Как вернуть работнику НДФЛ в 2025 году

Обновлено 17 января 2025 35

Часто возникают ситуации, когда организация — налоговый агент должна вернуть сотруднику излишне удержанную сумму НДФЛ. Как правильно это сделать и отразить в расчете 6-НДФЛ рассмотрим в статье.

Алексей Смирнов Юрист по налоговым, трудовым и гражданским правоотношениям

В этой статье:

Почему возникает излишне удержанный НДФЛ
Как провести зачет излишне удержанного НДФЛ
Как вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику
Как заполнить 6-НДФЛ при возврате налога сотруднику
Как отражать возврат НДФЛ в уведомлениях по ЕНС

Почему возникает излишне удержанный НДФЛ

Переплата по НДФЛ может образоваться по разным причинам. Листайте, чтобы увидеть примеры:

1. Банальные ошибки, когда организация при выплате дохода удерживает больше налога, чем требовалось.

2. Неверное применение стандартных вычетов «на детей».

3. Ошибочное отнесение той или иной выплаты (например, подарок или матпомощь в пределах 4 тыс. рублей) к облагаемым НДФЛ.

4. Перерасчет обязательств в связи различными жизненными ситуациями (отзыв из отпуска, болезнь во время отпуска, несвоевременное сообщение о больничном и т.п.).

5. Поступление в течение года от ИФНС документа, подтверждающего право работника на имущественный или социальный налоговый вычет.

Роднит все эти ситуации одно: налоговый агент вынужден делать перерасчет по НДФЛ за прошедшее время, что приводит к образованию излишне удержанной суммы налога. Расскажем, как нужно действовать в подобной ситуации.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Как провести зачет излишне удержанного НДФЛ

Налоговую базу по НДФЛ в отношении каждого работника организация должна определять нарастающим итогом с начала года с зачетом удержанной в предыдущие месяцы текущего налогового периода суммы налога (п. 3 ст. 226 НК РФ). Поэтому основной сценарий для образовавшейся переплаты — ее зачет в счет НДФЛ с текущих выплат.

Важно помнить, что зачет возможен только в течение налогового периода — календарного года (ст. 216 НК РФ). Это значит, нужно следить, чтобы излишне удержанная сумма уменьшала налог только по тем выплатам, дата фактического получения которых, определенная по правилам ст. 223 НК РФ, приходится на тот же год, что и доход, по которому образовалась переплата. Особенно это важно, если перерасчет произведен в ноябре-декабре.

В отчетности такая переплата и зачет отражаются достаточно просто. В периоде перерасчета сумма дохода и исчисленного по нему налога в 6-НДФЛ включаются уже с учетом корректировок (т.е. в меньшей сумме). А вот величина удержанного налога и в 6-НДФЛ, и в уведомлениях отражается в фактическом размере. Это приводит к необходимости отражения в 6-НДФЛ суммы излишне удержанного налога (строка 180). Что как раз и дает возможность в последующем учесть такую переплату при удержании НДФЛ с текущих выплат.

В отчетности же за период, когда будет происходить такой учет, все суммы (дохода, исчисленного и удержанного налога) отражаются в фактическом размере.

В январе-марте по ошибке бухгалтера работнику предоставлялся вычет только на одного несовершеннолетнего ребенка, тогда как таковых у него двое. Ошибка была обнаружена в апреле еще до сдачи 6-НДФЛ за 1 квартал. Заработная плата сотрудника 50 тыс. рублей. Соответственно у работника в январе, феврале и марте было удержано по 6 318 руб. НДФЛ ((50 000 — 1 400) × 13%). А фактически следовало удерживать по 5 954 руб. ((50 000 — 4 200) × 13%).

После перерасчета за январь-март в расчет 6-НДФЛ за 1 квартал будут включены следующие показатели (для упрощения примера цифры приводятся в целом за месяц, без разбивки по срокам выплаты, поэтому строки 021-024 и 161-164 не заполняются):

020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала налогового периода — 18 954 (6 318 × 3)
030 Сумма НДФЛ, возвращенная с начала налогового периода — 0
110 Количество физических лиц, получивших доход — 1
112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 150 000,00
120 Сумма дохода, полученная физическими лицами — 150 000,00 (50 000 × 3)
130 Сумма вычетов и расходов — 12 600 (4 200 × 3)
131 Налоговая база — 137 400 (150000-12 600)
140 Сумма налога исчисленная — 17 862 (137 400 × 13%)
160 Сумма налога удержанная — 18 954 (6 318 × 3)
180 Сумма налога, излишне удержанная — 1 092 (18 954 — 17 862)
190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом — 0

Переплату бухгалтер учтет при удержании НДФЛ в апреле, когда из оклада будет удержано не 6 136 рублей, а на 1 092 рублей меньше. Соответственно в расчете за полугодие мы увидим такую картину:

020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала налогового периода — 36 816 (6 318 × 3+5 954 ×3)
030 Сумма НДФЛ, возвращенная с начала налогового периода —1 092
110 Количество физических лиц, получивших доход — 1
112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 300 000
120 Сумма дохода, полученная физическими лицами — 300 000 (50 000×6)
130 Сумма вычетов и расходов — 25 200 (4 200×6)
131 Налоговая база — 274 800 (300 000-25 200)
140 Сумма налога исчисленная — 35 724 (274 800×13%)
160 Сумма налога удержанная —36 816 (6 318×3+5 954×3)
180 Сумма налога, излишне удержанная — 0

190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом —1 092

Если реализовать сценарий зачета по тем или иным причинам невозможно, налоговому агенту следует переходить к процедуре возврата налога работнику.

Такое решение можно принять как сразу после перерасчета, если очевидно, что зачет невозможен (к примеру, если речь идет о предоставлении имущественного вычета и НДФЛ из зарплаты до конца года удерживать уже не придется). Так и в конце года — в отношении оставшейся незачтенной суммы налога.

Как вернуть излишне удержанный НДФЛ сотруднику

Порядок возврата НДФЛ регламентирован п. 1 ст. 231 НК РФ. Там сказано, что излишне удержанная налоговым агентом из дохода физлица-налогоплательщика сумма НДФЛ подлежит возврату этим налоговым агентом на основании письменного заявления налогоплательщика.

Возврат производится за счет всех сумм НДФЛ, удержанных налоговым агентом и подлежащих перечислению в бюджет. Подобные возвраты можно проводить в течение трех месяцев. То есть привязки возвращаемого налога к доходам того налогоплательщика, которому нужно вернуть налог, нет — в этой части применяется котловой метод.

Если же общей суммы НДФЛ, удержанной агентом, недостаточно для возврата налога, то НДФЛ возвращается агенту из бюджета по его заявлению, которое нужно подать в течение 10 дней с момента получения от физлица заявления на возврат.

Решение о том, каким образом будет проводиться возврат — за счет сумм НДФЛ, подлежащего перечислению в бюджет в течение трех месяцев, или путем возврата из бюджета — налоговый агент должен принять непосредственно после получения заявления налогоплательщика о возврате сумм излишне удержанного налога (п. 2 письма Минфина от 16.05.2011 № 03-04-06/6-112).

Таким образом, для возврата НДФЛ необходимо:

Пересчитать НДФЛ и письменно уведомить сотрудника о наличии излишне удержанного налога (абз. 2 п. 1 ст. 231 НК РФ).

Получить от сотрудника заявление о возврате излишне удержанной суммы, где будут указаны реквизиты банковского счета, на который необходимо перечислить данную сумму (абз. 4 п. 1 ст. 231 НК РФ). Возврат наличными не допускается.

Не позднее 10 дней с момента получения заявления сотрудника о возврате и с учетом сумм НДФЛ, ежемесячно перечисляемых в бюджет по всем сотрудникам организации, определить порядок возврата налога: в течение трех месяцев за счет указанных сумм, или путем возврата из бюджета. Во втором случае — обратиться в налоговый орган с соответствующим заявлением, к которому прилагаются выписка из налогового регистра по НДФЛ за периоды, когда налог был излишне удержан, и документы, подтверждающие факты излишнего удержания и перечисления налога в бюджет. При этом организация вправе (но не обязана) возвратить сотруднику излишне удержанную сумму за счет собственных средств, не дожидаясь их возврата из бюджета (абз. 6, 8 и 9 п. 1 ст.231 НК РФ, п. 2 письма Минфина от 16.05.2011№ 03-04-06/6-112).

Перевести возмещаемый налог (весь или часть) на банковский счет, указанный в заявлении сотрудника (абз. 1 и 4 п. 1 ст.231 НК РФ).

Отразить фактически возвращенную сумму НДФЛ в расчете 6-НДФЛ в периоде фактического возврата (п. 25 и п. 28 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@. Какого-либо дополнительного уведомления налоговых органов о произведенном возврате не требуется.

Как заполнить 6-НДФЛ при возврате налога сотруднику

Для отражения возвращенного налога в 6-НДФЛ предусмотрены строки 030-034 Раздела 1 и 190-194 Раздела 2. Они заполняются в расчете за тот период, в котором произошло перечисление денег на счет работника или зачет в счет НДФЛ с текущих выплат.

По строкам 020-024 нужно указать сумму НДФЛ, подлежащую перечислению в бюджет. Показатели этих строк уменьшать на возвращенные суммы НДФЛ (строки расчета 030-036) не следует (п. 25 Порядка заполнения 6-НДФЛ, утв. Приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@).

Во втором разделе расчета 6-НДФЛ суммы возвращенного налога показываются в строках 190-196:

в строке 190 — сумма возврата за весь отчетный период;
в строках 191-196 за последний квартал с разбивкой по периодам.

