покупок — при применении вычета НДС.

В журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур — его ведут только посредники (агенты, комиссионеры, экспедиторы, застройщики), выступающие от своего имени, выставляющие и получающие счета-фактуры. Этот журнал посредники представляют в ФНС в электронном виде по ТКС ежеквартально. Срок — не позднее 20 числа месяца, следующего за налоговым периодом (п. 1 Правил ведения журнала учета счетов-фактур, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, п. 5.2 ст. 174 НК РФ).

Данные из счетов-фактур, отраженных за налоговый период (квартал) в книгах покупок и продаж, указываются соответственно в разделах 8 и 9 декларации по НДС (п. 5.1 ст. 174 НК РФ, Приказ ФНС от 29.10.2014 № ММВ-7-3/558@).

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Ответственность за невыставление СФ и неверное заполнение

Если поставщик не выставит счет-фактуру или допустит существенную ошибку в оформлении, покупатель не сможет взять НДС к вычету. Поставщика могут привлечь к ответственности по ст. 120 НК РФ за невыставление счетов-фактур (письмо Минфина от 14.10.2019 № 03-02-07/1/79228).

Что такое УПД и когда его применяют

Универсальный передаточный документ (УПД) может оформляться с одним из статусов:

• статус «2» — УПД заменяет только первичный документ (накладную, акт);

• статус «1» — УПД заменяет и первичный документ, и счет-фактуру.

Налогоплательщики вправе, но не обязаны использовать УПД вместо первичного документа и счет-фактуры, но в большинстве случаев это удобно.Так, если компания оформляет документы на бумаге, то при использовании УПД может печатать один документ вместо двух.

Не запрещено одновременное применение по некоторым операциям (работе с некоторыми контрагентами) УПД, а по другим — счетов-фактур.

Когда можно выставлять УПД

Случаи, когда УПД со статусом «1» заменяют счета-фактуры, приведены в Приложении № 2 к письму ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Во всех случаях речь идет о реализации (отгрузке), в том числе на экспорт (письмо ФНС от 06.07.2016 № ЕД-4-15/12070).

В других ситуациях, когда возникает обязанность составить счет-фактуру (например, при получении аванса) безопаснее оформить именно счет-фактуру, а не УПД.

Форма и формат УПД, обязательные реквизиты

Рекомендуемая форма УПД, порядок ее заполнения в зависимости от статуса приведены в письме ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@.

Так как УПД со статусом «1» заменяет счет-фактуру, в таком документе должны быть все обязательные реквизиты счета-фактуры. А значит, УПД нужно дополнить необходимыми графами (строками), например, строкой 5а, в которой приводятся реквизиты документа об отгрузке (письмо ФНС от 17.06.2021 № ЗГ-3-3/4368).

Кроме того, в УПД должны быть приведены обязательные реквизиты первичного документа, чтобы его можно было использовать для целей бухгалтерского и налогового учета (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 1 ст. 252, ст. 313 НК РФ).

В общем случае УПД может быть составлен в бумажной или электронной форме. Но при операциях с прослеживаемыми товарами действует то же правило, что и для счетов-фактур: УПД составляют только в электронной форме по формату, утв. Приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

С 01.04.2025 можно применять только тот формат УПД, который утвержден Приложением № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.

Отражение УПД в учете

УПД со статусом «1» отражается в регистрах по НДС точно так же, как счета-фактуры — в зависимости от ситуации включаются в книги продаж и покупок. Посредники отражают УПД в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур.

Как накажут за отсутствующие и неверные УПД

Ответственность за несоставление УПД и ошибки та же, что при работе со счетами-фактурами — штраф налагается по ст. 120 НК РФ. Наказание варьируется в зависимости от того, повторялось ли нарушение из квартала в квартал и привело ли оно к недоимке.

Когда используют корректировочные СФ и УПД

При изменении цены и (или) количества (объема) поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг, в том числе при возврате товара, поставщик оформляет для покупателя корректировочный счет-фактуру (КСФ) (п. 3 ст. 168, п. 1 ст. 169, п. 10 ст. 172 НК РФ).

Вместо КСФ может быть оформлен универсальный корректировочный документ (УКД), причем даже если на первичную реализацию оформлен счет-фактура, а не УПД (письмо ФНС от 17.10.2014 № ММВ-20-15/86@).

Если в счете-фактуре или УПД допущена ошибка, оформляется не корректировочный счет-фактура, а исправительный (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137, информация ФНС).

Тоже самое с ошибками в УПД — их оформляют путем внесения изменений в неверно составленный УПД, а УКД не составляют.

Рекомендуем изучить дополнительные материалы:

• Какие первичные документы используются в бухгалтерском учете
• Что такое УПД в бухгалтерии