Чек-лист: как избежать рисков в работе с самозанятыми в 2024

Компании все больше привлекают к сотрудничеству самозанятых, так как бизнесу это экономически выгодно. В свою очередь государство усиливает меры контроля, чтобы противодействовать нелегальной занятости. Эксперты платформы Фриланс от Контура дали советы, как избежать рисков в работе с самозанятыми и не нарушить закон.

Как будут бороться с нелегальной занятостью 

С января 2024 года вступил в силу 565-ФЗ, который значительно расширил полномочия налоговых служб и Роструда: в регионах создаются специальные комиссии для борьбы с нелегальной занятостью. ФНС и региональные комиссии будут обмениваться подозрительными данными о компаниях и проводить проверки.

Критерии, по которым организация или ИП могут попасть под проверку, перечислены в Приказе Минтруда от 02.02.2024 № 40н. В нем же указан перечень сведений, которые ФНС вправе передавать в трудовые комиссии — это не только основные данные о компании, но и информация, составляющая финансовую тайну или раскрывающая доходы физлиц. Приказ действует с 1 марта 2024 года.

Что касается компаний, работающих с самозанятыми, то налоговая направит данные о них в трудовые комиссии при трех условиях:

• количество самозанятых, с которыми сотрудничает бизнес — 10 и больше;
• каждый такой самозанятый получает от компании среднемесячный доход свыше 20 тыс. рублей;
• компания и физлицо сотрудничают в среднем не менее трех месяцев.

Эти условия должны соблюдаться одновременно. Они не зависят от масштаба компании и общего числа ее работников — проверить могут любую организацию и предпринимателя, которые отвечают перечисленным критериям.

Риски в работе с самозанятыми и как их избежать

Выделим основные этапы работы с самозанятыми и разберем нюансы каждого из них. 

Поиск исполнителя

Ошибки с привлечением самозанятых могут возникнуть уже на этапе поиска: если в объявлениях о работе компания использует характерную для трудовых договоров лексику, налоговая инспекция может обратить на это внимание и использовать для доказательства, чтобы переквалифицировать отношения.

В текстах объявлений обходитесь гражданско-правовой терминологией: лучше написать «исполнитель», «вознаграждение» и «оказание услуг», чем «работник», «зарплата» или «оклад».   

Еще один риск — привлечение бывшего работника в статусе самозанятого. Если с момента увольнения прошло менее двух лет, придется работать с таким исполнителем как с физлицом без статуса и платить соответствующие налоги (Письмо Минфина от 14.09.2020 № 03-04-05/80357). Уволить работников и сразу заключить с ними договоры ГПХ в статусе самозанятых, чтобы сэкономить на уплате взносов и НДФЛ, не получится — должно пройти более двух лет. 

Перед заключением договора не забудьте проверить, есть ли у исполнителя  статус плательщика НПД.

Оформление договора

Договор — основной документ, закрепляющий ваши отношения с самозанятым, поэтому его составлению нужно уделить максимум внимания. Как и в случае объявлениями о работе, стоит избегать терминов и понятий, свойственных трудовым отношениям. Рассмотрим подробно основные разделы договора и приведем примеры безопасных формулировок.

Предмет договора, объем услуг

Укажите вид услуг или вид деятельности самозанятого, если он пользуется приложением «Мой налог». Пропишите объем оказываемых услуг или сделайте ссылку на задание или приложение, где четко будут указаны все условия.

Услуги исполнителя описывайте подробно: они не должны походить на трудовые обязанности. Также определите конечную цель деятельности самозанятого. Налоговая может признать отношения трудовыми, если исполнитель по договору ГПХ выполняет задачи без финального результата.  

Например, если привлекаете курьера, не ограничивайтесь «услугами по доставке», а конкретизируйте задачи и условия или сошлитесь на приложение к договору: «сроки, адреса и стоимость услуг по доставке определяются и устанавливаются в Задании».

