Выездная налоговая проверка: как пройти без стресса и отразить результаты в учете

Большинство представителей бизнеса боится выездных налоговых проверок. В статье подробно расскажем, как проходит проверка, как минимизировать ее последствия, обжаловать решение ФНС и отразить итоги в своем учете. Рассмотрим нюансы, понимая которые, вы сможете спокойно относиться выездным проверкам.

Кто и где проводит выездную проверку

Предпринимателя проверяет налоговая, в которой он зарегистрирован, по месту жительства. Организацию — ИФНС по месту регистрации или месту расположения обособленного подразделения. Самостоятельную проверку филиала или представительства организации проводит налоговая по месту нахождения такого филиала. Если компания является крупнейшим налогоплательщиком, ее проверяет ИФНС, в которой она состоит на учете в качестве крупнейшего налогоплательщика.

Инспекторы могут дать выбор — они едут к вам или вы едете к ним. В обеих ситуациях есть свои плюсы и минусы, расскажем о них подробнее.

Вариант 1. Проверка в ИФНС

Представьте, что специалисты ФНС пришли к вам с решением о проведении проверки и возвращаются к себе. Этот вариант хорош, если вам есть что скрывать — например, лишних сотрудников или оборудование. Но в этом случае оригиналы документов вам придется возить в инспекцию самостоятельно. Ведь не все документы принимаются по ТКС, а запрашивать их могут по несколько раз.

Плюс для бизнеса с в том, что инспекторов нет на вашей территории, минус — вы подчиняетесь графику работы инспекции. Кроме того, если ФНС понадобится что-то проверить на месте, инспекторы всё равно могут посетить вашу компанию.

Вариант 2. Проверка на территории компании

Специалисты инспекции придут на вашу территорию и будут проверять подлинники документов в предоставленном помещении. Плюсы — вам не нужно ездить в офис ИФНС, вы можете контролировать график работы инспекторов, они не могут находиться в офисе без вас. Минус в том, что инспекторы могут задавать сотрудникам вопросы.

Какие налоги могут проверить

В рамках одной проверки могут проверить данные по всем налогам, которые вы уплачиваете, либо только по одному — например, только НДС или налог на прибыль, или НДС плюс прибыль. Каждый налог можно проверить 1 раз за год или провести 2 выездные проверки по разным налогам в течение календарного года. Чаще всего выездные проверки бывают комплексными.

В виде исключения в компании могут провести и вторую, и третью выездную проверку, но уже по каким-то определенным основаниям. Проверять данные можно максимум за три календарных года, предшествующих году, когда было вынесено решение о проверке.

Можно ли заранее узнать о начале выездной проверки

ФНС не обязана оповещать компанию, выездная проверка считается внезапной: инспекторы приезжают, представляют решение о проведении проверки, показывают удостоверения и приступают. Но часто они звонят заранее и спрашивают, работает ли офис, не собирается ли директор в отпуск. Это может быть сигналом о скорой проверке.

Предпринимателя или руководителя организации также могут вызвать в ИФНС и вручить ему копию решения о проведении проверки. Либо направить копию по ТКС или заказным письмом по почте.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Изучаем уведомление о проверке

Любая выездная проверка начинается с вручения решения на унифицированном бланке. Если в этом документе есть ошибки, вы можете не пустить проверяющих. Вот на что нужно обратить внимание:

Если в решении есть ошибки, это не значит, что вам нужно конфликтовать с инспекторами. В большинстве случаев разумнее промолчать и посмотреть, что будет. В налоговой практике есть случаи, что из-за простых ошибок в решении дело закрывали. Но если в решении о проверке указано не то предприятие или персональные данные проверяющих не совпадают с данными в удостоверениях тех, кто к вам пришел, логично не пустить инспекторов на территорию компании.

Сроки проведения, продление и приостановление проверки

Срок проверки отсчитывается с даты, которая указана в решении. Срок, в течение которого ФНС может проводить выездную проверку — 2 месяца (60 календарных дней). Если это самостоятельная проверка (в филиале или обособленном подразделении) — 1 месяц. В целом мероприятие может продолжаться максимум год: 2 месяца на проверку, 4 месяца на продление, 6 месяцев на приостановление. Это не самая распространенная ситуация, но ничего страшного в этом нет.

