Нужно ли сдавать нулевой 6‑НДФЛ

С появлением формы 6-НДФЛ у бухгалтеров компаний стали возникать многочисленные вопросы по заполнению. А у работодателей, которые не платят зарплату по каким-либо причинам, возник закономерный вопрос: сдавать или нет нулевой 6-НДФЛ? Ответ на этот вопрос неоднозначный. В данной статье рассмотрим, обязаны ли налоговые агенты представлять нулевой 6-НДФЛ.

В стандартном отчете 6-НДФЛ отражаются доходы и налог с них. Но бывают ситуации, когда сотрудники не получают доходов. Например, находятся в отпуске без сохранения содержания. Бухгалтеры знают, что ряд деклараций нужно сдавать даже при отсутствии показателей. В случае с формой 6-НДФЛ дело обстоит несколько иначе.

В общем случае направлять нулевой 6-НДФЛ не требуется. Об этом сообщила ФНС в своем письме от 16.11.2018 N БС-4-21/22277@. Однако налоговики примут нулевую 6-НДФЛ, если налогоплательщик решит ее сдать (Письмо ФНС от 04.05.2016 г. № БС-4-11/7928@).

Заполнить, проверить и отправить 6-НДФЛ через Экстерн

Когда нужно сдавать нулевую 6-НДФЛ

Как уже отмечалось выше, обязанности сдавать нулевой отчет 6-НДФЛ законом не предусмотрено. Однако есть ситуации, когда безопаснее направить в ФНС данную форму.
Допустим, компания ООО «Легион» на протяжении 2023 года отражала в 6-НДФЛ доходы двух сотрудников — Станкова И. В. и Лотыпова Р. Р. В первые три месяца 2024 года доходы никому не выплачивались. Даже несмотря на этот факт, лучше сдать нулевой 6-НДФЛ за I квартал 2024 года. Объяснение этому простое: ФНС по отчетности 2023 года знает, что компания является налоговым агентом. Если в 2024 году 6-НДФЛ перестанет поступать, инспекторы могут предположить, что компания просто забыла направить отчет. В результате может произойти блокировка счета до выяснения обстоятельств.

Чтобы неприятности обошли фирму стороной, при отсутствии доходов действуйте по одному из предложенных вариантов:

1. Отправьте нулевой отчет.
2. Напишите в ФНС письмо в произвольном формате о том, что 6-НДФЛ не представляется ввиду отсутствия выплат.

Нужно ли продолжать сдавать 6-НДФЛ до конца года, если доход был лишь в одном из кварталов, а далее до конца года доходы физлицам не выплачивались? Ответ однозначный — нужно (письмо ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958@).

Этому утверждению есть вполне логичное объяснение: все доходы и налог в разделе 2 формы показываются нарастающим итогом (п. 26 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@). И отразив доход и НДФЛ в одном отчетном периоде, придется их показывать и в последующих периодах в рамках календарного года.

Подводя итог, можно сказать, что нулевой 6-НДФЛ надо сдавать на усмотрение организации. Важно помнить о возможных последствиях.

Посмотреть и скачать образец 6-НДФЛ

Больше полезных материалов от экспертов о налоге на доходы физлиц читайте в рубрике «НДФЛ»