Как быть, если документы на командировки поступают бухгалтеру после командировок?

15 декабря 2023 Вопрос

Веду учет компании удаленно. Компания отправляет сотрудников в командировки, билеты и все расходы мне передают уже после возвращения из нее. Как в таком случае выплачивать командировочные? И можно ли их принять в расходы?

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Ответ эксперта

В этой ситуации командировочные надо начислить и выплатить по факту получения документов о командировке. Несвоевременное начисление и выплата командировочных не мешает учесть такие расходы для целей налога на прибыль, но может привести к штрафам.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Работнику при направлении в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства — суточные (п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, начисление и выплата командировочных после окончания командировки является нарушением трудового законодательства, которое, однако, не влияет на налог на прибыль. Для целей налога на прибыль командировочные расходы, включая суточные, учитываются на дату утверждения авансового отчета командированного работника (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Рекомендуем проинформировать компанию, что несвоевременное начисление и выплата командировочных расходов — не до начала командировки, а после ее окончания — может привести к налоговому (ст. 120 НК РФ) или административному штрафу (ч. 6 ст. 27 КоАП РФ), а также взысканию командированным работником процентов по ст. 236 ТК РФ.