Переводим договоры ГПХ в электронный вид: опыт, процесс, детали

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) упрощает процесс оформления договоров гражданско-правового характера, ускоряет их подготовку и уменьшает вероятность ошибок. В статье остановимся подробно на том, чем отличается договор гражданско-правового характера (ГПХ) от трудового, расскажем о видах электронной подписи и опыте НИУ ВШЭ во внедрении КЭДО в работе с внештатными исполнителями.

Екатерина Маслова Копирайтер, эксперт Контур.КЭДО Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

ЭДО с исполнителями: опыт ВШЭ в цифрах

В 2021 году Национальный исследовательский университет «Высшая школа экономики» (НИУ ВШЭ) присоединился к эксперименту Минтруда РФ. Университет внедрил сервис КЭДО от Контура и перевел документооборот с внештатными сотрудниками по договорам ГПХ в онлайн. Вот результаты:

Опыт ВШЭ не уникален, повторить его может любая компания. Разберем, что для этого нужно.

В чем особенности и риски работы по договору ГПХ 

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) регулируется Гражданским кодексом РФ. Он бывает схож с трудовым договором. И тот, и другой регулируют отношения между двумя сторонами, устанавливают условия сотрудничества, включают срок действия, права и обязанности участников, а также механизмы разрешения споров. Но природа взаимоотношений разная:

Оба вида договоров объединяет возможность подписания в КЭДО. Гражданский кодекс в ч. 1 ст. 160 и ч. 2 ст. 434 ГК РФ разрешает вести документооборот по договорам ГПХ в электронном виде с использованием электронной подписи, без дублирования на бумаге.

Работа по договору ГПХ выгодна для всех участников: легче заключить договор и обмениваться документами — без лишней бумажной волокиты. Исполнитель может работать по гибкому графику, что отличается от условий стандартного найма. А работодатель экономит на премиях, взносах на травматизм и районных надбавках.

Наряду с преимуществами существуют и риски. Например, социальная защищенность исполнителя по договору ГПХ ниже, чем у работника по трудовому договору: пособия ему полагаются только в том случае, если в предыдущем году за него были уплачены взносы в размере не менее стоимости страхового года, например — 5 652,22 руб. за 2023 год.

Риски есть и для заказчика — листайте, чтобы увидеть примеры:

Как подписывать документы по договорам ГПХ в КЭДО

В договор ГПХ при его подписании или позднее в дополнительном соглашении можно включить условие об использовании электронного документооборота. Важно, чтобы электронная подпись подрядчика была действующей. Он может получить ее на прежней работе по трудовой или как физлицо без привязки к какому-либо работодателю.

Получить электронную подпись исполнитель может двумя способами:

Способ 1 — самостоятельно. Способ подходит только для УКЭП или Госключа, их использование дополнительного соглашения не требует.

Способ 2 — на прошлом месте работы. Если подпись оформлена бывшим работодателем на сотрудника как на физлицо без привязки к должности, она подойдет и для оформления гражданско-правовых отношений.

При подписании договора ГПХ в системе КЭДО подойдет любая электронная подпись, если она соответствует требованиям Федерального закона 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Но только использование усиленной квалифицированной электронной подписи делает документ равным бумажному варианту с рукописной подписью без соглашения о признании.

Чтобы использовать неквалифицированную электронную подпись или простую электронную подпись, необходимо подписать соглашение о том, что такая подпись является аналогом собственноручной. Пользователи принимают такое соглашение при первом входе в систему КЭДО, поэтому нет необходимости повторять его на бумаге.

Переведите кадровый документооборот в онлайн с помощью Контур.КЭДО

Никакой бумажной волокиты и задержек при подписании документов

Подробнее

Как работать с договорами ГПХ в электронном формате

Для начала работы в КЭДО с исполнителем по договору ГПХ нужно выполнить четыре задачи:

1. Оформить ему электронную подпись или убедиться, что она у него уже есть.
2. Выбрать сервис для обмена электронными документами — например, Контур.КЭДО.
3. Пригласить туда исполнителя.
4. Предусмотреть в договоре или допсоглашении к нему использование сервиса кадрового электронного документооборота.

Чтобы договор защищал интересы обеих сторон, нужно включить в него ключевые моменты: предмет договора, сроки выполнения, стоимость работ или услуг, ответственность каждой стороны, а также срок действия самого договора.

Требования статей 22.1–22.3 ТК РФ к форматам кадровых документов на договоры ГПХ не распространяются. А документы по ним необязательно составлять в соответствии с требованиями Приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н. 

Договор можно  составить в простой письменной форме, не требующей государственной регистрации. Шаблоны документов уже есть в системе КЭДО, составлять самостоятельно их не придется. 

У организации остается доступ ко всем документам по каждому договору ГПХ даже после окончания сотрудничества с исполнителем. А вот исполнитель теряет возможность обратиться к документам по договору после окончания срока его действия. Лучше периодически выгружать из системы КЭДО все документы на личный компьютер для дальнейшего использования. 

Обязательно изучите дополнительные материалы:

• Переход на кадровый электронный документооборот
• Как организовать электронный документооборот с сотрудниками на удаленке
• Какие документы можно перевести в онлайн с помощью КЭДО

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно