Электронная подпись и МЧД в 2025 году: изменения и возможности

Действие сертификатов сотрудников юрлица закончилось 1 сентября 2024 года. Сейчас можно работать только по новым правилам — с сертификатом физлица и машиночитаемой доверенностью (МЧД). Рассказываем об актуальных правилах подробнее.

Вячеслав Гулин Эксперт продукта Контур.Экстерн

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Законодательное регулирование электронной подписи

Использование электронных подписей регулирует Федеральный закон от 06.04.2011№ 63-ФЗ. Все изменения в работе с ЭП обусловлены изменением 63-ФЗ. По новым правилам:

• Сертификаты руководителям компаний и индивидуальным предпринимателям выдают удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица.

• Сотрудники компаний подписывают документы для контролирующих органов сертификатами физических лиц.

• Для подписания рабочих документов применяются машиночитаемые доверенности.

• Сертификаты юрлиц, выданные сотрудникам, будут действовать до 31.08.2024. После этой даты подписанные ими документы не будут иметь юридической силы. В обязательном порядке понадобится сертификат физлица в паре с МЧД.

• С 1 сентября 2023 сотрудник может получить только сертификат физлица.

Чтобы подписывать документы от имени организации, работникам понадобится сертификат физического лица и машиночитаемая доверенность от руководителя.

Сертификаты физических лиц отличаются от сертификатов сотрудников тем, что там нет никаких сведений об организации. В личном сертификате приводятся только данные физического лица, что позволяет владельцу пользоваться одним сертификатом сразу в нескольких организациях. Если сотрудник решит уволиться, то при увольнении он заберет свой сертификат физлица, организация не имеет права отозвать его.

У нас есть полезное короткое видео — за 2 минуты рассказываем и показываем, как работает раздел «Доверенности» в Экстерне.

Как продлить сертификат сотрудника и физлица

Если отчетность сдают от имени уполномоченного лица, документ подписывают сертификатом ответственного представителя. Таким представителем может быть не только сотрудник организации, но и привлеченный специалист. В сертификате сотрудника указывают данные организации и владельца-физлица.

Обратите внимание, что для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата физического лица. Выпускать для каждой компании свой сертификат не нужно, это только создаст путаницу в момент подписания и расшифровки отчетности, ведь сертификаты будут отличаться друг от друга только датой выпуска. Главное, чтобы директор каждой организации оформил на имя сотрудника машиночитаемую доверенность.

Руководитель может подписать отчет дистанционно

Бухгалтер прямо из Экстерна отправляет отчет на подпись. Руководитель заходит в ограниченную версию Экстерна и подписывает отчет своим сертификатом.

Подключить

Как работать с сертификатами в Экстерне

Разбираемся в актуальных правилах работы с сертификатами в Экстерне.

Вход в Экстерн с действующим сертификатом

В сертификате физического лица нет данных об организации, ИНН и КПП, поэтому автоматическая привязка сертификата для входа в Экстерн может не сработать. На такой случай мы рекомендуем настроить альтернативный способ входа, чтобы не потерять доступ к сервису.

В систему можно войти как по сертификату электронной подписи, так и дополнительным способом:

• по почте — связка логин/пароль;

• по номеру телефона;

• по ссылке, которая придет на адрес электронной почты.

Дополнительный способ входа нужен и для того, чтобы заходить в систему с любого компьютера, даже если на ПК нет вашего сертификата, а также для доступа к мобильному приложению Экстерна.

Уведомление о настройке входа по логину и паролю

Если у вас не заданы альтернативные способы входа в Экстерн, система будет об этом напоминать. К примеру, при авторизации сервис предложит привязать почту для входа.

Настройка дополнительного способа входа

Чтобы настроить дополнительный способ входа, кликните на ФИО пользователя прямо в Экстерне. В открывшемся личном кабинете можно указать или поменять почту, телефон, дополнительные сертификаты для входа.

Если же вам нужно что-то поменять, к примеру, у вас указана неактуальная почта, пароль от которой вы не помните, обратитесь в техподдержку. У Контура есть специальные бланки для таких обращений. Подайте запрос через чат или центр помощи. В чате вышлют бланк, который нужно заполнить и подписать у руководителя. После этого вам изменят основные реквизиты.

Вход в Экстерн с сертификатом физлица

При попытке войти по сертификату физлица мы подскажем, что нужно сделать. Достаточно следовать всем инструкциям, и вы сможете привязать сертификаты к учетной записи.

