Как вести налоговый учет на УСН

Малый и средний бизнес часто выбирает упрощенку (УСН) из-за низкой налоговой нагрузки, простого учета и отчетности. Расскажем, как считать налоги и вести налоговый учет на этом режиме.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

Преимущества УСН

На основной системе налогообложения бизнес платит несколько налогов: НДС, НДФЛ у предпринимателей, налог на прибыль у организаций. На упрощенке все они заменяются налогом с оборота.

С 2025 года упрощенцы признаются плательщиками НДС, но работать с этим налогом обязаны только те, у кого доход в 2024 году или в течение 2025 года превысил 60 миллионов рублей. Если доход ниже — по-прежнему нужно платить только упрощенный налог. Как работать с НДС на УСН — читайте в другой нашей статье.

Упрощенный налог в течение года уплачивают ежеквартальными авансовыми платежами, затем по итогам года доплачивают налог. Индивидуальные предприниматели могут сокращать налог УСН на страховые взносы «за себя» и сотрудников. Декларацию сдают единожды по итогам года.

Для предпринимателей проще и выгоднее УСН может быть только патент и НПД. При этом патент можно совмещать с УСН: на каждом режиме вести отдельные виды деятельности, при этом учитывать доходы и расходы раздельно.

Для организаций упрощенка — самый выгодный и понятный режим, особенно если не приходится работать с НДС. Правда иногда бухгалтеры в шутку называют УСН «усложненкой» из-за особых правил учета расходов.

Как считать налоги при УСН

При подаче заявления на упрощенку ИП или организация выбирают объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы».

УСН «доходы»

Налоговая база на упрощенке — это все полученные доходы, которые поступают на расчетный счет или в кассу предприятия. Это поступления от основной деятельности, включая авансы от клиентов, и внереализационные доходы, например, арендные платежи, проценты по займам. А еще доходами считаются полученное имущество или имущественные права, прощенные долги, взаимозачеты.

Например, компания владеет помещением, в котором оборудует SPA-салон, и часть помещения сдает в аренду массажистам. Тогда доходами будут не только платежи клиентов салона, но и арендная плата от массажистов.

Налоговая ставка при объекте «доходы» 6% со всех доходов. Регионы могут устанавливать более низкие льготные ставки. Этот вариант выгоден для тех, у кого расходы в бизнесе составляют менее 60% от доходов, а еще если расходы нельзя подтвердить документами.

Например, на УСН «доходы» работают предприятия, которые сдают в аренду помещения или оборудование, торгуют на маркетплейсах без возможности подтвердить документально расходы на закупку товаров, оказывают услуги с малыми затратами на инструменты и материалы. Еще УСН 6% подходит бизнесу, который чувствителен к сезонности, когда в один период доходов может не быть, зато в другом образуется почти весь годовой доход.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

«Доходы минус расходы»

При таком объекте предприятие видит налогооблагаемую базу после оплаты всех расходов. Из всех доходов предприятие вычитает расходы за налоговый период, разница облагается налогом по ставке 15%. Регионы могут устанавливать более низкую ставку.

Ключевые нормы признания расходов приводятся в гл. 26.2 НК РФ. Они должны одновременно соответствовать трем условиям:

• экономическая оправданность;

• направленность на извлечение выгоды;

• подтверждение документами.

Еще одно условие — расходы должны быть оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Упрощенцы применяют кассовый метод, поэтому расходы признают по факту оплаты. Но у этого правила есть нюансы. Например, в торговле расходы списывают только после выполнения всех пунктов: товар получен, оплачен поставщику и передан покупателю. В производстве расходы на материалы списывают после их получения и оплаты, списания в производство дожидаться не нужно.

В расходы можно принять только затраты, которые перечислены в ст. 346.16 НК РФ. Этот список закрытый, то есть учитывать в расходах можно только затраты из этого перечня. К ним относятся, например, следующие расходы:

• на основные средства, нематериальные активы,  имущественные права, патенты, аренду имущества и лизинг;

• на заработную плату, пособия, командировки;

• на связь, охрану, оборудование, лицензии и софт, транспорт;

• на бухгалтерские, аудиторские услуги, рекламу;

• на товары для перепродажи;

• на страховые взносы ИП и сотрудников.

