Сведения о среднесписочной численности в 2024 году

В статье рассмотрим порядок расчета среднесписочной численности работников, а также расскажем, где ее нужно указывать.

Елизавета Кобрина Эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Раньше все организации и ИП с работниками сообщали в ФНС о том, сколько человек у них работает. Для этого была утверждена специальная форма КНД 1110018 «Сведения о среднесписочной численности работников».

Начиная с отчета за 2020 год, отправлять сведения о среднесписочной численности отдельной формой больше не нужно. Уже по итогам 2020 года эти данные вошли в состав расчета по страховым взносам и стали подаваться ежеквартально. Такой же порядок сохранится и в 2024 году.

В 2022 году среднесписочная численность также указывалась в 4-ФСС, а с 2023 года она переехала в раздел 2 формы ЕФС-1, который заменил прежний отчет по взносам на травматизм.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Сроки представления отчетности по среднесписочной численности

РСВ со сведениями о среднесписочной численности в 2024 году представляется в следующие сроки:

• за 2023 год — 25 января 2024 года;

• за I квартал 2024 года — 25 апреля 2024 года;

• за первое полугодие 2024 года — 25 июля 2024 года;

• за 9 месяцев 2024 года — 25 октября 2024 года;

• за 2024 год — 27 января 2025 года (перенос, 25.01.2025 — суббота).

Если опоздать или не сдать расчет, ФНС наложит штраф в размере 5% от неуплаченной в срок суммы за каждый месяц просрочки. Общая величина штрафа не может быть меньше 1 000 рублей и больше 30% от суммы неуплаченных вовремя взносов. Кроме того, за задержку РСВ на 20 рабочих дней налоговая может заблокировать расчетный счет.

Показатель «среднесписочная численность» в РСВ должны отражать и вновь созданные организации, и предприниматели с работниками. ИП без работников не сдают «зарплатные» отчеты, в том числе и расчет по страховым взносам.

Сведения о взносах на травматизм в 2024 году предоставляют в СФР в составе формы ЕФС-1 — в разделе 2 отчета. Эту часть ЕФС-1 надо подавать ежеквартально до 25 числа месяца, следующего за отчетным периодом. Отчитываются абсолютно все организации и ИП с работниками. ИП без работников эту форму также не сдают.

Порядок расчета среднесписочной численности

Чтобы посчитать среднесписочную численность (ССЧ) в 2024 году, воспользуйтесь указаниями по заполнению формы № П-4, утвержденными приказом Росстата от 22.12.2023 № 678. Кроме того, для расчета ССЧ применяются и Указания из приказа Росстата от 30.11.2022 № 872 (далее — Указания).

При расчете действуйте в соответствии со следующим алгоритмом.

Этап № 1. Рассчитайте среднесписочную численность (ССЧ) в каждом месяце.

Для этого вычислите, сколько работников числилось за каждый календарный день месяца, включая праздники и выходные, сложите полученные цифры и разделите на число календарных дней в месяце. В выходные и праздники количество сотрудников принимается равным тому, сколько их было в предыдущий рабочий день. Но если сотрудник уволился в пятницу, с субботы его учитывать не нужно.

В расчет берутся все работники на трудовом договоре, в том числе нетрудоспособные из-за болезни, командированные и прочие лица, перечисленные в п. 75 Указаний. Есть и те категории лиц, которые не участвуют в расчете численности, например, исполнители по договорам ГПХ, внешние совместители, сотрудники, переведенные на работу в другую организацию, собственники без зарплаты — полный список дан в п. 76 Указаний.

Кроме того, в среднесписочную численность не включаются:

• женщины в отпусках по беременности и родам и другие лица в отпусках по усыновлению, уходу за ребенком (п. 77.1 Указаний);

• работники, обучающиеся в образовательных организациях или сдающие вступительные экзамены, которые взяли дополнительный отпуск без сохранения зарплаты.