Например, вы выбираете сертификат и вас спрашивают, ваша ли это учетная запись. Доступ к учетной записи надо подтвердить кодом из электронной почты — так в Контуре будут уверены, что вы действительно имеете доступ в эту учетную запись.

Нужно привязать электронную почту заранее.

Если же почта не привязана, а новый сертификат принадлежит не руководителю, а сотруднику, ничего страшного. Обратитесь в техподдержку, запросите бланк, заполните, подпишите подписью руководителя организации и отправьте его. Так вы подтвердите, что действительно имеете право доступа к учетной записи организации по сертификату физлица.

Настройки подписания при переходе на новый сертификат

После установки сертификата надо настроить подписание. При входе сервис предложит обновить настройки подписания отчетности на новый сертификат. Если пользователь откажется это делать при входе в систему, то потом можно сделать это в «Реквизитах и настройках» организации в Экстерне.

Вы можете изменить настройки подписания в «Реквизитах плательщика». В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать руководителя или любого сотрудника организации. Если выберете сотрудника, Экстерн дополнительно предложит оформить на него доверенность.

У обслуживающих бухгалтерий в разделе «Организации» отображается весь список организаций. Из списка организаций можно перейти в «Реквизиты плательщика» каждого из клиентов. В графе «Кто подписывает отчеты» можно выбрать сотрудника обслуживающей организации. При выборе любого лица, кроме руководителя, система предложит оформить доверенность — бумажную или электронную.

Что нужно знать о машиночитаемой доверенности

Учитывайте ряд особенностей при работе с МЧД:

• Электронную доверенность оформляют перед отправкой документов в контролирующие органы. Электронную доверенность отправляют только один раз — до начала сдачи отчетности. Сначала нужно подготовить и отправить доверенность, дождаться, что ее примут, и только потом передавать отчет в ФНС, СФР и другие контролирующие органы. Придерживайтесь этих правил, даже если отчитываетесь в последний день сдачи отчета.

• МЧД подписывается квалифицированной электронной подписью руководителя или законного представителя. Лучше оформить доверенность на большой срок. Срок действия сертификата руководителя никак не влияет на срок действия МЧД.

• Руководитель или законный представитель могут отозвать МЧД. Чтобы отозвать машиночитаемую доверенность, нужно оформить отдельный документ на отзыв и подписать его сертификатом руководителя. Машиночитаемая доверенность для СФР перестанет действовать после того, как фонд примет отзыв. В отзыве МЧД для ФНС указана дата отзыва, доверенность будет действовать до этой даты.

Машиночитаемая доверенность нужна для сдачи отчетов в контролирующие органы. Работать с МЧД довольно просто и удобно, но есть и нюансы. До сих пор нет единого формата и порядка работы с электронной доверенностью. У каждого ведомства — свои правила и формы МЧД.

Машиночитаемая доверенность для ФНС

В 2025 году ФНС внесла много изменения в работу с МЧД. Ранее налоговая использовала несколько форматов — 5.01 и 5.02 с функцией передоверия, но с 28 февраля 2025 года МЧД версии 5.01 налоговая больше не принимает. Тем не менее, если у вас МЧД только такого типа, она будет действовать до конца своего срока. Есть нюанс: передоверие будет работать только если изначальная доверенность тоже была отправлена в формате 5.02. 

Сейчас же в налоговую можно отправить МЧД только в одном формате — 5.03, поскольку с 10.01.2025 формат 5.02 был полностью заменен на 5.03. Все отправленные МЧД версии 5.02 также продолжат свое действие до конца своего срока действия.

1 сентября 2024 года в паре с сертификатом физического лица необходима строго машиночитаемая доверенность. Если же документы подписаны сертификатом руководителя и при этом есть оформленные бумажные доверенности на сотрудников, то они имеют законную силу.

Электронная доверенность формируется прямо в Экстерне. Читайте инструкцию.

Машиночитаемая доверенность для СФР

В СФР тоже есть машиночитаемая доверенность, которая раньше была машиночитаемой доверенностью ФСС для социального электронного документооборота (СЭДО) — подробнее о том, как ее создать или добавить в Экстерн, читайте в инструкции. МЧД СФР нужна для социального электронного документооборота (проактивные выплаты).

Для остальной отчетности в СФР, включая ЕФС-1, нужно оформить уведомление о предоставлении полномочий уполномоченному представителю — УПУП. Перед этим организация должна подключиться к ЭДО СФР, отправив заявление о подключении к ЭДО — ЗПЭД. Обе формы должны быть подписаны сертификатом руководителя. Если руководителя рядом нет, вы можете передать формы на подписание дистанционно.

