Учет расходов на командировки: проводки и первичные документы

В учете командировок есть нюансы, незнание которых может привести к ошибкам и спорам с ФНС. Читайте в статье, как правильно оформить командировку, какие документы нужны для подтверждения расходов и как отразить их в учете.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

Что считается командировкой

Служебная командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из этого определения следует, что командировкой признается только служебная поездка в рамках трудовых отношений работодателя и командированного (п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, далее — Положение о командировках).

Это значит, что для ИП не являются командировками рабочие поездки самого ИП, а для заказчика по договору ГПХ — поездки исполнителей по такому договору или работников исполнителей.

Также не признаются командировкой служебные поездки сотрудников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер (ст. 166 ТК РФ).

Состав командировочных расходов

При направлении работника в служебную командировку ему гарантируется выплата среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ). В состав таких расходов входят (ст. 168 ТК РФ) расходы на проезд, расходы на наем жилья, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), другие расходы работника по согласованию с работодателем.

Работодатель до выезда работника в командировку должен выдать ему аванс на перечисленные расходы, а если этих денег не хватило — возместить перерасход на основании авансового отчета и подтверждающих документов. Авансовый отчет нужно составить в течение 3 дней со дня возвращения работника из командировки (п. 26 Положения о командировках).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Оформление командировки

Основной документ для оформления командировки — приказ руководителя (п. 3 Положения о командировках). В нем нужно указать ФИО и должность командируемого работника, место командировки: страну (если командировка зарубежная), город, наименование контрагента, срок командировки.

Рекомендуем указывать в приказе также цель командировки, — так снижается риск споров о правомерности учета затрат на командировку.

Приказ о командировке можно составить в свободной форме или использовать унифицированную форму № Т-9. На основании приказа работнику начисляется средний заработок за период командировки, который выплачивается в те же сроки, что и зарплата (письмо Минтруда от 27.06.2019 № 14-1/ООГ-4422) и по аналогии с зарплатой облагается НДФЛ и страховыми взносами.

Фактический срок командировки определяется по проездным билетам или документам на проживание, служебной записке командированного и другим документам (п. 7 Положения о командировках). В табеле рабочего времени дни командировки можно отметить символами «К» или «06».

Статья по теме: Как оформлять командировки в 2024 году

Далее рассмотрим налоговый учет и отражение в отчетности разных категорий расходов.

Расходы на проезд

Варианты подтверждающих документов содержатся в письме Минфина от 22.01.2024 № 03-03-06/1/4227):

Вид транспорта	Документ
Самолет	Пассажирский билет и багажная квитанция или выписка из автоматизированной системы оформления воздушных перевозок (маршрут/квитанция электронного авиабилета)
Поезд	Билет или выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон электронного билета)
Автобус и другие виды транспорта	Проездные документы установленной формы, чеки ККТ

Нюансы

Нужен ли посадочный талон со штампом о предполетном досмотре при авиаперелете — вопрос спорный. Безопаснее установить в локальном нормативном акте требование к работникам представлять его (письма Минфина от 05.10.2022 № 03-03-06/1/96063, от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448).

К расходам на проезд относятся также расходы на дорогу в аэропорт или вокзал и обратно, но только если они находятся за чертой города, а также расходы на оформление билетов и белье в поездах.

Стоимость питания, выделенная в билетах отдельной суммой, не относится к расходам на проезд в командировку, а стоимость платного сервисного обслуживания включается в расходы на проезд (п. 12 Положения о командировках, письмо Минфина России от 20.05.2015 № 03-03-06/2/28976).

Расходы на проезд в командировку на автомобиле мы рассмотрим в отдельном материале.

Отражение в отчетности

Расходы отражаются:

одновременно в качестве выплат и необлагаемых выплат в РСВ и разделе 2 формы ЕФС-1;
в персонифицированных сведениях о физлицах.

