Зачем организациям и ИП вести книгу учета доходов и расходов на УСН

Книга учета доходов и расходов (КУДиР) — это документ, в котором фиксируют все финансовые операции бизнеса, работающего на упрощенной системе налогообложения. Рассказываем, зачем ИП и ООО вести КУДиР и как это сделать.

Когда ИП и ООО на УСН обязаны вести КУДиР

Все плательщики на УСН должны вести книгу учета доходов и расходов. При этом не важно, какой объект налогообложения применяется — «Доходы» или «Доходы минус расходы» (ст. 346.24 НК). Даже если у налогоплательщика нет доходов, вести КУДиР он все равно обязан.

Предоставлять книгу в налоговую не нужно, но ее могут потребовать при наличии основания для этого (ст. 88 НК).

Как вести книгу учета доходов и расходов

Форма книги учета доходов и расходов и порядок ее заполнения приведены в приложениях № 2, № 5 к Приказу ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@. Способ заполнения зависит от выбранного объекта — «Доходы» или «Доходы минус расходы».

КУДиР можно вести двумя способами — в электронном виде или на бумаге (п. 3 Приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@). Бумажную книгу нужно прошнуровать и пронумеровать. Это можно сделать в конце года, когда будут отражены все данные. На последней странице указывают общее количество листов, заверяют подписью и печатью, если она применяется (п. 3 Приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@). Электронную книгу оформляют так же как и бумажную.

На каждый календарный год заводят новую КУДиР.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Как заполнять книгу учета доходов и расходов

Рассмотрим основные аспекты заполнения КУДиР.

Как отражать доходы

Доходы бизнеса от предпринимательской деятельности на УСН отражают в разделе 1 (п. 7–17 Приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@).

В графе 1 указывают порядковый номер отражаемой операции. Нумерация по всем таблицам раздела за весь год должна быть сквозная, так как налоговая база по УСН за год рассчитывается нарастающим итогом (п. 5 ст. 346.18 НК).

В графе 2 указывают номер и дату первичного документа, который подтверждает операцию. Например, платежное поручение или кассовый чек (письмо Минфина от 06.12.2016 № 03-11-06/2/72657).

В графе 3 прописывают наименование операции, по которой получен доход.

В графе 4 отражают сумму полученного облагаемого дохода. Также в этой графе со знаком минус показывают возврат покупателю оплаты или аванса (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

Как учесть доход в натуральной форме

Налогоплательщики на УСН при получении неденежной выгоды обязаны признавать такие поступления доходом в натуральной форме. Например, к ним относят переданные безвозмездно или в качестве оплаты товары, работы, услуги, имущественные права.

Доходы, полученные в натуральной форме, также включают в состав доходов и учитывают при определении налоговой базы по УСН (письма Минфина от 20.07.2022 № 03-11-11/69859, от 25.07.2022 № 03-11-11/71517). Учитывают такой доход по рыночным ценам, определяемым с учетом положений ст. 105.3 НК (письмо Минфина от 01.10.2018 № 03-12-11/1/70301).

Дальше доходы в натуральной форме отражают в КУДиР так же, как и доходы, полученные в денежной форме.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Как отражать расходы

Расходы ООО или ИП от предпринимательской деятельности на УСН отражаются в разделе 1 (п. 7–17 Приказа ФНС от 07.11.2023 № ЕА-7-3/816@).

В графе 1 указывают порядковый номер операции. Нумерация по всем таблицам раздела, за весь год должна быть сквозная, так как налоговая база по УСН за год рассчитывается нарастающим итогом (п. 5 ст. 346.18 НК).

В графе 2 указывают номер и дату первичного документа, который подтверждает операцию. Например, платежное поручение или кассовый чек.

В графе 3 показывают содержание операции, по которой признаны расходы.

В графе 5 прописывают сумму затрат, которые учтены в расходах по УСН согласно п. 1 ст. 346.16 НК.