На сумму возврата, указанную в строке 190, уменьшается показатель строки 180 «Сумма излишне удержанного налога». Следовательно, в строке 180 отражается только та сумма налога, которую подлежит вернуть в будущем. А вот строку 160 расчета корректировать на возвращенные суммы НДФЛ не нужно.

Предположим, в организации работают два сотрудника с окладом 50 тыс. рублей. Вычеты им не предоставляются, т.е. с каждого ежемесячно удерживается по 6 500 рублей налога. В конце марта по одному из сотрудников из налоговой поступило подтверждение права на имущественный вычет в размере 2 млн рублей, а также заявление от самого сотрудника на этот вычет.

Перерасчет был произведен организацией до представления расчета 6-НДФЛ за I квартал. А возврат НДФЛ за январь-март в полной сумме осуществлен в апреле. Соответственно в расчете за I квартал будут следующие показатели (для упрощения примера цифры приводятся в целом за месяц, без разбивки по срокам выплаты, поэтому строки 021-024, 161-164 и 191-194 не заполняются):

020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала налогового периода — 39 000 (2 × (6 500 × 3))
030 Сумма НДФЛ, возвращенная с начала налогового периода — 0
110 Количество физических лиц, получивших доход — 2
120 Сумма дохода, полученная физическими лицами — 300 000 (50 000 × 2 × 3)
130 Сумма вычетов и расходов — 150 000,00
131 Налоговая база — 150 000 (300 000-150 000)
140 Сумма налога исчисленная — 19 500 (150 000 × 13%)
160 Сумма налога удержанная — 39 000
180 Сумма налога, излишне удержанная — 19 500
190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом— 0

Возврат налога будет отражен в расчете за полугодие:

020 Сумма НДФЛ, подлежащая перечислению с начала налогового периода — 58 500 (2 × 6 500 × 3 + 6 500 × 3)
030 Сумма НДФЛ, возвращенная с начала налогового периода — 19 500
110 Количество физических лиц, получивших доход — 2
112 Сумма дохода, начисленная по трудовым договорам — 600 000,00
120 Сумма дохода, полученная физическими лицами — 600 000,00 (50 000 × 2 × 6)
130 Сумма вычетов и расходов — 300 000
131 Налоговая база — 300 000 (600 000-300 000)
140 Сумма налога исчисленная — 39 000 (300 000 × 13%)
160 Сумма налога удержанная — 58 500 (2 × 6 500 × 3 + 6 500 × 3)
180 Сумма налога, излишне удержанная — 0
190 Сумма налога, возвращенная налоговым агентом — 19 500

Как отражать возврат НДФЛ в уведомлениях по ЕНС

В уведомлениях об исчисленных суммах НДФЛ нужно указывать сумму налога, подлежащую перечислению в бюджет по соответствующему сроку (п. 7.4 Порядка заполнения уведомления об исчисленных суммах налогов, сборов, страховых взносов, утв. Приказом ФНС от 02.11.2022 № ЕД-7-8/1047@). Эта сумма определяется в виде разницы между удержанной суммой налога и возвращенной.

Соответственно, когда заполняется расчет 6-НДФЛ, то сумма НДФЛ, отраженная в уведомлении, должна равняться разнице между строками 021 и 031, 022 и 032 и т.д.

Сумма налога, которую плательщик должен уплатить с начала отчетного (налогового) периода, то есть с начала года, равняется разнице между строками 020 и 030 расчета 6-НДФЛ.

В организации работают пять сотрудников с окладом 50 000 руб., одному из них в начале апреля возвращен НДФЛ в сумме 19 500 руб., удержанный за январь- март в связи с предоставлением имущественного налогового вычета в сумме 2 млн руб. Сроки выплаты зарплаты 5 и 20 числа месяца, поэтому в период с 1 по 22 числа месяца, за который рассчитывается НДФЛ к уплате в бюджет, он удерживается со всей месячной суммы зарплаты.

Всего за указанный период начислено зарплаты 250 000 руб., предоставлено налоговых вычетов — 50 000 руб. Поэтому НДФЛ нужно удержать с 200 000 руб. (250 000 — 50 000).

Сумма НДФЛ составит 26 000 руб. (200 000 × 13%).

В этом случае в уведомлении об исчисленной сумме НДФЛ за период с 1 по 22 апреля нужно указать разницу между удержанной суммой налога и возвращенной. Она составит 6 500 руб. (26 000 — 19 500).

В полугодовом расчете 6-НДФЛ в строке 021 указывается вся удержанная с 1 по 22 апреля сумма НДФЛ, то есть 26 000 руб., а в строке 031 возвращенная — 19 500 руб.

Остальные строки расчета заполняются в том порядке, который мы рассмотрели выше.

Больше полезных материалов о налоге на доходы физлиц читайте в рубрике «НДФЛ»