Что такое бухгалтерский учет

Налоговый учет помогает рассчитывать налоги, а бухгалтерский учет дает полную финансовую картину бизнеса. В нем отражаются все операции компании, ее имущество, обязательства. Бухучет может вести руководитель, наемный бухгалтер или специалисты на аутсорсинге. Расскажем, что такое бухучет и как его организовать.

Ирина Николаева Автор статей в Контур.Экстерне

Зачем вести бухгалтерский учет

Закон обязывает компании вести бухгалтерский учет. За отсутствие учета директор может получить штраф до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок до двух лет (ст. 120 НК РФ). У ИП обязанности по бухучету нет, но предприниматели могут вести бухгалтерию добровольно.

Бухгалтерский учет нужен не только для выполнения требований закона. Он помогает контролировать изменения активов и обязательств, быстро оценивать состояние бизнеса, его устойчивость и финансовые результаты. Например, в одной из форм бухгалтерской отчетности — балансе — можно проанализировать столбец пассивов и сразу понять, сколько у компании собственных средств и сколько долгов.

Где брать данные для бухгалтерского учета

Сведения об операциях попадают в бухучет из документов, которые подтверждают эти операции. Это первичные документы, или первичка. Если операцию нельзя подтвердить документом, ее нельзя отражать в бухучете.

Примеры таких документов: товарные накладные, акты по приему-передаче имущества или об оказании услуг, банковская выписка или платежное поручение о переводе денег, договор о сделке.

Документы должны быть правильно оформлены, то есть каждый из них должен содержать обязательные реквизиты:

• название документа и день оформления;
• имя и фамилия предпринимателя или название компании — со стороны поставщика и со стороны покупателя;
• какая операция производится и на основании какого договора;
• какое количество товаров, работ или услуг и по какой стоимости предоставлены;
• должности, имена и фамилии, подписи ответственных лиц, которые составляют документ.

Компании могут сами разрабатывать формы первичных документов или применять унифицированные формы: например, накладная ТОРГ-12, акт ОС-1 или формы кадровых документов, которые есть в приложении к постановлению Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1. Обычно такие формы используются в бухгалтерских программах и сервисах.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Что оформляют в бухгалтерском учете

Бухучет отражает все операции в бизнесе, сделки, изменения, потери. Например:

• Хозяйственные операции — сделки с покупателями и поставщиками.
• Активы и их изменения — это имущество, в том числе нематериальное: не только здания, оборудование, машины, но и интеллектуальные права, программы, базы данных, долги покупателей, банковские кредиты, — то есть все, что можно перевести в деньги.
• Доходы — все заработанное или полученное безвозмездно.
• Расходы — все затраты, которые обеспечивают работу бизнеса или происходят непредвиденно, например потери из-за пожара или аварии.
• Финансовый результат — прибыль или убыток организации за отчетный период.

Как вести бухгалтерский учет

Учет ведется на русском языке и только в рублях. Если в компанию поступают первичные документы на иностранных языках и выручка в валюте, документы надо перевести на русский подстрочно, а выручку перевести в рубли на дату сделки.

Учетная политика. Правила ведения учета могут отличаться: есть разные методы и приемы, которые подходят для разных налоговых режимов и особенностей бизнеса. Каждая компания выбирает свой набор правил учета и закрепляет его в специальном документе — учетной политике. Это важно сделать, чтобы не путаться в учете и чтобы у налоговой не было вопросов к компании.

Счета бухучета. Еще для ведения учета есть разработанный Минфином список счетов бухучета (утв. Минфином 31.10.2000 №94н). Бухгалтерский счет — это не аналог счета в банке, а средство для систематизации объектов учета. Он переводит в деньги все активы, обязательства и события в бизнесе. Например, у компании есть 4 стола по 10 000 рублей, в бухучете они значатся как актив «Столы» в размере 40 000 рублей. 

В плане счетов у каждого счета есть свой номер. Каждая компания должна выбрать из общего плана рабочие счета, по которым будет проводить операции. Например, торговой организации обязательно нужен счет 41 «Товары», производственной фирме — счета 10 «Материалы» и 40 «Выпуск продукции» и так далее.

Если компания выбирает для ведения учета бухгалтерский сервис, например Контур.Экстерн, в нем уже разработана учетная политика, по которой и будет вестись бухгалтерия. Кроме этого для разных типов организаций выбраны свои рабочие планы счетов бухучета.

Двойная запись. Это способ фиксировать операции одновременно по двум бухгалтерским счетам, сохраняя равенство актива и пассива. В одном бухгалтерском счете операция проходит по дебету, в другом по кредиту. Например, компания перечислила деньги с расчетного счета за товары, отгруженные поставщиком. Эту операцию бухгалтер оформит проводкой Дт 60 Кт 51. На счете 60 «Расчеты с контрагентами» увеличился остаток, на счете 51 «Расчетный счет» остаток уменьшился на ту же сумму.

Благодаря двойной записи становится видно, что происходит в компании: откуда приходят деньги, кому организация платит, оказывает услуги или закупает товары. Например, компания купила 20 столов по 10 000 рублей и под эту покупку взяла краткосрочный банковский кредит. Запись об операциях в учете будет выглядеть так:

• Дт 51 «Расчетный счет» Кт 66 «Расчеты по краткосрочным кредитам и займам» — 200 000 рублей — получили кредит в банке;
• Дт 41 «Товары» Кт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — 200 000 рублей — получили столы от поставщика;
• Дт 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» Кт 51 «Расчетный счет» — 200 000 рублей — расплатились за столы с поставщиком.