Не отражаются в 6-НДФЛ, включая приложение 1 (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ; п. 2 ст. 20.2 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, письма ФНС от 17.09.2021 № БС-4-11/13297@, Минфина от 23.10.2017 № 03-15-06/69146, УФНС по г. Москве от 19.01.2023 № 27-16/005026@).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Расходы на проживание

Список возможных подтверждающих документов зафиксирован в п. 7 Положения о командировках, письмах Минфина от 22.09.2021 № 03-11-11/76769, от 15.01.2016 № 03-03-07/803):

Где проживал сотрудник	Документ
Гостиница	Договор (счет, акт) с приложенным чеком ККТ или БСО
Аренда квартиры	Акт, документ об оплате (например, выписка по карточному счету командированного или расписка при оплате наличными физлицу). Если арендодатель самозанятый, понадобится чек самозанятого

Нюансы

Стоимость питания и других подобных расходов (использование мини-бара, сауны и пр.), выделенных в документах гостиницы отдельной суммой, не относятся к расходам на проживание (п. 1 письма Минфина РФ от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263).

Компенсация расходов на проживание, которые документально не подтверждены, не учитывается в составе налоговых расходов, облагается страховыми взносами в полной сумме, а НДФЛ — в сумме сверх 700 руб. за день проживания в командировке по РФ и 2500 руб. — за рубежом (п. 1 ст. 252, п. 1 ст. 217, пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ; письмо Минтруда России от 03.07.2015 № 17-3/В-326).

Спорная ситуация — проживание в апартаментах, которые не относятся к жилым помещениям (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 18.02.2021 № Ф06-70384/2020 по делу № А65-38035/2019). Для снижения налоговых рисков рекомендуем прописать в локальном нормативном акте разрешение или запрет на наем апартаментов в командировках.

Отражение в отчетности

По аналогии с расходами на проезд.

Суточные

Подтверждающими документами для этого вида расходов служат приказ на командировку, локальный нормативный акт, которым установлен размер суточных, а также бухгалтерская справка с расчетом суммы суточных.

Сам командированный сотрудник не должен предоставлять какие-либо подтверждающие документы о расходе суточных.

Нюансы и отражение в отчетности

При однодневной командировке суточные не выплачиваются.

Суточные в пределах сумм, не облагаемых НДФЛ и страховыми взносами:

отражаются одновременно в качестве выплаты и необлагаемой выплаты в РСВ, разделе 2 формы ЕФС-1;
отражаются в персонифицированных сведениях;
не отражаются в 6-НДФЛ, включая приложение 1.

Суточные сверх не облагаемых сумм отражаются в качестве облагаемых выплат во всех формах отчетности.

Другие расходы на командировку

Для всех других категорий расходов подтверждающими документами будут приказ на командировку, локальный нормативный акт, который предусматривает возможность осуществления тех или иных расходов в рамках командировки, а также первичные документы, подтверждающие соответствующие расходы: чеки ККТ и т.п.

Нюансы и отражение в отчетности

Другие расходы на командировку могут вызвать споры с проверяющими. Например, по мнению ФНС, расходы на услуги VIP-залов аэропортов (вокзалов) облагаются НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина от 07.12.2023 № 03-15-06/118057).

Отражение в отчетности зависит от вида расхода.

Налоговый учет

Для налога на прибыль документально подтвержденные расходы на командировку, которая носит производственный характер, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для УСН «Доходы минус расходы» и ЕСХН расходы на командировки. оплаченные за счет выданного аванса, также учитывают на дату утверждения авансового отчета (пп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16, пп. 1 п. 2 ст. 346.17, пп. 13 п. 2, п. 3, пп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ). Если по авансовому отчету сотрудника есть перерасход, то сумма перерасхода учитывается на дату погашения перерасхода командированному (письмо Минфина от 17.01.2012 № 03-11-11/4).