СФР планирует полностью отказаться от УПУП в пользу МЧД СФР. Переход планируется во втором квартале 2025 года, но это примерные сроки, поэтому дата может измениться. Подробнее писали здесь.

Машиночитаемая доверенность для Росстата

Согласно информации с сайта Росстата, обязательное предоставление МЧД с отчетностью было запланировано с 01.03.2025. Однако позже ведомство приняло решение перенести этот срок на 01.05.2025.

Росстат будет использовать МЧД формата 003 с полномочиями ROSSTAT_STAT_001. Однако иностранные организации не могут работать по такому формату — это ограничение самого формата. Возможно, таким юрлицам придется оформлять доверенность по-другому, но пока что Росстат не дал никаких комментариев, как именно это будет выглядеть.

В Экстерне уже можно заполнить МЧД, но с некоторыми ограничениями: например, нельзя подписать доверенность дистанционно или сформировать несколько черновиков. Для подключения и отправки доверенности обратитесь в нашу техподдержку.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Возможности электронной доверенности в Экстерне

Пользователи активно оформляют в Экстерне электронные доверенности для ФНС и СФР. Принцип одинаков для всех контролирующих органов.

Также в сервисе есть раздел «Доверенности» — в нем содержится список электронных доверенностей ФНС и СФР по всем организациям. Смотрите короткое видео — в нем за 3 минуты рассказываем и показываем, кому доступен и чем полезен этот раздел.

Оформление МЧД для ФНС

Чтобы оформить машиночитаемую доверенность для ФНС в Экстерне, перейдите в раздел «Реквизиты» и следуйте инструкции.

После того, как в ФНС примут доверенность, вы увидите у нее статус «Принято» и срок действия. Теперь можно подписывать документы для налоговой своим сертификатом, данные которого соответствуют тем, что указаны в машиночитаемой доверенности.

Как оформить МЧД ФНС в новом формате через Экстерн, читайте в статье.

Машиночитаемая доверенность СФР для СЭДО

Для СФР можно подготовить и бумажную, и электронную доверенность. Бумажная доверенность подгружается на портал Соцфонда. Электронную доверенность можно сформировать в программном обеспечении, которое предоставляет СФР, или же заполнить и отправить МЧД через Экстерн.

Передоверие МЧД

Передоверие — это процесс, при котором руководитель организации передает полномочия на выдачу доверенностей другому сотруднику. Например, директор выдает доверенность главному бухгалтеру, чтобы тот мог выдать доверенности сотрудникам бухгалтерии. 

Чтобы оформить доверенность с правом передоверия, сначала нужно создать доверенность на представителя юридического лица — другое юридическое лицо. Если представитель — физическое лицо, то оформить передоверие не получится. Документ потребуется заверить у нотариуса, но нотариат пока работает не со всеми форматами доверенностей. 

Для машиночитаемой доверенности СФР уже можно оформить передоверие.

Читайте также:

• Как оформить МЧД СФР с правом передоверия в Экстерне
• С 1 марта ФНС отменит бумажные доверенности для ряда налогоплательщиков и введет МЧД с передоверием, но она подойдет не всем

Отзыв МЧД

Отзыв — это такой же документ, как и оформление машиночитаемой доверенности. Информация об МЧД будет сохраняться в ФНС и СФР, пока доверенность не отзовут.

Обычно МЧД отзывают, когда сотрудник покидает организацию. А если учетом и отчетностью занимается обслуживающая бухгалтерия, где много бухгалтеров и у каждого свой сертификат и своя МЧД, надо обязательно отозвать доверенность уволенного сотрудника. Особенно если он работает на разные организации и подписывает все одним сертификатом.

Для отзыва МЧД в Контуре нажмите на кнопку «Отозвать» рядом с доверенностью. В отзыве указывают причину отмены и период, с которого перестает действовать доверенность. После заполнения нужно нажать кнопку «Подписать и отправить».

Отзыв доверенности тоже подписывают электронной подписью руководителя. Отзыв МЧД с правом передоверия может подписать не только руководитель, но и сотрудник, который указан доверителем в доверенности.

Читайте также:

• Как не пропустить смену сертификата в Экстерне: советы экспертов
• Надо ли заново оформлять МЧД, если меняется сертификат?
• Как открыть отчет, если он зашифрован на другой сертификат?
• Как работать с электронными доверенностями в кадровом ЭДО

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно