Подразделы 1.1 и 1.2 ЕФС‑1: отвечаем на вопросы бухгалтеров и кадровиков

14 марта 2024 106

Эксперт Контур.Экстерна отвечает на вопросы гостей онлайн-конференции «Каждый бухгалтер желает знать» о том, как и в каких ситуациях заполнять и подавать разделы формы ЕФС-1 с данными о трудовой деятельности и стаже работников.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Сведения о трудовой деятельности

Вопрос 1. Нужно ли уточнять сведения в СФР на дистанционных работников, принятых до 1 января 2024 года?

Нет, не нужно. Представлять сведения о приеме или переводе на дистанционную работу требуется только по мероприятиям, проведенным в 2024 году.

Вопрос 2. Нужно ли подавать ЕФС-1 при переводе сотрудника на сокращенное рабочее время в связи с установлением инвалидности (при сохранении оплаты труда как за работу при нормальной продолжительности рабочего времени)?

В этой ситуации не нужно сообщать в СФР о переводе. Представлять сведения с кодом НЕПД нужно только при переводе работника на неполное рабочее время. Не имеет значения, как при этом производится оплата труда. Чтобы отправить форму в Соцфонд:

Зайдите в раздел СФР в Экстерне → Создать → Отчет → ЕФС-1. В отчете зайдите в Подраздел 1.1, нажмите «Заполнить» и добавьте сотрудника.
В карточке сотрудника в разделе «Сведения о трудовой деятельности» нажмите кнопку «Добавить мероприятие» и выберите «Перевод».
Заполните форму, указав в поле «Код выполняемой функции» код НЕПД.

Вопрос 3. Коды НЕПД и НЕПН можно указывать через запятую, если работник постоянно работает неполную рабочую неделю и неполный рабочий день?

Два кода указать нельзя, это не предусмотрено форматом. Указать нужно код, у которого выше приоритет. Согласно разъяснениям СФР в приоритете код НЕПД — неполный рабочий день.

Как отправить подраздел 1.1 формы ЕФС-1, читайте в статье.

Вопрос 4. Как исправить в ЕФС-1 ошибку в коде выполняемой функции по ОКЗ?

Чтобы исправить код ВФ по ОКЗ, отмените ранее представленное мероприятие и заново отправьте это же мероприятие с новыми данными. Вот как это сделать:

Найдите сотрудника (раздел Сотрудники в Экстерне), откройте подраздел Трудовая деятельность, кликните по строке с мероприятием, которое надо отменить.

Откроется документ, в нем внизу справа зайдите в меню действий, выберите вариант «Создать на основе этого» — Экстерн создаст новый отчет ЕФС-1.
В этом новом отчете перейдите в подраздел 1.1 и создайте отменяющее мероприятие. Для этого в конце строки мероприятия с ошибочными данными зайдите в меню действий и выберите вариант «Создать отменяющее».

Все данные, в том числе UUID, автоматически перенесутся из ранее отправленного мероприятия в отменяемое. Укажите дату отмены и нажмите кнопку «Добавить».

Чтобы исправить код ВФ по ОКЗ и не вводить заново все остальные данные, скопируйте ранее отправленное мероприятие. Для этого в строке с исходным мероприятием откройте меню действий и выберите вариант «Копировать» — Экстерн создаст мероприятие с новым UUID.

В этом новом мероприятии укажите правильный код и нажмите на кнопку «Добавить».

Перед отправкой убедитесь, что в отчет выбраны только два мероприятия:

Отменяющее — в котором указаны данные ранее отправленного мероприятия, UUID ранее отправленного и отменяющего мероприятия совпадают.
Корректировочное — с правильными данными и новым значением UUID.

Вопрос 5. Как в ЕФС-1 указать совместителя, если нет галочки «Является совместителем»?

В обновленной форме ЕФС-1 в сведениях о трудовой деятельности указывается не просто признак работы по совместительству, а код вида трудового договора. Чтобы обозначить работу по совместительству, в поле «Вид трудового договора» укажите:

1 — если договор о работе по совместительству бессрочный;
1.1 — если договор срочный на срок до 6 месяцев,
1.2 — договор срочный на срок более 6 месяцев.

Сведения о стаже

Вопрос 6. Нужно ли подавать сведения на продолжение отпуска по беременности и родам (больничный лист по декрету) с типом «5-Назначение выплат по ОСС», если он начался в 2023, а в 2024 году больничный по БиР продлили? Это будет та же строчка «ДЕКРЕТ»?

Сведения о продлении отпуска по беременности и родам представлять не нужно. Необходимо сообщать в СФР о дате начала отпуска и только о тех отпусках, дата начала которых — 01.01.2024 и позже.

Вопрос 7. Работница подала заявление от 11.03.2024 на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет с 01.03.2024. Считается ли это нарушением? Как подавать отчетность в данном случае?

Согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет. При этом не оговаривается, что отпуск предоставляется только с даты подачи заявления.

Если обратиться к Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ, то там сказано:

в статье 12 — ежемесячное пособие по уходу за ребенком назначается, если обращение за ним последовало не позднее 6 месяцев со дня достижения ребенком возраста 1,5 лет.
в статье 13 — что основанием для назначения и выплаты ежемесячного пособия по уходу за ребенком является заявление о назначении пособия по уходу за ребенком, которое подается одновременно с заявлением о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

Из этого можно сделать вывод, что в заявлении о предоставлении отпуска может быть указана дата начала отпуска более ранняя, чем дата подачи заявления.

