Проводки по возврату зарплаты

Бывают случаи, когда работнику перечислили зарплату с избытком, и часть денег он возвращает на расчетный счет компании. Как отразить такую операцию в учете? Все будет зависеть от причин переплаты. Расскажем, какие это могут быть причины и на каких счетах исправлять записи, а когда можно обойтись без исправлений.

Татьяна Евдокимова Эксперт по бухгалтерскому учету

Какие причины могут возникнуть для возврата

Причина, по которой сотрудник возвращает деньги в кассу или на счет работодателя, влияет на схему проводок по принятию этого возврата. Причины возврата всей зарплаты или части денег могут быть разными, их можно объединить в две группы.

Счетные ошибки возникают при некорректных расчетах:

• неверно рассчитали сумму зарплаты из-за технического сбоя в учетной программе или невнимательности бухгалтера;
• допустили ошибку при расчете зарплаты, применив неверные исходные данные — тарифы, коэффициенты и пр.;
• неверно применили нормы законодательства, это привело к переплате.

Прочие ошибки не связаны с расчетами:

• допустили ошибку в платежных документах, указав неверные реквизиты или сумму, хотя в учетной программе зарплата рассчитана верно;
• ошибочно перечислили зарплату сотруднику повторно;
• работник не выполнил нормы труда или виноват в простое, и это признал орган по рассмотрению трудовых споров (ст. 155, 157 ТК РФ);
• сумму перечислили сотруднику из-за его неправомерных действий, и это подтверждено судом.

Закон говорит, что работодатель может вернуть зарплату сам без согласия работника только при счетной ошибке, когда бухгалтер допустил просчеты в арифметических действиях (письмо Роструда от 01.10.2012 № 1286-6-1). При всех остальных видах ошибок нужно договориться с сотрудником о возврате переплаты (ст. 137 ТК РФ). Если сотрудник не готов добровольно вернуть излишек, поможет только обращение в суд.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Счетная ошибка в сумме зарплаты

Иногда бухгалтер, обнаружив счетную ошибку, делает автоматический вычет из ближайших следующих начислений и создает соответствующие проводки. Но такой выход из положения неправомерен.

Как только обнаружена счетная ошибка, нужно уведомить об этом сотрудника и указать в уведомлении сумму к возврату и срок возврата. Если сотрудник не вернет деньги, работодатель может распорядиться об удержании переплаты из его следующей зарплаты. Тогда издается приказ об этом, с ним знакомят работника под роспись. На взыскание переплаты у работодателя будет месяц после истечения срока, который указан в уведомлении о возврате.

Ошибка в начислении зарплаты или в платежном поручении

Если сотруднику ошибочно перечислили зарплату с избытком не по причине счетной ошибки, нужно договориться с работником о возврате. Он может добровольно передать необходимую сумму в кассу, перевести на расчетный счет работодателя или написать заявление с просьбой удержать из будущего дохода излишне уплаченную сумму.

В этом случае не нужно применять ограничения по удержаниям из зарплаты, которые прописаны в ТК РФ, так как работодатель выполняет распоряжение работника (ст. 138 ТК РФ, письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Удерживать переплату нужно после того, как из зарплаты удержали НДФЛ, алименты или другие долги по исполнительным листам.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Какие проводки использовать для возврата

Возврат при технической ошибке в платежных документах. Если работник возвращает переплату из-за технической ошибки в платежке, то пришедшие в кассу или на расчетный счет деньги относятся к расчетам по зарплате. Тогда нужно просто выправить сальдо счета 70, тем самым исправить ошибку. Это фиксируется проводкой:

Дт 51 Кт 70 — возврат излишне уплаченной сотруднику суммы.

Пример. Бухгалтер рассчитал к выплате шоферу Олегу за первую половину месяца 36 000 рублей, а в платежном поручении по ошибке указал сумму 39 000 рублей. Ошибка обнаружилась на следующий день, бухгалтер объяснил Олегу ситуацию, отправил ему уведомление и попросил вернуть излишек в течение двух недель — до следующей выплаты зарплаты. Олег перевел лишние 3 000 рублей на счет компании. Бухгалтер составил проводку Дт 51 Кт 70 — 3 000 рублей — возврат излишне уплаченной суммы.

