Популярные вопросы по работе с сотрудниками: отвечают эксперты СФР

В рамках онлайн-конференции для бухгалтеров о новшествах законодательства и трендах бухгалтерского бизнеса «Каждый бухгалтер желает знать» состоялась сессия ответов на вопросы от специалистов Социального фонда. Публикуем разъяснения по ситуациям, связанным с отчетностью по сотрудникам, пособиями и работой фонда, которые прозвучали в прямом эфире.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

Эксперты Соцфонда также ответили на вопросы про страховые взносы, проактивные выплаты и пособия, персонифицированный учет. Дополнительно мы опубликовали разбор особых случаев.

Вопрос 1. Надо ли отправлять форму «Сведения о застрахованном лице» при приеме и увольнении работника или достаточно отправленного подраздела 1.1 формы ЕФС-1 с мероприятием ПРИЕМ, УВОЛЬНЕНИЕ?

При приеме сотрудника и в случае изменений в сведениях, влияющих на назначение пособий, в том числе при увольнении, надо через СЭДО направить «Сведения о застрахованном лице» (сообщение 86). Наличие этих сведений необходимо для своевременного формирования проактивного процесса по назначению пособия.

Подготовить, проверить и сдать отчетность через интернет.

Попробовать

Вопрос 2. Что нужно сделать, если у сотрудницы во время отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет сменился счет в банке?

Нужно инициировать перерасчет пособия с комментарием, что сменился расчетный счет. И направить в фонд «Сведения о застрахованном лице» (сообщение 86) с новыми реквизитами. Последующие выплаты будут осуществляться по этим реквизитам.

Вопрос 3. Что нужно отправить в СФР при досрочном выходе сотрудника на работу из отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет?

У работодателя нет обязанности сообщать в фонд о выходе работника из отпуска по уходу до исполнения ребенку 1,5 лет. В этом случае выплата пособия не прекращается. Ничего направлять не надо.

Вопрос 4. Сколько времени занимает регистрация новой организации или ИП в СФР? Есть ли какой-то регламентированный срок? Сейчас после отправки ЕФС-1 о приеме сотрудника приходится ждать какое-то время, пока не произойдет регистрация. В противном случае, при подписке на СЭДО приходит ошибка «Страхователь не найден».

Сроки регистрации регламентированы законами об обязательном страховании. Юридических лиц СФР ставит на учет в течении трех рабочих дней после получения сведений от ФНС о внесении записи в ЕГРЮЛ. ФНС со своей стороны передает сведения не позднее одного дня со дня регистрации юридического лица. ИП ставятся на учет в качестве страхователей в течении трех рабочих дней со дня получения фондом ЕФС-1 с подразделом 1.1 со сведениями о приеме первого работника.

Вопрос 5. Вопрос про единовременное пособие по рождению ребенка. СФР начал в автоматическом режиме формировать реестр для оплаты без направления страхователю запроса о недостающих сведениях (сообщения 100). По каким критериям СФР выделяет случаи для автоматического формирования процесса выплаты? Часто на такие реестры фонд присылает извещения с требованием направить корректировочные данные. Что делать в этом случае?

Как только СФР получает из ЗАГС информацию о регистрации рожденного ребенка, он запускает сбор информации.

Начинает поиск сведений с мамы. Если мама трудоустроена, система проверяет, было ли выплачено пособие по беременности и родам. Если пособие выплачивалось, то из системы берутся сведения о районном коэффициенте и расчетном счете мамы, и, минуя работодателя, запускается проактивный процесс назначения пособия по рождению.

Если пособие по беременности и родам не назначалось или в системе отсутствуют необходимые сведения, то направляется запрос (сообщение 100) работодателю. В ответе на запрос страхователь сообщает районный коэффициент и расчетный счет, и фонд назначает пособие.

Если мама не трудоустроена — проверяется информация о папе. Если у папы есть страхователь (то есть если папа трудоустроен), ему направляется запрос о недостающих сведениях. В ответе на запрос страхователь сообщает районный коэффициент и расчетный счет, и фонд назначает пособие папе.

Если у папы приостановлен трудовой договор в связи с участием в СВО, то в ответ на запрос нужно отправить отказ от выплаты. В этом случае правом на пособие воспользуется мама, обратившись в СФР, либо папа должен обратиться за пособием в Министерство обороны.

