Что такое временный перевод и когда он становится постоянным

Продавца временно перевели на должность заведующего секцией, где он проработал 2,5 года. После чего работодатель вернул сотрудника на прежнюю работу. Сотрудник с понижением в должности не согласился и обратился в суд с иском о признании временного перевода постоянным. И Верховный Суд поддержал работника — смотрите Обзор судебной практики за 2023 год № 1, утв. Президиумом ВС 26.04.2023. Рассказываем в статье, что такое временный перевод, и как не совершать ошибок при его оформлении.

Наталья Пискарева Эксперт по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству

Что такое временный перевод

Сотрудника принимают на работу на должность, указанную в штатном расписании (ст. 57 ТК РФ). Но иногда возникает необходимость временно перевести его на другую работу, то есть изменить условия трудового договора. Например, чтобы заместить «декретника» или закрыть «горящую» вакансию до того, как будет найден постоянный работник.

По Трудовому кодексу (ст. 72.2) перевести сотрудника на другую должность можно в двух случаях:

• по соглашению сторон;
• по инициативе работодателя — при авариях, ЧС, несчастных случаях, простоях.

Перевод по соглашению сторон возможен на срок до одного года либо до выхода на работу отсутствующего работника, для замещения которого и осуществляется перевод. Временный переход на другую должность по инициативе работодателя не может длиться больше месяца.

Зарплату работник будет получать по новой должности. Но если при переводе по инициативе работодателя она будет ниже среднего заработка по прежней работе, то сотруднику надо компенсировать разницу.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Кого из работников можно временно переводить, а кого — нет

Прямых запретов в Трудовом кодексе нет. Перевести можно любого сотрудника, если соблюдать правила в ст. 72.2:

• временный переход до года оформлять письменным соглашением сторон;
• перевод по инициативе работодателя проводить только случаях, которые указаны в ч. 2 и 3 ст. 72.2.

Но есть нюансы. Временный перевод нельзя продлить. Если есть необходимость в переходе работника на другую должность на более длительный срок, то каждый раз это придется оформлять заново.

Продавца-кассира Иванову временно перевели на должность заведующей секцией, когда уволился предыдущий работник. Владелец магазина подыскивал нового кандидата. К окончанию срока временного перевода Ивановой работник так и не был найден. Работодателю следует вернуть Иванову на должность продавца-кассира, а потом заново оформить переход на должность заведующей секцией.

Такой вариант не получится использовать с иностранцами. Их можно временно перевести на другую работу, не указанную в разрешении или патенте, по инициативе работодателя. Но не чаще раза в год. Если через месяц иностранного работника не получается вернуть на прежнюю должность, то его надо уволить (ст. 327.4 ТК РФ).

Второй нюанс связан с тем, что сотрудник может выполнять только работу, не противопоказанную ему по состоянию здоровья. То есть работник перед временным переводом должен пройти медосмотр, если для новой должности есть такие требования (ст. 220 ТК РФ). Без медицинского заключения переход будет незаконным. 

Как правильно оформить временный перевод

Пошаговый алгоритм перехода по соглашению сторон будет следующим:

1. Получите письменное заявление от работника на временный перевод на срок до года или до выхода основного работника. На основании этого документа вы будете готовить соглашение сторон. Пусть работник укажет правильно название новой должности и срок временного перевода — конкретную дату или «до выхода на работу временно отсутствующего сотрудника».
2. Оформите дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем обязательно укажите временную должность, условия труда по ней, срок временного перевода.
3. Издайте приказ о переводе. Можно использовать унифицированную форму Т-5 или собственный бланк. На основании этого документа бухгалтер будет начислять зарплату работнику.
4. Проведите работнику вводный инструктаж по охране труда. У работника изменяется трудовая функция, поэтому для допуска к работе он должен пройти подготовку и проверку знаний. Обучение по программам охраны труда проведите только в том случае, если по новой должности нужны дополнительные знания техники безопасности (п. 7, 10 Правил обучения охране труда, утв. Постановлением Правительства от 24.12.2021 № 2464).

Временный перевод по инициативе работодателя на срок до месяца оформите только приказом работодателя. В этом случае не надо получать согласие работника и подписывать письменное соглашение к трудовому договору.

