Как вести учет спецодежды

В 2025 году спецодежда учитывается с применением ФСБУ 5/2019 «Запасы». Теперь организации не могут выбирать, каким способом списывать стоимость малоценных предметов. Кроме этого отменили отраслевые нормы выдачи спецодежды. Расскажем, что изменилось в правилах и как учитывать спецодежду в 2025 году.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

Кто обязан применять новый ФСБУ по учету запасов

Работодатель должен обеспечить персонал средствами индивидуальной защиты (СИЗ) для выполнения трудовых обязанностей. Выдавать спецодежду надо по Правилам, утвержденным приказом Минтруда от 29.10.2021 № 766н. Единые типовые нормы выдачи СИЗ утверждены приказом Минтруда от 29.10.2021 № 767н и действуют с 1 сентября 2023 года. Но до 31 декабря 2024 года вместо них можно было применять типовые отраслевые нормы.

Если сотрудников оставить без спецодежды, когда это необходимо, они имеют право прекратить работу, и работодатель не сможет их наказать, но должен будет оплатить работникам время простоя.

В 2025 году компании должны использовать в работе ФСБУ 5/2019 «Запасы», утвержденный приказом Минфина от 15.11.2019 № 180н. Стандарт регламентирует в том числе порядок выдачи сотрудникам спецодежды. Он обязателен для всех организаций, кроме бюджетных. Невыполнение стандарта может привести к штрафу, так как нарушения при учете спецодежды могут исказить показатели бухотчетности.

ИП и микропредприятия тоже могут не применять ФСБУ 5/2019 «Запасы». ИП обязаны вести только налоговый учет, ведение бухгалтерского учета от них не требуется, а ФСБУ 5/2019 регламентирует вопросы ведения бухгалтерского учета. 

Для микропредприятий ФСБУ тоже не обязателен. Согласно п. 2 и п. 13.2 ФСБУ 5/2019 микробизнес, имеющий право на ведение учета в упрощенном порядке, вправе списывать спецодежду в расходы в момент приобретения, а стоимость и срок эксплуатации неважны в этом случае.

Классификация спецодежды для учета

Согласно ФСБУ порядок учета спецодежды зависит: от срока ее эксплуатации, от стоимости и установленного лимита стоимости основных средств для конкретной организации. 

Спецодежда как основное средство. Напомним, для каждой организации согласно учетной политике устанавливается свой лимит стоимости ОС, например 100 000 рублей. Тогда, если конкретные СИЗ стоят более 100 000 рублей за единицу и для них устанавливается срок полезного использования более 12 месяцев, то спецодежду учитывают как основные средства.

Спецодежда со сроком использования более 12 месяцев. Если для конкретного СИЗ, стоимостью менее 100 000 рублей, устанавливается срок полезного использования более 12 месяцев, то стоимость следует единовременно списать на затратный счет в момент передачи в эксплуатацию.

Спецодежда со сроком использования менее 12 месяцев. Если же срок эксплуатации спецодежды составляет менее 12 месяцев при любой стоимости, то спецодежду следует отразить на счете 10 «Материалы» и списать на затратный счет в момент передачи в эксплуатацию. Исключение — спецодежда управленческого персонала, стоимость которой можно сразу списать на расходы по желанию организации, закрепив этот порядок в учетной политике организации. 

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Как учитывать спецодежду в качестве основного средства

Спецодежда стоимостью более 100 000 рублей и сроком эксплуатации более 12 месяцев отражается в составе основных средств. Размер лимита стоимости ОС организация назначает и закрепляет в учетной политике самостоятельно. 

Вот алгоритм по оформлению в учете СИЗ как основного средства:

1. Компания оприходует спецодежду на счете 08 на основании первичных документов. 

2. Отражает сумму НДС и принимает ее к вычету на основании счетов-фактур или УПД. 

3. Первоначальную стоимость спецодежды списывают в дебет счета 01.

При учете СИЗ как основного средства важно помнить об учете амортизации: именно через амортизацию погашать стоимость приобретенной спецодежды. Амортизацию начисляют в бухгалтерском и налоговом учете с помощью одного из методов: линейного, уменьшаемого остатка, списания стоимости пропорционально объему продукции (работ). Выбранный способ закрепите в учетной политике.

Начало начисления амортизации — это дата принятия к учету спецодежды или с начала следующего месяца. Это не зависит от того, эксплуатируется СИЗ или находится на складе. Учитывайте амортизацию в составе расходов по обычным видам деятельности (абз. 5 п. 8 ПБУ 10/99). 

Проводка для списания стоимости СИЗ через амортизацию: Дт 20 (23, 25, 29, 44) Кт 02.