На период приостановления трудового договора работник не является застрахованным лицом по обязательному страхованию на случай нетрудоспособности и в связи с материнством.

Если же ни мама, ни папа не трудоустроены, то один из них должен обратиться за назначением пособия лично в клиентскую службу СФР либо через личный кабинет на Госуслугах.

Вопрос 6. Что делать, если в запросе недостающих сведений указаны неверные анкетные данные? Отправлять сведения о застрахованном лице или отказ от оплаты?

В первую очередь проверьте данные в ЭЛН. Если в нем ФИО и дата рождения указаны верно, то в ответ на запрос надо отправить отказ от выплаты с комментарием, что есть ошибка в анкетных данных. Далее направьте в фонд сведения о застрахованном лице (сообщение 86) с верными данными и дождитесь нового запроса.

Если в ЭЛН данные с ошибкой, то в ответ на запрос отправьте отказ и направьте работника в медицинское учреждение для переоформления ЭЛН.

Вопрос 7. ЭЛН оформлен на работника по договору ГПХ. Как правильно отслеживать, было ли достаточно взносов по нему для оплаты первых трех дней нетрудоспособности и отправки по нему ответа с оплатой или с отказом?

В запросе недостающих сведений (сообщение 100) указывают доход за два предшествующих года. Надо от дохода за предшествующий страховому случаю год взять 2,9%. Если полученная сумма не меньше размера стоимости страхового года, то оплатить первые 3 дня и подтвердить оплату фондом, иначе — отправить в ответе отказ от выплаты.

В Свердловской области стоимость 2024 страхового года составляет 7 700,65 руб. (МРОТ × 12 × 2,9% × РК = 19 242 × 12 × 2,9% × 1,15). В запросе СФР указан заработок за 2024 год, равный 270 000 руб. От этого дохода работника 2,9% составляют 7 830,00 руб., что не меньше, чем 7 700,65. Таким образом, занятый по договору ГПХ работник имеет право получать пособия в 2025 году.

Вопрос 8. Правильно ли мы поступаем, отправляя отказ на запрос по сотруднику, уволенному больше 30 дней назад? Что еще надо сделать? А как отвечать, если уже исчерпан лимит по пособиям?

Если к вам поступил запрос на недостающие сведения по работнику, уволенному более 30 дней назад, это значит, что вы не сдали сведения о застрахованном лице (сообщение 86) с признаком увольнения. На запрос надо ответить отказом и отправить сведения о застрахованном лице с признаком увольнения, чтобы впредь запросы не поступали.

Если вы подтвердите выплату по работнику, у которого исчерпан лимит по оплате, то фонд сам откажет в выплате, выявив превышение. Вы можете и сами контролировать лимит оплачиваемых дней и направлять отказы в случае превышения.

Вопрос 9. Что нужно делать, если получили запрос о предоставлении сведений по больничному листу, а в нем в сумме заработка за 2024 год не учтен IV квартал?

Если в запросе указан заработок, отличный от нуля, но он не совпадает с имеющимися у вас данными о заработке работника, то в ответе на запрос вы можете указать свою сумму.

Если же в запросе сумма заработка за год равна нулю, то в этом случае править ее нельзя. Система выдаст ошибку о том, что невозможно редактировать реквизит, с сообщением, что доходы не соответствуют доходам, учтенным в персонифицированном учете. Ответ на запрос отправляйте без исправления суммы. После поступления сведений о заработке на лицевой счет застрахованного лица будет выполнен автоперерасчет и доплата пособия.

Вопрос 10. Нужно ли исправлять при ответе на запрос сведений по БЛ данные о страховом стаже, если они не сходятся с данными, которые есть у работодателя на основании трудовой книжки работника?

Данное поле разрешено для редактирования. На основании данных, которыми вы владеете, можно исправить стаж в ответе на запрос.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Рекомендуем изучить дополнительные материалы от экспертов:

• Как снизить штраф за несвоевременную сдачу ЕФС‑1?
• Нужно ли подавать ЕФС‑1 при продлении отпуска по беременности и родам?
• Как подать ЕФС‑1, если срочный трудовой договор стал бессрочным?