В вашей ситуации надо:

представить сведения в течении трех дней с момента получения заявления от работницы;
дату начала отпуска указать 01.03.2024.

Вопрос 8. Как заполнить сведения с типом «Назначение выплат по ОСС» сотруднику-отцу, который хочет уйти в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет?

Сведения заполняются так же, как если бы в отпуск пошла мама. В течении трех рабочих дней со дня получения заявления от работника о предоставлении отпуска по уходу выполните следующие действия:

Зайдите в раздел СФР в Экстерне → Создать → отчет ЕФС-1→ Добавить сотрудника → подраздел 1.2.
В карточке сотрудника выберите тип «5-Назначение выплат по ОСС» и добавьте строки

— с периодом работы до начала отпуска;

— с датой начала отпуска с кодом «ДЕТИ» (Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет, предоставляемый родителю).

Если отпуск захочет оформить бабушка или дедушка ребенка, то в строке с датой начала отпуска нужно будет указать код «ДЕТИПРЛ».

Вопрос 9. Сотрудница вышла в отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет 10.12.2023, в ЕФС-1 по ней со сведениями «ДЕТИ» не подавали. Нужно ли в 2024 году подать на нее сведения?

Нет, не нужно, так как дата начала отпуска относится к 2023 году, а требование представлять сведения о начале отпуска введено только с 01.01.2024.

Вопрос 10. Если сотрудница написала заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 и до 3 лет в один день, надо ли сразу подавать оба эти факта? Даже если будут сведения уже на 2025 год?

Сведения с типом «Назначение выплат по ОСС» представляются только о начале отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Сведения об отпуске по уходу за ребенком с 1,5 до 3-х лет нужно будет представить в подразделе 1.2 с типом «Исходные» по окончании года, в котором начнется отпуск по уходу за ребенком с 1,5 до 3-х лет.

Вопрос 11. Мы допустили ошибку в ЕФС-1 за 2023 год — указали одной строкой период отпуска без сохранения (НЕОПЛ). Как правильно сдать уточненный отчет по стажу за 2023 год?

Нужно создать новый отчет ЕФС-1, включив в него только тех сотрудников, по которым надо внести исправления:

1. В подразделе 1.2 в карточке сотрудника нажмите «Добавить сведения», введите данные:

тип сведений «3 — корректирующие»;
год — 2024;
год, за который корректируются — 2023.

2. Добавьте нужное количество периодов, чтобы отразить стаж за полный год.

Вопрос 12. В выписке ИЛС теперь нет стажа, так как подаем только на декретников и без сохранения зарплаты. Как будет учитываться стаж остальных сотрудников?

СФР дополнит сведения о стаже на индивидуальных лицевых счетах по данным сведений о трудовой деятельности у конкретного работодателя:

По вновь принятым — с даты приема;
По уволенным в 2023 году — по дату увольнения.

Если по работнику отсутствуют данные о приеме / увольнении в 2023 году, то будет учтен стаж с 01.01.2023 по 31.12.2023.

Вопрос 13. Будет ли штраф за представление недостоверных сведений, если мы обнаружили, что не подали на сотрудника исходные данные о льготном стаже или информацию об отпуске без содержания?

Если исправить недостоверные сведения раньше, чем их обнаружит СФР, то штрафа не будет. А вот если не подали своевременно сведения на сотрудника, по которому обязаны представить подраздел 1.2, и отправили позже, то будет штраф за непредставление в срок — 500 рублей в отношении каждого такого сотрудника. Чтобы отправить сведения на «забытых» сотрудников:

Создайте новый отчет ЕФС-1, добавьте в него тех сотрудников, на кого забыли подать сведения.
Заполните сведения в подразделе 1.2 с типом «1 — исходные», добавив нужное количество периодов с соответствующими кодами.

В подразделе 1.2 нет типа сведений «Дополняющие», при этом количество отправок подраздела 1.2 с типом «Исходные» по организации не ограничено. Учет представленных исходных сведений ведется по каждому застрахованному лицу.

Вопрос 14. Нужно ли сдать корректировку с заполнением в гр.4 ОКУ и гр. 5 при сдаче ЕФС-1 в Челябинской области, если ранее не указала районный коэффициент? Отчет уже сдали, будет ли штраф за отчет без этих сведений?

В п. 3 ст. 11 Федерального закона от 01.04.96 № 27-ФЗ работа в местности с особыми климатическими условиями не указана как основание для обязательного представления сведений о ней. Санкции за непредставление этих данных применяться не должны.

Вопрос 15. Организация не сдавала отчеты в ПФР с 2022 года. СФР сейчас прислал запрос. Надо сдать СЗВ-СТАЖ по старой форме?

Сведения о стаже за периоды до 2023 года представляются по форме СЗВ-СТАЖ. Если нужно исправить эти сведения, подготовьте и подайте форму СЗВ-КОРР.

Другие статьи→

Все статьи

Как заполнить 6‑НДФЛ за 9 месяцев

29 августа

Ирина Николаева