Частые ошибки при заполнении книги учета доходов и расходов

Самая частая ошибка — завышение суммы расходов. Происходит это по причине включения в расходы трат, не перечисленных в п. 1 ст. 346.16 НК.

Вторая по распространенности ошибка — занижение суммы доходов, например, из-за невключения в налоговую базу неденежных доходов.

В ст. 54 НК обозначены варианты исправления ошибок прошлых лет. Надо решить, как исправить ошибку: в периоде совершения или в периоде обнаружения.

Сколько лет хранить книгу учета доходов и расходов

КУДиР хранят 5 лет с момента ее оформления: в ней содержатся данные налогового учета, необходимые для исчисления и уплаты налога при УСН (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК). Если налогоплательщик на УСН принял решение об учете убытков, то хранить КУДиР придется за все соответствующие налоговые периоды.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Штрафы за отсутствие книги учета доходов и расходов

Предприниматели и организации на УСН обязаны вести учет доходов и расходов для целей налогообложения в книге учета доходов и расходов (ст. 346.24 НК). Виды налоговых нарушений и ответственность за их совершение регламентированы главой 16 НК РФ.

Например, если у организации или индивидуального предпринимателя на УСН нет КУДиР или есть, но с ошибками — это грозит штрафом за грубое нарушение правил учета или за неуплату налога, если выявят недоимку (ст. 120 НК РФ). Штраф за грубое нарушение правил учета — от 10 до 30 тыс. рублей. Штраф за неуплату налога из-за ошибки в начислении — 20% от неуплаченной суммы.

Что делать, если ФНС просит КУДиР, а ее нет

Иногда в ходе камеральной проверки декларации по УСН налоговая инспекция запрашивает КУДиР. В таких случаях важно понять, имеет ли ФНС право требовать этот документ. Перечень случаев истребования документов именно при камеральной проверке строго ограничен. Ситуации истребования документов в связи с проверкой первичной декларации по УСН в этом перечне нет (ст. 88 НК РФ).

ИФНС вправе запросить пояснения или потребовать внести исправления, если по результатам проверки выявлены ошибки или противоречия между сведениями в декларации и данным инспекции, либо если представлена убыточная декларация.

Если налогоплательщик получил от налоговой требования о представлении пояснений или внесения исправлений, он не обязан представлять какие-либо документы, в том числе КУДиР.

ИФНС может запросить у бизнеса документы, если после истечения двух лет с установленного срока подачи декларации была представлена уточненка, и в ней уменьшили сумму налога, подлежащую уплате в бюджет (по сравнению с предыдущей декларацией) или увеличили сумму убытка, заявленного ранее (п. 8.3 ст. 88 НК РФ).

Если КУДиР все-таки необходимо представить на законных основаниях, а ее нет, то придется подготовить документ или уплатить штраф за то, что книги нет.

Главное о том, зачем вести КУДиР на УСН

Все налогоплательщики на УСН обязаны вести КУДиР независимо от выбранного объекта налогообложения.

Книгу можно вести как в электронном, так и в бумажном виде. Для бумажной версии требуется прошивка и нумерация страниц. На каждый год заводится новая книга.

Доходы и расходы отражаются в соответствии с установленными правилами, включая доходы в натуральной форме, которые учитываются по рыночным ценам.

Книгу необходимо хранить в течение пяти лет с момента ее оформления. За отсутствие КУДиР или ошибки в ней предусмотрены штрафы. Например, штраф за грубое нарушение правил учета составляет от 10 до 30 тысяч рублей.

Если налоговая запрашивает КУДиР, а ее нет, придется или подготовить и представить необходимый документ, или уплатить штраф за ее отсутствие.

Читайте также:

• Какие проводки используются в бухгалтерском учете
• Какие проводки использовать для отражения поступления материалов
• Чем бухгалтерский учет отличается от налогового

Алена Рогова
Автор статьи

У вас возникали сложности с ведением КУДиР? Поделитесь опытом в комментариях.