В налоговом учете остаточную стоимость рассчитывают как разницу между первоначальной стоимостью и начисленной амортизацией. Спецодежда, принятая к учету и еще не выданная в эксплуатацию, учитывается только  по балансовой стоимости. 

Лимит для признания ОС в компании — 100 000 рублей. Куплен защитный костюм стоимостью 132 000 рублей, в том числе НДС 22 000 рублей. Срок использования костюма 24 месяца. Исходя из этого костюм учитывается как основное средство. При покупке, оприходовании, передаче работнику и списании бухгалтер составил проводки:

Дт 08 Кт 60 — 110 000 рублей — оприходовали защитный костюм.

Дт 19 Кт 60 — 22 000 рублей — учли входящий НДС.

Дт 68 Кт 19 — 22 000 рублей — приняли к вычету входящий НДС.

Дт 61 Кт 51 — 132 000 рублей — перечислили деньги за костюм поставщику.

Дт 01 Кт 08 — 110 000 рублей — выдали костюм работнику.

Дт 20 Кт 02 — 4 583 рубля — ежемесячно начисляют амортизацию линейным способом.

Как учитывать спецодежду, которая не признается ОС

Спецодежда не может быть признана основным средством, если она не используется более 12 месяцев или ее стоимость за единицу меньше 100 000 рублей. Тогда ее списывают в расходы в периоде приобретения на затратный счет: 20 «Основное производство», 25 «Общепроизводственные расходы», 44 «Расходы на продажу». 

Оприходовать спецодежду также нужно на основании первичных документов поставщика. После выдачи спецодежды в эксплуатацию, она учитывается уже на забалансовом счете по условной цене или цене приобретения.   

При выдаче спецодежды работникам тоже нужно оформить первичные документы: они подтвердят движение спецодежды в бухучете. Допускаются собственные или унифицированные формы, утвержденные постановлением Госкомстата от 30.12.1997 № 71а: 

• требование-накладная по форме № М-11; 

• лимитно-заборная карта по форме № М-8; 

• накладная на отпуск материалов на сторону по форме № М-15; 

• ведомость учета выдачи спецодежды по форме № МБ-7.

Порядок выдачи спецодежды закрепите в локальных документах, например, в коллективном или трудовом договоре или Правилах трудового распорядка. Согласуйте порядок с профсоюзом, если он есть в компании.

Компания купила защитный костюм стоимостью 24 000 рублей со сроком носки 6 месяцев. В этом случае полная стоимость костюма списывается при передаче в эксплуатацию. При покупке, передаче работнику и списании бухгалтер составит проводки: 

Дт 10 Кт 60 — 20 000 рублей — оприходовали защитный костюм.

Дт 19 Кт 60 — 4 000 рублей — учли входной НДС.

Дт 68 Кт 19 — 4 000 рублей — приняли к вычету входной НДС.

Дт 60 Кт 51 — 24 000 рублей — оплатили костюм поставщику.

Дт 20 Кт 10 — 20 000 рублей — выдали костюм работнику и списали на производственные расходы.

Дт 012 — 20 000 рублей — учли костюм за балансом.

Кт 012 — 20 000 рублей — списали костюм через полгода использования.

Как учитывать возврат спецодежды 

Спецодежда находится в собственности у работодателя. Работник обязан вернуть ее при увольнении, переводе на другую работу, где не нужна эта спецодежда, истечении срока эксплуатации. Если работник не может вернуть одежду или испортил ее, работодатель вправе удержать стоимость из зарплаты в размере балансовой или рыночной стоимости. 

При возврате СИЗ нужно оформить подтверждающий документ. Это может быть такая же форма, которую оформляли при выдаче спецодежды работникам, или иной документ, самостоятельно разработанный организацией. 

Как оформить списание спецодежды

На момент истечения срока носки одежда будет числиться только за балансом, так что списание отражается односторонней проводкой с кредита забалансового счета, а подтверждается актом МБ-8. 

Списание самортизированной одежды оформляют так: 

Дт 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» — списали первоначальную стоимость.

Дт 02 Кт 01 субсчет «Выбытие основных средств» — списали сумма амортизации по выбывшей спецодежде. 

Итак, в 2025 году учитывать спецодежду в бухгалтерском учете нужно согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы». Учет зависит от стоимости спецодежды и срока ее эксплуатации: в некоторых случаях СИЗ учитывают как основные средства и списывают в расходы через амортизацию, но если срок использования менее 12 месяцев, то в расходы стоимость спецодежды списывается после выдачи работнику и до списания самого СИЗ учитывают его за балансом. 

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Изучите другие материалы по теме:

• Учет материальных запасов по ФСБУ 5/2019

• Учетная политика для бухгалтерского и налогового учета

• Обеспечение работников индивидуальными и дежурными СИЗ