Возврат при ошибке в расчете и начислении зарплаты. Если переплата произошла из-за неверного начисления зарплаты, то нужно уменьшить это начисление путем сторнирования.

При начислении зарплаты бухгалтер составляет проводку:

Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44) Кт 70 — начислена зарплата сотруднику.

Выбор дебетового счета здесь зависит от вида компании или подразделения, в котором трудится человек. В крупных организациях для зарплаты сотрудников могут использовать счет 20 — для основного производства, счета 23, 25, 29 — для вспомогательных подразделений, счет 26 — для административно-управленческого подразделения, счет 44 — для торговых отделов или в торговых организациях.

Ошибочно начисленную сумму нужно сторнировать в корреспонденции с дебетом счета изначального начисления. Такие сторнировочные записи вносят красным цветом. Учетные программы, как правило, тоже поддерживают цветное выделение. Сумму для сторнирования отражают со знаком «минус».

Например, для сотрудника основного производства корректировка начисления фиксируется такой проводкой:

Дт 20 Кт 70 — -1 000 рублей — сторнирование излишне начисленной зарплаты.

Кроме самой зарплаты нужно сторнировать также удержанный с переплаты НДФЛ и начисленные на нее страховые взносы. Для сторнирования НДФЛ делается проводка Дт 70 Кт 68, для сторнирования страховых взносов — Дт 20 Кт 69. Напоминаем, сторнируемые суммы указывают со знаком «минус».

Ошибочно выплаченную зарплату отражают на счете 73. Излишне начисленная сумма сторнируется, и сумма переплаты относится на счет 73. При возврате сумму отражают здесь же — и расчеты по счету закрываются.

Пример. Менеджеру по продажам Тимуру начислили зарплату за месяц 45 000 рублей. На карту за вычетом НДФЛ перевели 39 150 рублей. Спустя пару дней в бухгалтерию передали уточненные данные по результатам продаж и размеру премий работников, и Тимуру пересчитали премию. В итоге его зарплата до вычета НДФЛ составила 42 000 рублей, после вычета — 36 540 рублей.

Тимур вернул на счет компании 2 610 рублей, а бухгалтер сделал следующие проводки:

Проводка	Сумма, руб.	Содержание операции
Дт 44 Кт 70	45 000	Начислена зарплата менеджеру по продажам
Дт 70 Кт 68	5 850	Удержан НДФЛ с зарплаты
Дт 44 Кт 69	13 500	Начислены страховые взносы
Дт 70 т 51	39 150	Перечислена зарплата на банковскую карту
Дт 44 Кт 70	-3 000	Сторнирована излишне начисленная зарплата
Дт 70 Кт 68	-390	Сторнирована сумма излишне удержанного НДФЛ
Дт 44 Кт 69	-900	Сторнирована сумму излишне начисленных страховых взносов
Дт 73 Кт 70	2 610	Излишне выплаченная зарплата отражена в составе расчетов с персоналом по прочим операциям
Дт 51 Кт 73	2 610	Излишне выплаченная зарплата внесена на расчетный счет

Итак, при возврате избыточно выплаченной зарплаты выбор проводок зависит от того, возникли ошибки только в платежных документах или они были допущены в учете при начислении зарплаты. Влияет на проводки и то, каким способом сотрудник возвращает переплату — в кассу или на счет компании. Для корректировки начислений бухгалтер сторнирует излишне начисленную зарплату, НДФЛ и страховые взносы, а после возврата переплаты от сотрудника делает проводку в корреспонденции со счетом 73, на котором отражает ошибочно начисленную зарплату.

Читайте также:

• Что выгоднее – зарплата или дивиденды?
• Может ли работодатель выплачивать зарплату работнику на карту третьего лица?
• Ошибочные выплаты сотрудникам: что делать бухгалтеру