Об особенностях учета мобилизованных читайте в статье «Входят ли мобилизованные сотрудники в среднесписочную численность?».

Например, у ИП в феврале 2024 года трудилось семь человек. Шестеро отработали все 29 дней, седьмой лишь 18 дней, так как был принят на работу 12.02.2024. Среднесписочная численность работников в феврале составит:
(6 × 29) + (1 × 18) = 192 / 29 = 6,62 (округлять не нужно).

Этап № 2. Рассчитайте ССЧ тех, кто работал неполный рабочий день.

Сотрудники с неполным рабочим временем учитываются пропорционально отработанному времени исходя из продолжительности рабочего времени, установленной трудовым договором, штатным расписанием.

Это не касается работников младше 18 лет, вредников, кормящих женщин и других сотрудников, которым сокращенное рабочее время установлено по закону — они учитываются как целые единицы. То же самое относится к лицам, которые работали неполное время по инициативе работодателя.

Расчет производится в таком порядке:

1. Считаем, как учитывается не полностью занятый работник в одном рабочем дне: делим количество часов в день на нормальную продолжительность рабочего дня.

2. Находим количество полностью отработанных дней: умножаем предыдущий показатель на количество рабочих дней по календарю в месяце.

3. Определяем среднюю численность не полностью занятых: делим отработанные дни на число рабочих дней по календарю в месяце.

Важно! За дни болезни, отпуска, неявок (приходящиеся на рабочие дни по календарю) в число отработанных человеко-часов условно включаются часы по предыдущему рабочему дню.

Например, в ООО «Кот» установлена продолжительность рабочего дня 8 часов. В ноябре был задействован сотрудник на 3 часа работы в течение 11 рабочих дней. Таким образом, всего сотрудник отработал в ноябре 33 часа (11 × 3).

1. Как учитывается сотрудник за один день = 3 часа в день / 8 рабочих часов стандартно = 0,375 человека;

2. Общее количество отработанных человекодней = 0,375 человека × 11 рабочих дней = 4,13.

3. Месячная ССЧ сотрудников, занятых неполный рабочий день = 4,13 человекодня / 21 рабочий день в ноябре = 0,2 человека.

Этап № 3. Рассчитайте ССЧ за отчетный период.

На данном этапе нужно сложить все показатели, полученные на первом и втором этапах. Полученную сумму разделить на количество месяцев в отчетном периоде: 3 месяца для квартала, 6 — для полугодия, 9 — для 9 месяцев и 12 — для года.

Представим, что у ООО «Санта» среднесписочная численность работников по месяцам 2024 года следующая:

• январь-апрель — по 15 человек;

• май — 14 человек;

• июнь-июль — 15 человек;

• август-декабрь — 18 человек.

Всего — 15 × 4 + 14 + 15 × 2 + 18 × 5 = 194 человека.

Среднесписочная численность за год составила 194 / 12 = 16,16 человек. Ее нужно округлить до целого — 16 человек.

Если организация работала неполный месяц, среднесписочная численность определяется путем деления суммы численности работников списочного состава за все дни работы в отчетном месяце, включая выходные и праздники, на общее число дней в отчетном месяце. Если отработан неполный квартал, то ССЧ определяется путем суммирования ССЧ за все месяцы работы в отчетном квартале и деления суммы на 3. Для неполного года (сезонный характер или создание после января) сумма делится на 12.

Особенности отражения среднесписочной численности в отчетности

В расчете по страховым взносам в поле «Среднесписочная численность (чел.)» на титульном листе укажите сведения о ССЧ. Если у вашей организации есть обособленные подразделения, их тоже нужно учесть, формируя расчет по месту нахождения головной организации. При этом в РСВ по обособленному подразделению это поле не заполняется.

В разделе 2 формы ЕФС-1 среднесписочная численность указывается в поле «Среднесписочная численность работников». Она рассчитывается за период с начала года и округляется до целого.