Чтобы продлить проверку, инспекция должны вынести отдельное решение. Для этого есть специальная форма, куда вносят основания для продления: ИФНС доказывает своему управлению, что в деле есть нюансы, которые требуют больше времени. Сначала продлевают на месяц, затем, если нужно, еще на месяц, и так до четырех.

В исключительных случаях проверку могут продлить до 6 месяцев. Так бывает, когда запрашивают очень много документов, и есть нюансы — встречные проверки, работа с иностранными государствами, вызовы, допросы и так далее. Вероятность такой длительной проверки выше, если у вашей компании 10 и более обособленных подразделений или филиалов.

Отдельное решение оформляют и для того, чтобы приостановить проверку. ИФНС также обосновывает такую необходимость в вышестоящей инстанции. Вот примеры оснований для приостановления проверки:

• запросили документы и информацию у контрагентов;
• нужно провести экспертизу;
• понадобилось время для перевода документов на русский язык;
• нужно получить информацию от иностранных госорганов.

Периоды приостановления в общий срок проверки не засчитываются. Срок приостановления не должен превышать 6 месяцев. Максимально 9 месяцев, если была запрошена информация от иностранных госорганов, которую не удалось получить за полгода.

Окончанием всех мероприятий будет являться справка о проведенной проверке. Дата составления справки — это дата ее окончания.

Любая проверка — это стресс для предпринимателя. Но к ней можно подготовиться заранее. Оцените вероятность визита к вам налогового инспектора с помощью сервиса Контур.Экстерн

Попробовать

Получаем акт проверки

Предположим, справку об окончании проверки вы получили. Следующим документом будет акт проверки. Чтобы его составить, у инспекторов есть:

• 2 календарных месяца, если проверка была выездной;
• 10 рабочих дней, если проверка была камеральной.

В течение 5 рабочих дней после составления акта его вручают руководителю организации (ИП) или представителю по доверенности. Лучше самостоятельно приехать за актом. Юридической разницы нет, но чем быстрее вы получите документ на руки, тем быстрее сможете начать готовить возражения, а для этого потребуется время.

К акту прикладывают документы, составленные ИФНС в ходе проверки. Например, полученные от ваших контрагентов при встречной проверке. Если инспекция не передала вам документы, подтверждающие факты налоговых нарушений, суды с большой долей вероятности признают это существенным нарушением процедуры. Это поможет, если вы соберетесь жаловаться в вышестоящую инстанцию и в арбитраж.

Срок на подготовку возражений

Если вы согласны с тем, что написано в акте, делать ничего не нужно. Но если вас не устраивают все или отдельные доначисления, у нас есть месяц с момента получения акта на подготовку письменных возражений.

Правила написания и представления возражений

В первую очередь разберите акт по формальным признакам и ищите нарушения. Если дойдет до суда, вам это пригодится. Если вдруг инспекторы ошиблись в расчетах, суд с недоверием отнесется и к остальным доводам, которые предъявляет инспекция. Примеры нарушений:

• Инспекторы неверно применили или истолковали нормы Налогового кодекса, разъяснения Минфина и ФНС.

• Инспекция необоснованно ссылается на отсутствие документов, которые вы ей предоставили, или которые она не запрашивала ранее. Стоит иметь под рукой опись того, что вы предоставляли

• Инспекторы допустили существенные арифметические ошибки.

Оформить возражения на претензии ИФНС помогут простые правила:

Правило 1. Ваши доводы должны быть максимально четкими и доходчивыми. Избегайте длинных и путаных формулировок.

Правило 2. Излагайте аргументы в той же последовательности, в тех же пунктах и подпунктах, которые использовала инспекция в акте.

Правило 3. Все ссылки на законодательство, письма Минфина, ФНС и УФНС, а также судебную практику лучше указывать в скобках после доводов.

Правило 4. Ссылаясь на судебную практику, подбирайте максимально близкие свежие решения и приводите их в определенной очередности:

• Акты Конституционного Суда, Высшего Арбитражного или Верховного Судов (постановление Пленума, Президиума, информационные письма, определения).
• Постановления Арбитражного Суда вашего округа.
• Акты нижестоящих судов вашего региона.
• Акты судов других регионов.

