Выписка из электронной трудовой книжки: как сформировать и предоставить сотруднику

Сведения о профессиональном пути сотрудника есть в выписке из электронной трудовой книжки (ЭТК). В каких случаях застрахованный может запросить выписку и как сформировать документ в Контур.Экстерне, рассказываем в статье.

Ольга Сорокина Копирайтер, эксперт сервиса Контур.Экстерн

Что такое выписка из ЭТК

Выписка из ЭТК — это документ, в котором есть сведения о продолжительности работы сотрудника в компании, а также данные о получении новой профессии или должности. Если сотруднику нужны сведения о работе в текущей организации, он может получить их у работодателя в виде формы СТД-Р. Если человек работал в нескольких компаниях и ему нужны данные о стаже по всем работодателям, выписку в виде формы СТД-ПФР необходимо запросить в Социальном фонде.

Статья по теме: Как организации работать с электронными трудовыми книжками

Какие данные есть в СТД-Р

СТД-Р содержит сведения:

о приеме, переводе и увольнении;
о смене названия организации, повышении или переквалификации;
приостановлении или возобновлении действия трудового соглашения.

Когда сотрудник может получить выписку

Работодатель должен выдать СТД-Р:

по заявлению сотрудника в течение трех рабочих дней;
в день увольнения.

Если сотрудник уходит из компании, перед тем, как распечатать СТД-Р, заполните в ЕФС-1 соответствующее кадровое мероприятие, иначе запись об увольнении не попадет в форму.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как сформировать СТД-Р через Экстерн

В сервисе можно распечатать сведения о трудовой деятельности сотрудника. Порядок действий при печати зависит от даты последнего кадрового мероприятия:

если последнее мероприятие было после 01.01.2023, СТД-Р нужно распечатать из ЕФС-1;
если последнее мероприятие было до 31.12.2022, СТД-Р нужно распечатать из СЗВ-ТД.

Как сформировать СТД-Р в разделе «Учет», читайте в Контур.Помощи.

Пример

В 2021 году Афлистов П.В. устроился на работу электриком в «Машпроект». В 2023 — получил 5 разряд, а весной 2024 года принял предложение о работе в новой компании в связи с чем написал заявление об увольнении.

Другой сотрудник, Жуков Д.Н. был принят в компанию в 2016 году, а в 2024 — написал заявление о выдаче СТД-Р.

Чтобы в день увольнения вручить Афлистову СТД-Р, бухгалтер распечатал сведения о трудовой деятельности из подраздела 1.1 формы ЕФС-1. Для справки Жукова сведения необходимо распечатать из СЗВ-ТД, так как последнее кадровое мероприятие сотрудника было до 2022 года.

Разберем, как сформировать и распечатать СТД-Р в обоих случаях.

Шаг 1 — создайте СТД-Р из ЕФС-1

В разделе СФР в Экстерне выберите «Создать» → Отчет → ЕФС-1. Перейдите в подраздел 1.1, нажмите на ФИО сотрудника и в правом верхнем углу выберите «Напечатать». Сервис автоматически сформирует PDF-файл формы СТД-Р.

Шаг 2 — сформируйте сведения о трудовой деятельности из СЗВ-ТД

На главной странице Экстерна перейдите в раздел ПФР → Создать новый, выберите форму «СЗВ-ТД» и в открывшемся окне нажмите «Создать».

В разделе «Сведения о трудовой деятельности работников» нажмите на ФИО сотрудника и в правом верхнем углу выберите «Напечатать».

В открывшемся окне нажмите «Работнику. Форма СТД-Р» → Сохранить и система автоматически сформирует PDF-документ.

Шаг 3 — проверьте данные и подпишите документ

Когда вы сформируете СТД-Р через Экстерн, в форме будут:

отправленные принятые мероприятия;
загруженные и заполненные мероприятия;
отмененные мероприятия, которые аналогичны зачеркнутой записи в бумажной трудовой книжке.

В СТД-Р не попадут:

непринятые мероприятия;
мероприятия о запрете занимать должность (вид деятельности), начале и окончании договора ГПХ (п. 8 Порядка заполнения формы).

Если в СТД-Р отсутствует какая-либо информация, убедитесь, что нужные мероприятия приняты, а данные в них верны.

Скорректировать мероприятия за 2022 год и ранее необходимо с помощью формы СЗВ-ТД, а за периоды с начала 2023 года — ЕФС-1

Если данные в СТД-Р верны, распечатайте полученные выписки, отдайте на подпись руководителю или доверенному лицу и заверьте печатью, если она есть в организации.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Как получить СТД-ПФР

Если сотрудник работал в нескольких организациях и ему нужны сведения о стаже по всем работодателям, ему необходимо лично направить запрос на получение выписки по форме СТД-ПФР.

Какие данные есть в СТД-ПФР:

персональные сведения о сотруднике;
дата заявления о продолжении ведения трудовой книжки или переходе на ЭТК;
сведения о выполняемой деятельности по всем работодателям.

Пример

В 2016 году Абрамов впервые устроился на работу в ООО «Калейдоскоп». Летом 2021 — уволился, а в феврале 2022 — получил должность в ООО «Причуда» и перешел на электронную трудовую книжку.

В 2024 году сотрудник решил обновить свое резюме и запросил у бухгалтера ООО «Причуда» сведения о стаже по всем работодателям. Бухгалтер направил сотрудника в Социальный фонд для запроса сведений по форме СТД-ПФР. Абрамов отправил запрос на получение сведений через портал Госуслуг и получил выписку, в которой были данные, начиная с 2016 года.

Работодатели начали отправлять сведения о занятости сотрудников с 2020 года, а до февраля 2021 — обязаны были подать сведения с последней записью из трудовой книжки. Поэтому первый работодатель Абрамова подал сведения о его приеме на работу в 2016 году, и в СТД-ПФР сотрудник увидел всю информацию о своем трудовом стаже.