Должны ли бухгалтеры следить за кассовыми чеками, ОФД и косяками по кассе?

Лидия Васильева Эксперт в сфере бухгалтерского аутсорсинга Лина Залевская Эксперт в сфере бухгалтерского аутсорсинга

⁣Этот материал Лина Залевская и Лидия Васильева подготовили для своего блога, а редакция разместила в Журнале с их согласия, не редактируя. Другие статьи авторов читайте в их телеграм-канале «Бухгалтерия Зои Абрамовны про налоги».

В чем суть проблемы

Бухгалтеры иногда (а вообще, на практике — часто) считают, что здесь их хата с краю, потому что это вообще какая-то техническая штука, настраивает ее технический кассовый сервис, работает на ней кассир, и исправление косяков — дело тех же кассиров.

И да, это совершенно верные рассуждения. Но есть нюанс: касса — это часть бухгалтерской службы.

Главбух — тот человек, на котором лежит ответственность за информацию о продажах в ОФД, а в ОФД информация поступает из сервиса онлайн-кассы. А с онлайн-кассой работает или кассир, или автоматика — эквайринг передает. Значит, все, что связано с кассами, — наша зона ответственности: от контроля установки, до обучения кассиров, и до сверки ОФД.

А вот теперь конфликт этой ситуации: все это верно, только если мы в найме. 

А как быть, если мы в частной практике? Если мы — аутсорс?

В чем сложность при передаче процессов на аутсорсинг

Сначала вспомнить определение: аутсорсинг — это передача какой-либо функции стороннему исполнителю. 

Например, при наличии главного бухгалтера в штате вполне можно передать аутсорсеру начисление зарплаты, блок «Поставщики и первичка», да все что угодно можно передать.

И если мы (вы то есть) — оказываете услугу, то здесь важно, понимает ли ваш клиент вообще весь объем задач главбуха? Чтобы он как заказчик мог выделить какую-то функцию и передать вам. Вот например, чтобы отчетность передать, а кассу — нет, у него под рукой должен быть список всех его участков.

И здесь мы приходим к корню проблемы: заказчик не понимает, что мы там делаем (и это нормально). Обычно клиент говорит: «Мне бухгалтерию». Аутсорсер отвечает: «Есть!», и делает отчеты. Ситуация слепого с глухим. Аутсорсер думает, что он продает только отчеты, а заказчик не знает, какие проблемы бывают с кассами и чеками, поэтому в момент покупки «бухгалтерии» кассы и чеки его не волнуют. Вот вас волнует, что прямо сейчас у вас в левой руке клетка мизинца делится? Нет, потому что вы об этом не знаете. Вот если вдруг когда-то поделиться с ошибкой, то спустя какое-то время вас это очень начнет волновать. Так же и с кассой.

Как быть с кассой аутсорсерам

У предпринимателя больше никого, кроме аутсорсера-бухгалтера. И он честно у бухгалтера спросил: сколько стоит моя бухгалтерия? А бухгалтер ответил. И если в момент подписания договора бухгалтер не объяснил, что входит, что не входит, а что может входить, но вам дорого, то считайте, что бухгалтер пообещал делать вообще все. 

Да, за те 7 000 рублей, которые назвал сам. Так что, коллеги, кто писал о том, что вы как бухгалтер не обязаны делать чеки коррекции, и вообще сверять ОФД и продажами, проверяйте свои договоры.

Суть вопроса стара как мир: если вы договорились о таких услугах, то должны. Если клиент понял, что есть еще и такая опция в вашем прайсе, но решил не шиковать, то не должны.

А в найме так вообще деваться некуда — это часть нашей работы.

Изучите другие материалы по теме:

• Экстерн провел интеграцию с Контур.ОФД: в учет можно загружать данные из касс
• Около 5 минут нужно, чтобы изменить систему налогообложения на кассе
• Ответственность бухгалтера