Как работать с электронными доверенностями в кадровом ЭДО

Машиночитаемая доверенность (МЧД) с 1 сентября 2024 года станет обязательной для подписания ряда электронных кадровых документов. В некоторых случаях на МЧД необходимо перейти уже сейчас. Рассказываем, как работать с электронными доверенностями в кадровом электронном документообороте (КЭДО).

Как применять МЧД в кадровом ЭДО

МЧД — это электронный вариант бумажной доверенности в XML-формате. Она оформляется в соответствии с определенными требованиями, которые устанавливает приказ Минцифры от 18 августа 2021 года № 857.

МЧД применяется в электронном документообороте (ЭДО), когда работник — физическое лицо (ФЛ) — уполномочен подписывать документы компании. Доверенность подписывает руководитель. Он же определяет полномочия и ограничения, которыми МЧД наделит сотрудника. МЧД требуется только для тех документов, которые по закону подписываются именно КЭП.

Применение МЧД должно было стать обязательным уже в 2023 году, однако затем срок перехода был продлен до 1 сентября 2024 года. На этот период возможность подписать документы компании квалифицированной электронной подписью (КЭП) остается у:

• Должностных лиц с правом действовать без доверенности.

• Сотрудников, которые выпустили новый сертификат КЭП для юридического лица (ЮЛ) до 1 сентября 2023 года. Больше такой возможности нет. Эти сертификаты действуют либо до истечения своего срока, либо до 31 августа 2024 года.

С 1 сентября 2024 года для того, чтобы подписать документы компании, уполномоченным лицам понадобится сертификат КЭП физлица в паре с МЧД. В подписи отразятся данные о физическом лице, а в МЧД — об его полномочиях на подписание электронных документов от юрлица.

Опробовать такой сценарий работы и перейти на МЧД лучше сейчас, чтобы отладить процессы. Сделать это можно, например, в Контур.КЭДО — этот сервис позволяет вести удобный обмен электронными документами между работодателем и сотрудниками.

Пока нормативные акты не предусматривают наказания за неприменение МЧД. Но документы, подписанные КЭП физлица без доверенности, не получат юридическую силу, а значит не будут признаваться действительными при трудовых спорах.

Как создать и зарегистрировать МЧД

Машиночитаемую доверенность, как правило, создает руководитель компании по следующей схеме:

Почти по тому же сценарию создать доверенность и направить ее на подпись директору может сотрудник без права подписи.

Опция оформления МЧД существует на разных платформах:

Сервис Контур.Доверенность

Сервис упрощает работу с МЧД на всех этапах: оформления, подписания, добавления в реестр, отслеживания статуса и срока действия, отзыва. Доверенность можно использовать после того, как руководитель компании подпишет ее. Сервис интегрирован с Контур.КЭДО — при переходе компании на электронный кадровый документооборот эксперты Контура помогут со списком документов, нормативной базой, обучением сотрудников, электронными подписями и доверенностями.

Портал ФНС

На сайте распределенного реестра ФНС России можно сформировать и зарегистрировать МЧД, но для подписания потребуется сторонний ресурс — например, Контур.Крипто. 

Такую МЧД можно зарегистрировать в едином реестре доверенностей через систему Контур.КЭДО. Для этого достаточно загрузить в сервис доверенность в формате XML и файл c подписью доверителя. Либо, если МЧД уже зарегистрирована в реестре ФНС, ее получится найти и добавить в систему КЭДО с помощью регистрационного номера.

Госуслуги

На портале государственных услуг можно пройти все этапы создания МЧД. Инструкция по оформлению есть на сайте госплатформы.

Собственная информационная система компании

Создать МЧД можно и в собственной информационной системе компании. Механизм действий в таком случае зависит от разработчика решения.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как работать с МЧД в сервисе кадрового ЭДО

Машиночитаемая доверенность прикладывается к документам в КЭДО не каждый раз. Ее использование определяется двумя условиями, которые должны быть выполнены одновременно:

1. В маршруте ЭДО указан признак обязательности МЧД.

2. Для подписания используется КЭП физлица или другой организации с иным ИНН.

В Контур.КЭДО свои доверенности могут сохранить все обладающие ими сотрудники. При этом добавлять МЧД в систему КЭДО заблаговременно не требуется. Такая возможность появляется в момент подписания документа. Рассмотрим процесс детальнее.

Как добавить МЧД в КЭДО

Если МЧД оформлена в Контур.Доверенности, она сразу отобразится в Контур.КЭДО.

Если МЧД создана на другом ресурсе и зарегистрирована в реестре доверенностей, найдите ее в системе по регистрационному уникальному номеру и нажмите «Добавить».

Сервис найдет МЧД в реестре ФНС и предложит выбрать ее.

Как зарегистрировать новую МЧД

Если МЧД еще не внесена в реестр ФНС, в сервис можно добавить оформленный документ и отправить его в ведомство. Для этого на этапе подписания загрузите XML-файл и открепленную КЭП руководителя в формате SIG и нажмите «Добавить».

Как только в ФНС обработают и одобрят МЧД, она отобразится в списке при отправке документа в КЭДО.

Как подписать кадровый документ с МЧД

Подписание кадрового документа с доверенностью в Контур.КЭДО проходит в несколько шагов:

• Если маршрут документа предполагает непременное добавление МЧД, выберите из списка сертификат КЭП. При использовании других подписей доверенность не добавляется.
  

  

• Если МЧД необязательна, но вы хотите приложить ее, отметьте поле «С выбором МЧД».
  

  

• Выберите из предложенного сервисом списка электронную доверенность.

После подписания документа сервис уведомит о том, что подпись проверяется. 

Как только подпись пройдет проверку и документооборот будет завершен, на электронном документе будет проставлен синий штамп. На нем в том числе будут указаны сведения о МЧД.

Данные также сохранятся в XML-описании документа и в архиве документооборота.

Если у вас есть вопросы по использованию МЧД в кадровом ЭДО, пишите в комментариях.