Работа через конкретные задания сильно снижает риск переквалификации договора. Такой подход, например, использует платформа Фриланс. С сервисом автоматизации постановка и оформление задач перестает быть трудоемким процессом.

Условия и сроки оказания услуг 

Условия оказания услуг тоже не должны иметь сходств с теми, что прописываются в трудовых договорах и обычно относятся к штатным сотрудникам. Поэтому в договорах с самозанятыми нельзя: 

• определять место оказания услуг, если на это нет причин, и устанавливать график работ;
• предоставлять доступ к сервисам или оборудованию компании, как у штатных сотрудников;
• указывать компенсации проезда, питания, ГСМ и т. д. и безвозмездно предоставлять что-либо, включая униформу;
• требовать личного оказания услуг;
• прописывать не гражданские штрафы.

Помните, что исполнитель по договору ГПХ не может иметь должности в компании и не обязан подчиняться каким-либо работникам организации. Заказчик вправе проверять выполнение задач и качество услуг, но не может требовать, чтобы исполнитель выполнял просьбы и указания сотрудников компании. 

Не ссылайтесь в договоре на внутренние регламенты своей организации и не просите исполнителя подписывать локальные акты компании, а все требования отражайте в самом договоре. Уточните, что исполнитель может привлекать третьих лиц с вашего письменного согласия.

Добавьте пункт о том, что исполнитель может отказаться от оказания услуг по заданию, и установите срок для отказа — например, за один день до старта работ.

Если в договоре, наоборот, указано, что самозанятый не имеет права отказаться от выполнения своих задач, такие отношения могут признать трудовыми. Заказчик не должен ставить задания в одностороннем порядке, а у исполнителя всегда должен быть выбор — принять задание или отказаться от него.

Обязательно пропишите претензионный порядок — это подтвердит, что у вас не трудовой договор, а договор ГПХ.

Разберем несколько примеров, как стоит оформлять подобные условия в договорах с самозанятыми.

Важно понимать, что грамотные формулировки условий договора не гарантируют полной защиты от рисков: если самозанятый фактически делает работу постоянно, и это нужно для выполнения уставной деятельности компании, то договор ГПХ могут переквалифицировать в трудовой.

Стоимость услуг и порядок расчетов

Стоимость определяют для каждой отдельной услуги в договоре или задании (приложении), к которому он отсылает. Если стоимость услуг зависит от времени, их можно разделить на несколько — в зависимости от срока их оказания.

Помните, что премировать самозанятых нельзя по закону: премия — понятие Трудового кодекса, а использование такой лексики в актах и чеках будет сигналом для ФНС, чтобы проверить компанию. 

Поощрить исполнителя можно легально: пропишите в договоре или задании повышающие коэффициенты, размер дополнительного вознаграждения — например, за скорость выполнения доставки, качество написанного текста, для которого не требуется корректор. Главное, выплачивайте вознаграждение только за реальные результаты: из документов должно быть ясно, за какое действие самозанятый получил ту или иную сумму.

Не забывайте указывать обязанности исполнителя:

• формировать чеки и направлять их заказчику;
• не аннулировать чек без объективных причин;
• сообщать о достижении лимита в 2,4 млн рублей (ограничение по годовому доходу по п. 2 ст. 4 422-ФЗ);
• сообщать о смене статуса.

Расчет производят по истечении определенного срока или по результатам оказания услуг.

Оказание услуг и приемка результатов

Может так случиться, что в течение длительного срока вы будете единственным контрагентом у самозанятого — это риск. Если уточнить, работает ли самозанятый с другими заказчиками, сложно, то старайтесь сами привлекать разных исполнителей или оформляйте к договору отдельные задания на каждую конкретную услугу. Как минимум, не прописывайте в договоре с фрилансером запрет на сотрудничество с другими компаниями.