По записям видно, что компания взяла кредитные 200 000 рублей, закупила на них столы. Теперь у нее есть столы как товар и обязательство перед банком на ту же сумму.

Непрерывность учета. Требование непрерывности значит, что фиксировать нужно все операции и изменения от открытия бизнеса до его ликвидации. Если прервать ведение учета, восстанавливать его будет трудно: появятся расхождения между активами и пассивами, данные в учете будут неполными. Если из-за этого налоги окажутся заниженными, компания может получить штраф.

Онлайн-бухгалтерия от 1 558 ₽/мес.

Все инструменты: учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО

Узнать больше

Какие способы ведения бухучета можно выбрать

Способов учета два: обычный и упрощенный.

Обычный бухгалтерский учет. Такой учет ведут средние и крупные организации. Он сложен и требует профильного образования, вести полноценный бухучет без подготовки даже в удобном бухгалтерском сервисе будет трудно. Нужно применять все бухгалтерские счета и соблюдать в полной мере все федеральные стандарты и положения бухучета. В том числе создавать резервы по отпускам и выплатам премий по итогам годовой работы, признавать доходы и расходы по договорам строительного подряда по мере готовности, подавать сведения о прекращаемой деятельности.

Бухгалтерская отчетность здесь тоже будет непростой: придется сдавать все пять форм в полном виде: бухгалтерский баланс, отчеты о финансовых результатах, об изменениях капитала, о движении денежных средств и развернутые пояснения к отчетности.

Упрощенный бухучет. Такой учет разрешен только субъектам малого предпринимательства, которые не обязаны проходит обязательный аудит, НКО и участники «Сколково».

Ведение упрощенного бухучета обязательно закрепляют в учетной политике, после этого организация может не применять некоторые положения: например, отказаться от переоценки имущества, исправлять любые ошибки в бухгалтерии как несущественные.

В упрощенной бухгалтерской отчетности всего две формы: бухгалтерский баланс и отчет о финансовых результатах. Их можно заполнять в сокращенном виде — вводить в отчеты показатели группами, без детализации по отдельным статьям.

Важно! Упрощенный бухучет и упрощенная система налогообложения никак не связаны. Компании на упрощенке могут относиться к разряду средних и вести полноценный бухучет, и наоборот, организации на ОСНО могут числиться в реестре малых фирм и чести упрощенный бухучет.

Как организовать бухгалтерский учет 

Обязанность контролировать правильность учета лежит на руководителе. Он обязан обеспечить учет имущества и операций сразу после регистрации компании. Для этого нужно решить, кто будет вести учет, в какой программе или сервисе, а еще оформить учетную политику, которая будет регулировать правила учета конкретно в вашей организации.

Кто должен вести учет. Упрощенный бухучет вполне может освоить сам руководитель, если выберет удобный бухгалтерский сервис, который автоматизирует операции и напоминает о задачах.

Полноценный бухучет лучше доверить профессиональному бухгалтеру. Не обязательно приглашать специалиста в штат — бухгалтерию и кадры можно отдать на аутсорсинг в обслуживающую бухгалтерию.

Важно! Даже если вы пропишите обязанности бухгалтера в договоре с обслуживающей бухгалтерией или в должностной инструкции для штатного специалиста, все равно ответственность за бухучет несет директор. Именно его как должностное лицо будут штрафовать за ошибки в учете и отчетности. Поэтому работу бухгалтера стоит контролировать. Это можно делать в бухгалтерском сервисе с доступом для бухгалтера и директора.

Где вести учет. Средние и крупные компании часто имеют такую специфику работы, что им подходят классические бухгалтерские программы, которые часто приходится дорабатывать «под себя». У малых компаний выбор больше: им подойдут современные онлайн-бухгалтерии с полным набором инструментов для бухгалтера, кадровика и директора.

В таких сервисах есть учетный и зарплатный блок, электронный документооборот, справочно-правовая система, сервис для проверки контрагентов на благонадежность, управленческие отчеты для руководителя, интеграция с банками и другие полезные возможности. В сервисах уже есть разработанная учетная политика и формы первичных документов.

Главное — выбрать систему, которая подходит под специфику вашего предприятия. Задавайте вопросы о сервисе менеджерам и пользуйтесь бесплатным пробным периодом и консультируйтесь с вашим бухгалтером при выборе системы учета и отчетности.

Что важно запомнить Бухгалтерский учет должна вести любая организация, освобождены от него только ИП. Бухгалтерию ведут на русском языке и только в рублях. Сразу после регистрации компании нужно выбрать программу для учета, пригласить специалиста или самому руководителю взяться за работу и утвердить учетную политику, в которой будут закреплены правила учета в вашей организации. Вести упрощенный учет могут только малые фирмы, НКО и «сколковцы», остальные компании ведут более сложный полноценный бухучет и сдают полный набор бухгалтерской отчетности.

Что важно запомнить

Бухгалтерский учет должна вести любая организация, освобождены от него только ИП. Бухгалтерию ведут на русском языке и только в рублях. Сразу после регистрации компании нужно выбрать программу для учета, пригласить специалиста или самому руководителю взяться за работу и утвердить учетную политику, в которой будут закреплены правила учета в вашей организации. Вести упрощенный учет могут только малые фирмы, НКО и «сколковцы», остальные компании ведут более сложный полноценный бухучет и сдают полный набор бухгалтерской отчетности.

Читайте также:

• Какие счета есть в бухгалтерском учете
• Как вести бухгалтерский учет при УСН
• Как составить учетную политику по бухгалтерскому учету в организации

Ирина Николаева
Автор статей в Контур.Экстерне

Какие вопросы по организации бухгалтерского учета у вас остались? Расскажите в комментариях.