Плательщики НДС могут принять к вычету суммы НДС, выделенные в проездных документах и БСО гостиниц и в отсутствие счетов-фактур на проезд и проживание в командировке, если расходы на командировку учитываются для целей налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК РФ; п. 18 Правил ведения книги покупок, письма Минфина от 14.02.2022 № 03-04-06/9883, от 26.02.2020 № 03-07-09/13555).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Отражение командировки в бухучете

Как правило, расходы на командировки учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности на дату утверждения авансового отчета проводкой (п. 5 ПБУ 10/99, Инструкция по применению Плана счетов):

Дт 26 (или 44, если речь идет о торговой компании) Кт 71

В редких случаях корреспонденция счетов может быть иной. Например:

Условие	Решение
Если командировка напрямую связана с выполнением работ (оказанием услуг) для заказчика	Может дебетоваться счет 20 «Основное производство»
Если компания не имеет права применять упрощенные способы ведения бухучета, и командировка непосредственно связана с приобретением запасов	Дебетуется счет учета соответствующего вида запасов: 10 «Материалы» или 41 «Товары» (пп. «б», «е» п. 11, п. 17 ФСБУ 5/2019)
Если компания не имеет права применять упрощенные способы ведения бухучета, и командировка непосредственно связана с приобретением внеоборотных активов	Дебетуется счет 08 «Вложения во внеоборотные активы» (пп. «а» п. 4, пп. «з» п. 10 ФСБУ 26/2020).

Особенности зарубежной командировки

Перечень расходов в рамках зарубежных командировок шире и включает, в том числе расходы на оформление загранпаспорта, визы, обязательной медицинской страховки (п. 23 Положения о командировках). При этом налоговики требуют облагать НДФЛ суммы компенсации расходов командированного на ДМС, когда такой договор заключен работником для зарубежной командировки (письмо Минфина от 23.05.2023 № 03-04-06/46796).

Необлагаемый лимит суточных при зарубежных командировках выше: 2500 руб. в день против 700 руб. в день для командировок по России (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Если суточные выдаются в валюте, то суточные нужно пересчитать:

Для каких целей	Как пересчитать суточные
Для целей НДФЛ	По курсу ЦБ на последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет (п. 5 ст. 210, пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ);
Для целей страховых взносов	На дату утверждения авансового отчета (письмо Минфина от 29.05.2017 № 03-15-06/32796).

Есть особенности расчета суточных (п. 18 и 19 Положения о командировках). При следовании работника за границу дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в размере, установленном локальным нормативным актом для зарубежной командировки. А возвращении дата пересечения границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются как при командировках по РФ. При этом даты пересечения границы определяются по отметкам в загранпаспорте или по билетам, если речь идет о командировке в страну, в которой не проставляются отметки в загранпаспортах.

В распространенной сейчас ситуации, когда работник едет в зарубежную командировку транзитом через третью страну, суточные за день пересечения границы между зарубежными государствами выплачиваются по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник.

Аванс на зарубежную командировку можно выдать работнику в рублях или валюте (п. 2 ст. 14 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-ФЗ).

Если аванс выдается в рублях, то командировочные расходы пересчитываются в рубли по курсу на дату выдачи аванса или по курсу из справки об обмене валюты, представленной работником (п. 9 ПБУ 3/2006, письмо Минфина от 19.08.2022 № 07-01-09/81220).

Перерасход по зарубежной командировке пересчитывается в рубли по курсу на дату утверждения авансового отчета (приложение к ПБУ 3/2006; пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ) и долг перед работником по такому перерасходу далее пересчитывается до момента его погашения с формированием курсовых разниц, которые в бухучете признаются ежемесячно и на дату погашения долга, а в налоговом учете накопленные ежемесячные разницы признаются на дату погашения долга (п. 7 ПБУ 3/2006; пп. 7.1 п. 4 ст. 271, пп. 6.1 п. 7 ст. 272 НК РФ, письмо Минфина от 12.07.2022 № 03-03-06/1/66936).

Подтверждающие расходы в рамках зарубежной командировки, составленные на иностранном языке, должны иметь перевод на русский язык (письмо Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).