Читайте по теме: Как оформить перевод сотрудника на другую должность

Как вернуть работника на старую должность

В Трудовом кодексе подробно не прописано, как оформить окончание временного перевода, срок которого истек. В ч. 1 ст. 72.2 ТК РФ указаны лишь условия, при которых переход становится постоянным:

• по окончании срока прежнюю работу сотруднику не предоставили;
• он сам не потребовал вернуть его на старую должность;
• работник продолжает трудиться по новой функции.

Исходя из этого, возврат на прежнюю должность надо оформлять в том же порядке, что применялся для временного перевода.

Уведомьте работника, что срок новой работы заканчивается. Предложите ему написать заявление о возвращении на старую должность. Это будет страховка на случай, если работник будет оспаривать переход.

На основании письменного заявления подпишите дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении его условий (ст. 72 ТК РФ). В нем укажите старую должность и срок возвращения к ней.

На основании допсоглашения издайте приказ об окончании срока временного перевода. В содержательной части документа пропишите:

• кто переводится на старую должность;
• на каком основании — здесь укажите реквизиты допсоглашения;
• с какого числа;
• на каких условиях — режим работы, зарплата.

Без дополнительного соглашения к трудовому договору с указанием прежней должности временный перевод станет постоянным. Именно это и произошло в случае, про который мы рассказывали в самом начале. Работодатель не подписал с работником допсоглашение о переводе на старую должность, и в итоге Верховный Суд встал на сторону работника.

В случае с временным переводом по ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ достаточно издать приказ о возвращении сотрудника к прежней работе с определенной даты. Трудовая инспекция считает, что это необязательно, и достаточно письменно уведомить работника. Но для правильного учета рабочего времени и начисления зарплаты лучше оформить окончание срока приказом.

Что делать, если временный перевод стал постоянным

В такой ситуации работодателю придется оформить ряд дополнительных документов.

• Дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем укажите новую постоянную должность и дату начала работы по ней, совпадающую с датой начала временного перевода.
• Приказ о признании перевода постоянным. Его составьте в свободной форме на основании допсоглашения к трудовому договору. Документ нужен, чтобы внести запись в трудовую книжку работника. Обязательно укажите реквизиты прошлого приказа о временном переводе и причины, по которым он стал постоянным.
• Запись в трудовую книжку, если она ведется на работника. Временные переводы в нее не записывают. Но если переход стал постоянным, то надо внести такие сведения в трудовую книжку. Датой фактического начала работы в новой должности будет дата начала временного перевода. Поскольку «задним числом» записи вносить нельзя, то надо указать реквизиты приказа о признании перевода постоянным.

Не забудьте отчитаться в Социальный фонд по форме ЕФС-1. Сведения о постоянном переводе надо направить до 25-го числа следующего месяца.

Легко сдавайте ЕФС‑1 и другие отчеты

В Контур.Экстерне вы можете автоматически сформировать электронный ЕФС-1 и быстро его отправить, если до этого вели учет по сотрудникам в системе.

Попробовать бесплатно

Главное о том, когда временный перевод становится постоянным

• Сотрудника можно временно перевести на другую должность в соответствии со ст. 72.2 ТК РФ. По письменному соглашению сторон он может работать на новом месте до года или до выхода работника, которого он замещает. В одностороннем порядке временный перевод по инициативе работодателя можно оформить только в случаях, перечисленных в ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ: при аварии, ЧС, простое и др.
• Если работник переходит на новую работу, надо проверить наличие у него медицинских противопоказаний. Это требуется, если для должности есть требование о предварительных и периодических медосмотрах.
• Иностранцев можно временно переводить на другую работу, не указанную в их разрешении или патенте, по инициативе работодателя на срок до 1 месяца не чаще 1 раза в год. Если по истечении срока мигранта нельзя вернуть на прежнюю должность, его увольняют.
• Временный перевод по инициативе работодателя до одного месяца оформляют приказом. Для перехода на более длительный срок нужно подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. Временный перевод нельзя продлить. Каждый раз процедуру надо проводить заново.
• По окончании срока временного перевода по соглашению сторон надо заключить дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении его условий и возвращению работника на прежнюю должность. Иначе переход станет бессрочным.
• Если временный перевод перешел в постоянный, надо подписать допсоглашение к трудовому договору; издать приказ; внести запись в трудовую книжку; отчитаться по форме ЕФС-1 в Социальный фонд.

Читайте также:

• Перевод сотрудника из одной организации в другую
• Как оформить перевод сотрудника на другую должность