Правило 5. В заключительной части возражений не забудьте попросить учесть смягчающие ответственность обстоятельства, если в вашем случае они есть. Этим инструментом редко пользуются, но вполне реально снизить размер штрафа по следующим причинам:

• Привлечение к налоговой ответственности впервые.
• Отсутствие умысла на совершение нарушения — возможно, имела место ошибка бухгалтера или кладовщика.
• Раскаяние и признание своей вины.
• Добросовестность налогоплательщика, то есть своевременно уплаченные налоги и сданная отчетность.
• Тяжелое финансовое состояние, подтвержденное документально.

Не стесняйтесь подавать такие ходатайства, обычно их удовлетворяют.

Правило 6. Приложите к возражениям копии первичных и других документов, доказывающих вашу правоту по спорным эпизодам.

Правило 7. Возражения должен подписать руководитель организации (ИП) или лицо по доверенности.

Правило 8. Подайте два экземпляра текста возражений в канцелярию ИФНС или в окно приема документов. Или направьте по почте ценным письмом с описью вложения и с уведомлением о вручении.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Рассмотрение материалов проверки

Руководитель инспекции (или его заместитель) должен рассмотреть материалы проверки  (акт и возражения, которые вы подали) в течение 10 рабочих дней после того, как истек месячный срок для внесения возражений по акту проверки (пп. 2, 6 ст. 6.1, п. 6 ст.100, п. 1. ст. 101 НК РФ).

Вы должны получить по ТКС или по почте заказным письмом извещение о рассмотрении материалов проверки (абз. 1 п. 2 ст. 101 НК РФ). Участие в этом рассмотрении — ваше право, а не обязанность. Но если извещение приходило, а вы не явились в ИФНС, вероятность того, что инспекция примет решение в свою пользу, повышается. Если же вы там будете — есть шанс отстоять свою позицию.

В день рассмотрения материалов проверки ФНС может сообщить о назначении дополнительных мероприятий. Перечень этих процедур закрытый, он включает истребование документов у вас и у контрагентов, допросы свидетелей и проведение экспертиз. Так инспекторы собирают доказательства по нарушениям, которые уже были зафиксировали в акте. Новые нарушения не ищут, поэтому доначислений не будет.

Кто должен идти на рассмотрение материалов проверки

Со стороны налогоплательщика на рассмотрении могут присутствовать: руководитель, главный бухгалтер и сторонние специалисты — например, налоговые юристы, консультанты. У всех, кроме директора, должны быть доверенности на право представлять интересы налогоплательщика в налоговом органе. В ней надо указать, что представитель имеет право участвовать в рассмотрении материалов налоговой проверки, давать объяснения, возражать, представлять документы.

Если суммы доначислений невелики и претензии ФНС касаются исключительно правильности ведения учета, руководителю можно не присутствовать на рассмотрении.

Когда ждать итоговое решение по проверке

После рассмотрения материалов проверки, акта и возражений налоговый орган в течение 10 рабочих дней выносит итоговое решение. Последний день вынесения решения — это дата вручения акта проверки плюс месяц на подачу возражения со дня, который следует за днем вручения, плюс 10 дней на рассмотрение возражений и вынесение решения. Руководитель ИФНС или его заместитель могут продлить срок, но не больше, чем не месяц.

По итогам проверки может быть вынесено одно из следующих решений:

• О привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.
• Об отказе в привлечении к ответственности за совершение налогового правонарушения.

Как подать жалобу в УФНС по результатам проверки

Если вы не согласны с выводами ИФНС, подайте жалобу. По закону все споры с инспекцией сначала решаются в досудебном порядке. Если напишете заявление в суд в обход налоговой, исковое заявление просто вернут. Жалоба подается в вышестоящий налоговый орган (обычно это управление по региону), но через налоговую, чьи документы, действия или бездействие нужно обжаловать (п. 1 ст. 139 НК РФ).