При приемке результатов работы рекомендуем оформлять акты. Это необязательный документ, но он может послужить дополнительным доказательством гражданско-правовых отношений — подтвердит не только факт приемки и оплаты работы исполнителя, но и сдельность и прозрачность вашего с ним взаимодействия. Кроме того, акт выполненных работ обезопасит компанию в ситуации, если самозанятый аннулирует чек, но вас об этом не уведомит.

Напомним, что общие требования к оформлению актов указаны в ст. 9 402-ФЗ.

Избегайте оформления однострочных актов — детализируйте услуги и их объемы, чтобы налоговая не признала документы формальными. В каждом акте указывайте, что конкретно и за какой срок сделал исполнитель.

Если заказчик перечислил самозанятому предоплату, дата чека окажется более ранней, чем дата акта. Предоплату включают в расходы в том периоде, когда услуги были оказаны согласно акту. То есть учет расходов делают по дате акта при наличии чека.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Выплата вознаграждения

Перед проведением выплат стоит снова убедиться, что исполнитель не утратил статус плательщика НПД.

Старайтесь избегать ситуаций, когда компания длительное время перечисляет самозанятому фиксированную сумму, а периоды выплат совпадают с зарплатными. Если сумма вознаграждения не зависит от объема и качества услуг, это будет больше похоже на зарплату.

Платите за конкретные услуги: перечисляйте вознаграждение за каждое задание отдельно — в зависимости от объема, который исполнитель успел выполнить. Выше мы писали о заданиях как части договора — такой подход обезопасит компанию и в вопросах оплаты.

Рекомендуется, чтобы каждый раз сумма была разной. Альтернативный вариант — выплачивать вознаграждение раз в неделю или раз в 10 дней.

Сбор чеков

Отдельная проблема для компании — получение чека от исполнителя. По закону самозанятый обязан предоставить заказчику чек — это его ответственность (п. 1 ст. 14 422-ФЗ), но на практике так происходит не всегда.

Получить чек от исполнителя можно разными способами:

• при прямой передаче бумажного экземпляра в руки;
• в электронном виде на email, по смс, в мессенджере или даже через соцсети, а также пересылкой QR-кода чека;
• чек формируется автоматически, если вы работаете с самозанятым через специализированные платформы или сервисы как Фриланс.

Все эти варианты равнозначны. Электронный чек распечатывать не требуется: он может храниться на компьютере или в облаке. После получения чека убедитесь в его подлинности — по QR-коду.

Направить чеки исполнитель обязан в установленные сроки — в зависимости от способа оплаты:

• Если расчет проводят наличными или переводом с использованием электронных средств платежа, то самозанятый должен сделать и передать чек сразу после проведения платежа.
• Если расчет безналичный, чек можно переслать заказчику не позднее девятого числа месяца, следующего за месяцем расчета. Например, если деньги за услуги компания перечислила банковским переводом в марте, она должна получить чек не позднее 9 апреля.

Информация, которая должна содержаться в чеке, указана в п. 6 ст. 14 422-ФЗ.

Не забудьте проверить наименование услуги:  ее стоит прописать конкретно и по возможности отразить конечный результат деятельности исполнителя — можно скопировать формулировку из договора или задания. Например, «написание трех статей объемом до 10 тыс. знаков для сайта» — хорошо, а «зарплата копирайтера» — крайне сомнительно.

Бывает, что самозанятый неправомерно аннулирует выданный чек. Если при этом деньги он не вернул, компания все равно сможет принять расходы к учету (письмо ФНС от 28.10.2021 № ПА-4-20/15213@). Главное, чтобы этот чек был у заказчика и он мог предоставить иные документы, подтверждающие оплату — например, акт.

Мы разобрали все риски переквалификации договора и дали рекомендации, как избежать нарушений. Внимательно составляйте договоры и задания, применяйте проверенные шаблоны, грамотно оформляйте закрывающие документы и проводите выплат. Или работайте с самозанятыми через специальные платформы, которые автоматизируют процессы и исключают риски, — например, Фриланс. Если вдруг что-то забудете, воспользуйтесь нашим чек-листом.