Как подписывать электронные бухгалтерские и кадровые документы: правила и нюансы

Подписывать документы онлайн быстрее и проще, чем на бумаге: для этого не нужно их печатать, искать сотрудника по офису для подписания или тратить время на оформление доставки в случае с удаленщиками. В новом материале рассказываем, как устроен процесс подписания электронных бухгалтерских и кадровых документов в системе кадрового электронного документооборота (КЭДО) и в чем его особенности.

Елена Кулакова Эксперт по страховым взносам и персучету

В этой статье:

Какие подписи использовать для электронных документов
В каких случаях при подписании нужна электронная доверенность
Подписание электронных документов задним числом

Какие подписи использовать для электронных документов

Для онлайн-обмена внутренними (кадровыми и бухгалтерскими) документами с сотрудниками законодательство разрешает использовать системы КЭДО — госплатформу «Работа в России» или коммерческие решения на выбор компании (ст. 22.1–22.3 ТК РФ).

Такие системы позволяют перевести все этапы работы с документом в электронный вид: от его создания до подписания всеми сторонами. Например, в сервисе Контур.КЭДО работа выстроена так:

Бухгалтер готовит электронный документ и отправляет его сотруднику в системе.
Работник получает уведомление о новом документе по электронной почте или в смс, затем переходит к нему в сервисе и подписывает онлайн.
Бухгалтер получает уведомление о том, что документ подписан.
Если в цепочке подписания больше нет других участников, например, руководителя работника или кадрового специалиста, то после подписания сотрудником процесс будет завершен. Теперь электронный документ хранится в системе, и его в любой момент можно выгрузить.

Для того, чтобы электронные документы были юридически значимы, в том числе для контролирующих органов и судов, их подписывают с помощью электронных подписей (ЭП). Виды ЭП определяет Федеральный закон от 06.06.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Для документооборота с сотрудниками внутри компании и подписания кадровых и бухгалтерских документов используют простую (ПЭП), неквалифицированную (НЭП) и квалифицированную (КЭП) подписи.

Какую именно электронную подпись использовать, зависит от типа документа и того, кто из сотрудников его подписывает. Подробнее разберем в таблице.

Вид подписи	Кто использует	В каком случае
КЭП	Руководитель	Для подписания: трудовых договоров; договоров о материальной ответственности; ученических договоров; договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; документов, вносящих изменения в договоры.
КЭП	Бухгалтер, кадровик	Для подписания всех кадровых и бухгалтерских документов и сдачи отчетности в ПФР, СФР и Росстат.
КЭП или НЭП	Сотрудник	Для подписания: трудовых договоров; договоров о материальной ответственности; ученических договоров; договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы; документов, вносящих изменения в договоры; согласия на перевод; заявления об увольнении и отзыве заявления об увольнении; ознакомления с уведомлением об изменении условий трудового договора; ознакомления с приказом о применении дисциплинарного взыскания.
ПЭП	Сотрудник	Для всех остальных документов, кроме тех, что указаны выше. Например: для табеля учета рабочего времени, акта приема-передачи средств, авансового отчета, акта инвентаризации, графика отпусков и других.

О том, какие бухгалтерские и внутренние документы можно подписывать онлайн с помощью КЭДО, читайте в статье.

Протестируйте все возможности сервиса Контур.КЭДО для обмена бухгалтерскими и кадровыми документами онлайн

Попробовать бесплатно

Реклама 16+.

В каких случаях при подписании нужна электронная доверенность

Машиночитаемая доверенность (МЧД) — аналог бумажной доверенности, которая наделяет должностное лицо компании правом подписывать документы от лица руководителя. В ЭДО этот документ работает по тому же принципу, что и на бумаге: если представителю работодателя (руководителя) необходимо подписать документ от его лица, то он должен использовать сертификат электронной подписи физлица вместе с МЧД.

МЧД представляет собой XML-файл с электронной подписью компании и данными, которые перечислены в приказе Минцифры от 18.08.2021 № 857, а именно: информацию о доверителе и лице, которому передают полномочия, его обязанности, дату выпуска доверенности и срок ее действия. В том числе электронная доверенность содержит данные о праве подписания конкретных электронных документов. Так, в случае с КЭДО файл МЧД будет содержать метку «Подписание кадровых документов от лица работодателя» — она будет наделять представителя работодателя, действующего по доверенности, правом на подписание кадровых документов от имени компании.

В случае передачи полномочий на подписание бухгалтерских документов и сдачи отчетности МЧД будет содержать метки: «Представлять налоговую декларацию, другую отчетность», «Подписывать документы по применению специальных налоговых режимов, документы по налогу на игорный бизнес» и другие.

С 1 сентября 2024 года использование МЧД станет обязательным — такие требования установили поправки в 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 17.2 и 17.3). По новым правилам ставить подписи по доверенности от лица компании можно будет только:

с помощью сертификата физлица в сочетании с МЧД;
с помощью сертификата юрлица, выпущенного до 31 августа 2023 года, до конца срока его действия, но не позже 31 августа 2024 года.

Подробнее о формате работы с МЧД и изменениях, которые вступят в силу с 1 сентября 2024 года, рассказываем в статье.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Подписание электронных документов задним числом

Подписать кадровые и бухгалтерские документы в электронном виде задним числом не получится, так как любая электронная подпись содержит отметку о дате и времени подписания — внести изменения в эти данные нельзя. Если сотрудник подпишет документ позже чем нужно, текущая дата подписания отразится в файле описания электронной подписи.

Бывают случаи, в которых подписание задним числом трудно избежать. Например, иногда сотрудники выходят на работу в ненормативный день, когда кадровый специалист или бухгалтер уже не могут в моменте согласовать документ, подготовить приказ и подписать его с сотрудником.

В таких ситуациях возможны разные сценарии решения проблемы: например, некоторые компании во время перехода на ЭДО сразу же закрепляют в локальных нормативных актах пункт о том, что в чрезвычайных ситуациях документ можно отправлять и подписывать в бумажном виде.

Можно поступить иначе. В российском трудовом законодательстве не указан четкий срок, отведенный на подписание документов, обычно для этого фиксируют промежуток времени в три дня. При этом, когда кадровик или бухгалтер направляет сотруднику документ в сервисе Контур.КЭДО, он может указать собственный срок для его обработки. Тогда работнику будут приходить уведомления с напоминанием о подписании каждый день до тех пор, пока он его не подпишет. Если сотрудник все же не уложится в сроки обработки, документ можно будет аннулировать, то есть признать недействительным, а затем создать новый и отправить его на подписание уже с актуальным сроком.