Основания для жалобы могут быть разные, например:

• Неправильно начислили налог.
• Безосновательно выписали штраф.
• Выставили штраф на большую сумму, чем это прописано в законе.
• Не вернули излишне уплаченную сумму налога.
• Без причины отказали в налоговой выплате или задержали выплату.
• В ходе проверки контрагента требовали с вас документы компании, не имеющие отношения к контрагенту.
• Нарушили процедуру выездной проверки.

Необходимо привести доказательства того, что налоговая ошиблась, не выполнила или не в полном объеме выполнила свою работу. Подать жалобу можно в течение одного года с момента наступления спорного события одним из следующих способов:

• Лично, в канцелярию налогового органа или окно приема документов (при этом в инспекции должны подтвердить, что бумага принята).

• По почте заказным письмом с уведомлением и обязательной описью вложения.

• Через кабинет налогоплательщика на сайте ФНС.

• По ТКС с использованием электронной подписи.

Форма жалобы унифицирована, она подходит и для подачи апелляции, и если вы потом обратитесь в суд (Приказ ФНС от 20.12.2019 № ММВ-7-9/645@). Что писать в жалобе:

• Наименование и адрес организации, подающей жалобу, либо ФИО индивидуального предпринимателя и адрес его регистрации.
• Данные ФНС, на которую пишете заявление.
• Основание для жалобы.
• Ссылки на статьи законов, подтверждающие нарушение ваших прав.
• Требования лица, подающего жалобу.
• Контактную информацию.
• Предпочтительный способ получения ответа.

Также к жалобе нужно приложить заверенные копии всех доказательств, которые у вас есть: акты, квитанции об оплате, уведомления об отказе. Суть претензий излагайте кратко и по делу, эмоциональность или грубость только навредят.

После получения жалобы у налоговой есть три дня, чтобы передать ее в вышестоящую инстанцию. Срок рассмотрения — 30 рабочих дней с даты принятия документа. Его могут продлить еще на месяц, если нужно изучить вновь полученные документы или запросить бумаги из нижестоящей налоговой. Вы тоже имеете право увеличить сроки, если нет возможности быстро достать важные документы или наступили непредвиденные обстоятельства. Но не больше, чем на 6 месяцев.

Об итогах рассмотрения жалобы вас должны известить в трехдневный срок с момента вынесения решения. До того, как решение принято, вы можете предоставлять дополнительные документы, но необходимо пояснить, почему не приложили их сразу. После этого у вас есть месяц на подачу апелляционной жалобы. А вот после апелляции вы вправе обращаться в арбитражный суд.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Может ли налоговая провести повторную проверку

Да, инспекция может заново проверить те же налоги за тот же период, независимо от того, когда проводилась предыдущая выездная проверка. Рассмотрим, в каких ситуациях могут вынести решение о такой проверке.

Ситуация 1 — вышестоящий налоговый орган проверяет работу ИФНС, которая проводила выездную налоговую проверку (п. 10 ст. 89 НК РФ).

Инспекторы будут выяснять, не было ли сговора во время проверки. Поэтому повторную проверку должны проводить именно сотрудники вышестоящего органа, а не той ИФНС, которая работала в первый раз. Проверять будут те же налоги в том же периоде, что и первые проверяющие. Изучают те же документы и факты.

Ситуация 2 — организация представила уточненную декларацию с суммой налога к уменьшению (п. 10 ст. 89 НК РФ)

Сюда же относят случаи, когда в декларации увеличена сумма убытка, так как это влияет на размер налога будущего периода (Письмо ФНС от 03.09.2010 № АС-37-2/10613@).

Проверку будет проводить та же инспекция, что и в первый раз. Причем даже в случае, если компания уже переехала в другой регион и относится к другой инспекции. Проверяется только период, за который представлена уточненка, — например, за квартал или за год. И проверяют только тот налог, по которому сдали уточненку, и только связанные с корректировками данные. Если при повторной проверке найдут нарушения, которые не были выявлены раньше, инспекторы определят сумму недоимки и начислят пени.

Принципы повторной проверки УФНС

Необходимость проверки вышестоящим органом определяется внутренними документами ФНС. Решение о повторной проверке в порядке контроля за деятельностью инспекции, проводившей первую проверку, принимает руководитель вышестоящей налоговой или его заместитель. Руководитель инспекции, в которой налогоплательщик стоит на учете, принять такое решение не может.