А вот примеры затрат, которые нельзя признавать в расходах при УСН: представительские расходы, подписка на периодические издания, расходы на проведение аттестации рабочих мест и другие.

Обо всех нюансах по признанию расходов на УСН читайте в другой нашей статье.

Еще один нюанс: на УСН 15% предприятие платит налог, даже если по итогам года есть убыток или околонулевая прибыль. Тогда рассчитывается налог по ставке 1% от полученных доходов — это минимальный налог, меньше которого заплатить нельзя.

Какие налоговые ставки действуют на УСН

Для бизнеса на объекте УСН «доходы» ставка — 6% со всех доходов. На объекте «доходы минус расходы» — 15%.

Регионы имеют право устанавливать для отдельных видов бизнесов пониженные ставки до 1% на «доходной» УСН и до 5% на «доходно-расходной». Льготные ставки действуют на Кавказе, Урале, на Алтае, в Татарстане и Башкирии, на Дальнем Востоке и многих других регионах. Кроме этого субъекты РФ могут вводить право на налоговые каникулы до 2 лет для новых ИП и организаций.

Уточняйте размеры ставок для разных направлений бизнеса в вашем регионе — это можно сделать в ИФНС, в местных организациях поддержки предпринимательства или на сайте администрации региона.

До 2025 года на УСН действовали повышенные ставки при превышении лимита доходов: 8% для «доходной» упрощенки и 20% для «доходно-расходной». С 2025 года их отменили и одновременно повысили лимит дохода на УСН до 450 млн рублей, а лимит по количеству сотрудников — до 130 человек.

Можно ли уменьшить налог УСН

Для плательщиков УСН 6% закон разрешает уменьшать сумму начисленного налога на взносы ИП за себя и взносы за сотрудников — как для ИП, так и для организаций.

• Если у ИП нет работников, он может уменьшить налог на всю сумму взносов, даже если налог обнулится.

• Если в бизнесе есть сотрудники, сократить налог можно не более чем на 50%.

Прежде ИП уменьшали авансовые платежи и налог только на взносы, которые уже уплачены. В 2024 и 2025 году уменьшать налог можно на суммы взносов ИП «за себя», которые только подлежат уплате.

Взносов за сотрудников, больничных за счет работодателя и торгового сбора это не касается — эти суммы по-прежнему нужно сначала уплатить и только затем сократить налог.

Как оформлять в налоговом учете доходы и расходы

На УСН предприниматели и компании должны платить налоги, сдавать налоговую декларацию по итогам года и заполнять Книгу учета доходов и расходов (КУДиР) — главный налоговый документ на упрощенке. Для этого нужно фиксировать все доходы, а для УСН 15% еще и расходы и подтверждать их первичными документами.

Сегодня почти никто не ведет налоговый учет вручную — для этого есть удобные бухгалтерские программы и сервисы. Достаточно заносить в сервис первичные документы по операциям:

• банковскую выписку с расчетного счета;

• приходные и расходные кассовые ордеры;

• накладные и акты от контрагентов — принимать их через электронный документооборот, загружать из товароучетной системы, распознавать сканы или формировать первичный документ в учетном сервисе вручную;

• счета-фактуры или УПД к актам и накладным, если ваш доход на УСН превысил 60 млн рублей и вы работаете с НДС.

На основе первичных документов система определит доходы и расходы, заполнит КУДиР и декларацию, рассчитает авансовые платежи и налог по итогам года, уменьшит налог на взносы. Если вы работаете в Контур.Экстерне, система выведет список задач и поможет их выполнить: уплатить авансовые платежи, свериться с единым налоговым счетом после уплаты, отправить декларацию.

Итак, чтобы вести налоговый учет на УСН, нужно выбрать объект налогообложения — «доходы» или «доходы минус расходы», от этого будет зависеть способ расчета налога и объем операций, которые нужно учитывать. Затем нужно оформлять в вашей онлайн-бухгалтерии первичные документы по операциям, ежеквартально отправлять авансовые платежи и налог по итогам года. На основе первичных документов онлайн-бухгалтерия сформирует КУДиР и налоговую декларацию.

НДС на УСН

Автоматизируйте работу с НДС от 2 500 рублей в год

Заказать

Изучите другие материалы по работе на УСН:

• НДС на УСН с 1 января 2025 года: самые важные нюансы

• Переход на УСН в 2025 году

• Как вести бухгалтерский учет при УСН