Как ИП вести бухгалтерию электронно

Чтобы рассчитывать налоги и отправлять декларацию, предприниматель должен вести учет доходов и расходов. Это можно делать и без помощи бухгалтера, если выбрать подходящую систему для учета. Но и с бухгалтером тоже удобно работать в онлайн-сервисе. Расскажем, как вести онлайн-бухгалтерию и на что обратить внимание при выборе.

Что такое онлайн-бухгалтерия

Онлайн-бухгалтерия — это веб-сервис для ведения учета, который работает в браузере. Предприниматель входит в аккаунт с помощью логина, пароля и подтверждающего кода в смс. Это помогает защитить бухгалтерский аккаунт от взлома.

По сравнению с программой, которая устанавливается на единственный компьютер и требует регулярных обновлений, у онлайн-бухгалтерии масса плюсов:

• Работать можно из любого места, где есть интернет, с ноутбука или смартфона.
• Вы можете выставлять счета, оформлять документы или заносить доходы и расходы в любое время.
• С онлайн-бухгалтерией могут работать разные люди одновременно: скажем, бухгалтер ведет учет, а ИП пересылает ему документы, выставляет счета и контролирует финансы через учетный сервис — причем они могут находиться в разных городах.
• Сервис обновляется и «чинится» сам, предпринимателю не нужно заботиться об этом, в бухгалтерии всегда актуальные формы, законы, сроки платежей и отчетности.
• Обычно у онлайн-бухгалтерии есть техподдержка, которая отвечает на вопросы 24/7.
• Онлайн-бухгалтерии серьезных разработчиков хранят все данные в зашифрованном виде в датацентрах, сертифицированных ФСБ, с резервным копированием данных, так что вы не потеряете свою бухгалтерскую информацию.

Кому подойдет онлайн-бухгалтерия

Большинство предпринимателей, малых и средних компаний работают именно в онлайн-бухгалтериях. Программы с установкой на компьютеры нужны, в основном, крупным фирмам со специфическим учетом и госсектору.

Для быстрого доступа. Учетный веб-сервис особенно хорош для предпринимателей, которые хотят иметь быстрый доступ к данным, при этом часто бывают в поездках, работают из дома или вовсе обходятся без офиса.

Для контроля бухгалтера. Если ИП нанимает бухгалтера, то в онлайн-бухгалтерии можно следить за его работой: заходить в сервис и видеть, вовремя ли отправляются отчеты и платятся налоги, нет ли просроченных задач или вовсе требований и штрафов от налоговой. В интерфейсе это хорошо видно. Притом неважно, как работает бухгалтер: в вашем офисе, из дома или из своей бухгалтерской фирмы.

Для самостоятельного ведения учета. Многие предприниматели предпочитают сами заниматься учетом, тем более, что современные сервисы очень помогают в этом. ИП не должен вести бухгалтерский учет, это в самом деле было бы сложно. Но разобраться в налоговом учете вполне реально, особенно на патенте или УСН. Фишка онлайн-бухгалтерий — понятный интерфейс, ясное планирование работы, напоминание обо всех важных задачах и сроках.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Когда ИП может сам справится с ведением учета

Чтобы вести учет самостоятельно, нужны хотя бы базовые знания о том, как рассчитываются налоги, платится зарплата, оформляются документы.

ИП платит налог с доходов от бизнеса. Кроме этого при некоторых видах деятельности могут появиться и другие налоги, например водный налог или экологический сбор, торговый сбор для ИП в Москве. Такие налоги и сборы может рассчитать не каждый учетный сервис.

Кроме налога с доходов ИП платит страховые взносы за себя. В 2024 году это 49 500 рублей и 1% с доходов свыше 300 000 рублей — их поможет уплатить онлайн-бухгалтерия.

А еще есть налоги физлица: земельный, на имущество, транспортный, если у ИП есть в собственности земля, недвижимость, транспорт. Такие налоги рассчитывает сама ФНС и сообщает о сумме, которую нужно уплатить. Учетный сервис для этого не нужен.

Патент

Эта система налогообложения доступна только для предпринимателей. Вместо уплаты налога покупается патент на конкретную деятельность. ИП платит за патент сразу единой суммой или разбивает платеж на две части. Стоимость патента рассчитывается с помощью калькулятора на сайте ФНС.

На патенте ИП должен только вести учет доходов, то есть вносить в онлайн-бухгалтерию все полученные доходы. Часто для этого достаточно только загрузить в сервис банковскую выписку. Онлайн-бухгалтерия поможет уменьшить патентный платеж на страховые взносы, которые ИП должен платить за себя.

А еще учитывать доходы на патенте нужно, чтобы следить за доходным лимитом: как только ИП заработает более 60 млн рублей в течение календарного года, он теряет право на патент и должен перейти на другую систему налогообложения — УСН или ОСНО.

Если у ИП нет сотрудников, то отчетность на патенте сдавать не нужно.

УСН

На упрощенке налог рассчитывается либо только с доходов, либо с доходов, которые уменьшены на расходы.

УСН «доходы» с налоговой ставкой 1-6% (ставка зависит от региона) проще для самостоятельного учета. ИП должен просто своевременно загружать в онлайн-бухгалтерию банковскую выписку и вносить сведения о наличных доходах. Исходя из этого сервис рассчитает авансовые платежи по УСН и налог по итогам года, подготовит налоговую декларацию и КУДиР.

УСН «доходы минус расходы» с налоговой ставкой 5-15% (зависит от региона) сложнее для неспециалиста. Здесь нужно учитывать не только доходы, но и расходы. Кроме того на упрощенке есть особые требования: в расходах можно учесть только затраты, перечисленные в ст. 346.16 НК РФ. Эти траты должны подтверждаться документами: накладными, актами, платежными поручениями, а их целью должно быть получение прибыли.

Списывать в расходы такие траты тоже нужно по специальным правилам. Например, при продаже товаров расход признается, только после того как товар оплатили поставщику, получили на свой склад и продали. Поэтому для учета при УСН «доходы минус расходы» предпринимателю нужны либо бухгалтер, либо подготовка и внимательность. А учетные сервисы помогут корректно отразить доходы и расходы, оформить документы и рассчитать налог. По итогам года заполнят декларацию и КУДиР.

ОСНО

На основной системе ИП платят налог с доходов (НДФЛ) и работают с НДС.

Ставка НДФЛ у предпринимателей зависит от размера дохода:

• 13% до 5 млн рублей включительно;
• 15% при доходах более 5 млн рублей.

При расчете НДФЛ предприниматель может использовать налоговые вычеты: имущественный, социальный, стандартные на себя и детей, профессиональный. По итогам года ИП сдают декларацию 3-НДФЛ.

НДС нужно начислять на стоимость проданных товаров, работ или услуг и платить с авансов. У налога есть три базовые ставки: 0%, 10% и 20%. Входящий НДС можно принимать к вычету. А еще бывает восстановленный НДС. Схемы уплаты НДС тоже не самые простые, отчетность по НДС требует профессиональных знаний.

Чтобы вести учет на ОСНО самостоятельно, предприниматель должен хорошо разбираться в теме НДФЛ и НДС. Большинство ИП в такой ситуации передает учет бухгалтеру.

Работа с сотрудниками

Если у ИП есть сотрудники, учет усложняется. Нужно отражать в бухгалтерии зарплату сотрудникам, отпускные, больничные и вознаграждения подрядчикам на договорах ГПХ. Удерживать с этих выплат НДФЛ и начислять на них страховые взносы.

Кроме того, усложняется отчетность. Работодатель сдает уже не только налоговую декларацию за себя, но и отчеты по сотрудникам:

• Единую форму сведений (ЕФС-1):
• Расчет по страховым взносам (РСВ);
• Персонифицированные сведения по физическим лицам;
• 6-НДФЛ.

Онлайн-бухгалтерия помогает автоматизировать начисление зарплаты и гонораров подрядчикам, НДФЛ и взносов, оформлять кадровые документы, заполнять отчеты. Но эти задачи тоже требуют более серьезной подготовки и аккуратности. Поэтому предприниматели с сотрудниками часто передают учет бухгалтеру.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Как работать в онлайн-бухгалтерии с бухгалтером

Есть три варианта сотрудничества с бухгалтером:

• взять специалиста в штат, если объем операций в учете уже большой;
• пригласить приходящего бухгалтера, который будет периодически появляться в офисе и оформлять в учете сделки;
• передать бухгалтерию на аутсорсинг бухгалтеру или бухгалтерской фирме и наладить обмен документами.

Кроме того, бухгалтерию не обязательно отдавать специалисту целиком. Иногда предприниматели пользуются только некоторыми услугами бухгалтеров. Обращаются за консультациями в сложных случаях, когда нужно разблокировать счет или наладить процесс работы. Передают на аутсорс только работу с сотрудниками или подготовку и отправку отчетности.

Любой вариант сотрудничества удобно организовать в онлайн-бухгалтерии. Это делает работу прозрачной и контролируемой. Бухгалтер выполняет свои задачи: ведет учет, начисляет зарплату, сдает отчетность, переписывается с госорганами. А предприниматель заходит в учетный сервис, чтобы посмотреть на работу бухгалтера, передать ему документы, выставить счет, посмотреть на долги контрагентов и управленческие отчеты.

Как ИП вести онлайн-бухгалтерию

Начало работы. После подключения учетного сервиса в первую очередь нужно внести в него базовые реквизиты ИП и ознакомиться с учетной политикой: то есть почитать, как именно оформляются операции в выбранной системе.

Стоит подписаться на уведомления по смс и email, тогда сервис будет напоминать о важных сроках или требованиях от налоговой, и вы ничего не пропустите.

А еще нужно оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), чтобы подписывать электронные документы и отчеты. Это можно сделать в налоговой или через учетный сервис.

Оформление документов. Каждую операцию нужно подтверждать документами. Даже если документ пришел к вам на бумаге, например накладная от контрагента, его нужно перенести в учетный сервис. Это можно делать разными способами:

• выбрать тип документа в сервисе и заполнить поля вручную;
• оформить документ с помощью системы распознавания сканов;
• получить по электронному документообороту;
• загрузить банковскую выписку — для этого можно настроить интеграцию онлайн-бухгалтерии и вашего интернет-банка;
• загрузить документы из товароучетной системы, если с нею есть интеграция, — например приходные кассовые ордеры по отчетам о закрытии смены из касс.

Именно на основе заведенных документов учетный сервис определяет доходы и расходы, затем рассчитывает налог, оформляет отчеты и книги учета. Так что главная задача — правильно и вовремя оформлять документы по сделкам в онлайн-бухгалтерии.

Работа с сотрудниками. Если есть сотрудники, в сервисе нужно оформить их карточки, указать оклады или тарифную ставку, даты выплаты зарплаты. При необходимости оформлять отпуска, рассчитывать отпускные и больничные за первые три дня болезни — эти операции в онлайн-бухгалтерии автоматизированы. Еще сервисы умеют заполнять кадровые документы: приказы, справки о доходах, трудовые договоры.

Онлайн-бухгалтерия дважды в месяц напоминает, что пора начислять зарплату, НДФЛ и взносы. Затем рассчитывает суммы и заполняет платежные поручения для банка или зарплатные ведомости, если деньги выдаются работникам в кассе.

Отчетность. На основе учета сервис заполняет отчеты для налоговой и Социального фонда, проверяет их перед отправкой и напоминает о сроках сдачи. Остается только проследить за подготовкой отчетов и подписать их электронной подписью для отправки в госорганы.

Некоторые отчеты, например в Росстат, нужно заполнять самостоятельно. Тогда онлайн-бухгалтерия подсказывает, как это сделать — на каждом этапе вам помогут инструкции и подсказки.

Дополнительные возможности. Разные учетные сервисы предлагают много полезных инструментов для предпринимателя. Это управленческие отчеты, которые помогают контролировать финансы, долги, товары на складе, себестоимость, продажи и отгрузки. Проверка контрагентов помогает вовремя заметить, что с контрагентом рискованно сотрудничать, например он находится в стадии ликвидации.

Нормативно-правовая база помогает искать актуальные законы, письма и постановления госорганов. Электронный документооборот нужен, чтобы моментально обмениваться с контрагентами документами — без бумаги, пересылки, курьеров и неизбежных задержек.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Какой сервис использовать и как его выбрать

Отталкивайтесь от вида вашей деятельности, объема операций и налогового режима.

Для ИП без сотрудников на патенте или УСН «Доходы» может подойти онлайн-бухгалтерия от банка.

ИП на УСН «Доходы минус расходы» или на ОСНО и всем ИП с сотрудниками лучше выбирать специализированную онлайн-бухгалтерию. Такой сервис определит доходы и расходы, рассчитает налог, начислит зарплату, проведет внутреннюю проверку расчетов и укажет на возможные ошибки.

Почитайте отзывы пользователей о разных онлайн-бухгалтериях, сравните цены и возможности, которые они предлагают. Оставьте заявку на подключение к сервису: с вами свяжется сотрудник и расскажет, насколько система подходит для вашего бизнеса, покажет ее устройство. Часто сервисы дают бесплатный тест-драйв на 1-2 недели, так можно понять, комфортно ли вам в интерфейсе системы, хватает ли инструментов.

Если планируете сотрудничать с конкретным бухгалтером, узнайте его мнение. Часто бухгалтеры готовы работать в разных онлайн-бухгалтериях. Скажем, учет малых предприятий удобнее вести в простом сервисе, а бухгалтерию средней производственной компании с большим штатом сотрудников — в более классической и «тяжелой» программе.

При выборе учитывайте такие критерии:

• простое подключение;
• возможность доступа для других сотрудников, например бухгалтера — иногда за каждого дополнительного человека нужно доплачивать;
• учет всех операций, которые есть в вашем бизнесе — например, не все сервисы умеют работать с импортно-экспортными операциями или с торговлей на маркетплейсах;
• напоминания о сроках отчетов и платежей, подсказки, список задач;
• мобильная версия системы;
• дополнительные инструменты: ЭДО, финансовый анализ и другие;
• техподдержка 24/7 и помощь экспертов.

Сегодня онлайн-бухгалтерии для малого бизнеса не уступают классическим программам. Они помогают организовать учет без ошибок и боли, следить за сроками важных задач, отчитываться перед госорганами. В простом и понятном учетном сервисе ИП может работать самостоятельно при минимальных затратах времени. Или подключать бухгалтера, но контролировать его работу и иметь доступ к данным.