Если налогоплательщик переехал, проверка проводится вышестоящим налоговым органом по прежнему месту учета (письмо ФНС от 29.12.2012 № АС-4-2/22690 — вопрос 1).

Назначить проведение повторной выездной проверки вышестоящая налоговая может уже после составления акта первоначальной проверки, даже если компания оспаривает его.

Могут ли по результатам повторной проверки, несмотря на решение суда, сделать доначисления, зависит от конкретной ситуации:

Уточненки во время проверки

Компания может и должна подать уточненку, если обнаружила в декларации ошибки, из-за которых была занижена сумма налога, подлежащая к уплате в бюджет. И вправе (то есть может, но не обязана) сделать это, если сумма налога была завышена.

При подаче уточненки с увеличенной суммой налога с вас могут взыскать штраф в размере 20% от неисчисленной в установленный срок суммы. То есть даже если вы еще не заплатили налог по первоначальной декларации и подали уточненку на увеличение после истечения срока уплаты налога, оштрафовать вас могут только на 20% от разницы между суммой налога, указанной в уточненной декларации, и суммой налога по первоначальной декларации.

Чтобы избежать штрафа, надо сдать декларацию до того, как вы узнали о том, что ошибку обнаружили, или что в отношении вашей компании назначена выездная налоговая проверка за период, в котором допущено занижение налога. Заплатите заниженную сумму налога и соответствующие ей пени до подачи уточненной декларации. Если вы погасите только сумму недоимки, без уплаты пеней, компанию не освободят от штрафа.

Штрафа не будет, если вы сдаете уточненную декларацию после завершения выездной проверки, при этом ошибку, которую вы исправляете, в ходе проверки не выявили. Или если ошибку нашли, но вы заплатили недоимку до подачи уточненной декларации.

Само по себе увеличение налоговых обязательств путем подачи уточненки не свидетельствует о совершении правонарушения. Даже если налог не уплачен к моменту подачи уточненной декларации, инспекция при проверке уточненных данных должна доказать, что у компании есть недоимка в таком размере. Просто начислить штраф на разницу между суммами налога в уточненной и первоначальной отчетности ФНС не вправе. Тогда получится, что нарушением признается именно представление уточненной декларации с увеличенной суммой налога.

Сдавайте электронную отчетность через интернет.

14 дней бесплатно

Как отразить результаты проверки в учете

В резолютивной части решения, которое инспекторы принимают по итогам налоговой проверки, налогоплательщику предлагают:

• уплатить выявленную недоимку по налогу, пени и штрафы;
• внести соответствующие исправления в бухгалтерские и налоговые документы.

Вы не обязаны исполнять это решение, если оно еще не вступило в силу (п. 1 ст. 101.3 НК РФ). Но вправе сделать это (абз. 3 п. 9 ст. 101 НК РФ). Порядок отражения результатов налоговой проверки в бухучете зависит от согласия или несогласия плательщика с выводами, отраженным в решении по проверке.

Если вы согласны с решением и не намерены его оспаривать

В этом случае результаты проверки можно отразить в учете сразу после получения решения. То есть само решение будет служить основанием для внесения исправлений в учет.

Доначисление налогов по результатам налоговой проверки в бухучете отражается как исправление ошибок в порядке, установленном ПБУ 22/2010 «Исправление ошибок в бухгалтерском учете». Датой обнаружения ошибки будет считаться дата вступления в силу решения налоговой по проверке, на которую необходимо сделать все исправительные проводки.

Порядок отражения в бухучете доначисленных сумм зависит от периода выявления ошибки и существенности ошибки.

Ошибка признается существенной, если она в отдельности или вкупе с другими ошибками за один и тот же отчетный период может повлиять на экономические решение пользователей, принимаемые ими на основе бухгалтерской отчетности за этот период нашей деятельности. Существенность ошибки организация определяет самостоятельно, исходя из величины и характера статьи (или статей) бухотчетности (п. 3 ПБУ 22/10).

Критерии существенности закрепляются в вашей учетной политике. Сделайте это, чтобы потом не пришлось менять данные в учете.

Несущественные ошибки предшествующего отчетного года, а также любые ошибки отчетного года в отношении доначисленных при налоговой проверке налогов исправляются в следующем порядке:

• Если недоимка отчетного года выявлена до утверждения годовой отчетности, то доначисление отражается 31 декабря отчетного года (п. 6 ПБУ 22/2010).
• Если недоимка выявлена после утверждения годовой отчетности, она отражается на дату получения соответствующего решения налогового органа (п. 14 ПБУ 22/10). Обычно речь идет именно о такой ситуации, так как в ходе выездной проверки налоговая проверяет уже закрытые годы.

Существенная ошибка отражается проводкой ДТ 84 Кт 68. Несущественная отражается двумя проводками: Дт 91 Кт 68 (кроме налога на прибыль) или Дт 99 Кт 68 (для налога на прибыль).

Независимо от периода, за который начислены штраф и пени, а также от вида налога, в бухучете их относят на финансовый результат. То есть в расходах они не учитываются. Учетную запись нужно делать по дате вступления в силу решения, вынесенного по результатам проверки. Проводка: Дт 99 Кт 68 (начислены штрафы и пени по результатам налоговой проверки).

Если вы не согласны с решением по проверке

В этой ситуации сумму доначисленной по результатам проверки недоимки целесообразнее уплатить, а не дожидаться результатов обжалования. Рассмотрение апелляций тянется долго, а из-за неуплаченного налога могут арестовать счета. Процессу обжалования уплата недоимки не помешает, зато вы сэкономите на пени. Само по себе перечисление в бюджет суммы, отраженной в решении по проверке, не означает признания вами вменяемой задолженности.

В случае неблагоприятного исхода недоимка признается только на дату вступления в силу соответствующего апелляционного или судебного решения. Пока не закончится процедура апелляционного обжалования или судебные разбирательства, доначисленную недоимку по кредиту счета 68 отражать не следует. В противном случае сведения, отраженные в учете и отчетности, и фактические действия налогоплательщика будут противоречить друг другу.

В данном случае организации надо вспомнить о ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы» и отразить в учете оценочное обязательство на сумму доначисленного налога.

Оценочное обязательство признается в бухучете при одновременном соблюдении следующих условий (п. 5 ПБУ 8/210):

• Существует обязанность, явившаяся следствием прошлых событий хозяйственной жизни компании, исполнения которой нельзя избежать. Если возникают сомнения в наличии такой обязанности, организация признает оценочное обязательство, если в результате анализа всех обстоятельств и условий, включая мнения экспертов, более вероятно, чем нет, что обязанность существует. Например, задолженность по платежам, кредиторка или недоимка.
• Экономических выгоды организации, необходимые для исполнения оценочного обязательства, могут уменьшиться.
• Величину оценочного обязательства можно обоснованно оцененить.
• Применительно к ситуации, когда компания оспаривается решение по налоговой проверке, выполнены все перечисленные выше требования.

Тогда в учете мы делаем следующую запись: Дт 91 Кт 96 (признано оценочное обязательство по уплате в бюджет суммы налога). Так вам будет проще потом эту проводку закрыть.

Дальнейшая судьба данного оценочного обязательства напрямую зависит от результатов оспаривания решения по проверке. В случае положительного исхода на дату вступления в силу судебного решения делается след запись в учете: Дт 96 Кт 91 (списано оценочное обязательство по уплате в бюджет суммы налога).

Если организация проиграла спор в арбитраже и судебным актом признана недоимка по налогу, в учете на дату вступления в силу решения суда делается другая запись: Дт 96 Кт 68 (доначислен налог к уплате в бюджет).

Статьи по теме:

• Выездная налоговая проверка — 2024: как проводится и как избежать
• ФНС озвучила показатели налоговой нагрузки за 2023 год, по которым будут принимать решение о выездной проверке
• Выездная проверка: разбираемся в полномочиях ИФНС
• Предпроверочный анализ бизнеса и камеральная проверка: нюансы и ответы на вопросы

Дмитрий Шумейко
Автор статьи

Что самое сложное в выездной проверке для вас? Расскажите о своем опыте в комментариях.