Что такое регистр в бухгалтерском учете

Компании подтверждают факты хозяйственной деятельности первичными документами. Все сведения об операциях упорядочивают в бухгалтерских регистрах — книгах, журналах, ведомостях. Расскажем, что это такое, как компании утверждать и вести регистры.

Ирина Николаева Налоговый журналист, бизнес-тренер

Что такое первичные документы

Все операции в бизнесе нужно подтверждать документами. Например, перевод денег контрагенту подтверждается платежным поручением, получение товаров — товарной накладной, услуги — актом. Если по операции нет документа, это грубое нарушение правил бухгалтерского и налогового учета (ст. 120 НК РФ). Если первичные документы оформлены неверно, это тоже грубое нарушение.

Корректно оформленный документ содержит обязательные реквизиты, которые перечислены в законе о бухучете (ст. 9 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

название документа;
дата оформления;
название организации;
суть операции;
величина натурального и денежного измерения: например, товары измерены в штуках и оценены в рублях;
должность, имя и подпись лица, ответственного за составление документа.

Закон не устанавливает виды первичных документов. Их утверждает руководитель, которому помогает бухгалтер. Компания может утвердить унифицированные формы документов из постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 или разработать собственные формы.

Онлайн-бухгалтерия от 1 558 ₽/мес.

Все инструменты: учет, зарплата, отчетность, КЭП, ЭДО

Узнать больше

Что такое бухгалтерские регистры

После того как в первичных документах оформляются операции, эти сведения нужно упорядочить: структурировать их и сделать общий вывод. Только тогда можно будет понять, как разные факты хозяйственной жизни повлияли на состояние бизнеса, что произошло с активами, растут ли доходы и так далее.

Для такого структурирования и обобщения информации из первичных документов используют бухгалтерские регистры.

Бухгалтерские регистры представляют собой таблицы для группировки сведений по признакам. Это книги, журналы, ведомости, например оборотно-сальдовая ведомость, журнал хозяйственных операций. Каждая организация самостоятельно утверждает список регистров, которые будет вести.

Учетные регистры обязаны вести все организации. Заполняет их бухгалтер, но отвечает за корректность учета руководитель. С помощью регистров составляют бухгалтерскую отчетность. Еще их передают инспекторам при налоговой проверке — по запросу. Кроме того на основе регистров можно строить управленческие отчеты для руководства, чтобы анализировать финансовое положение организации.

Требования к заполнению регистров приведены в ФСБУ 27/2021. Например, у регистров, как и у первичных документов, тоже есть обязательные реквизиты:

название документа;
название организации;
период составления регистра;
группировка объектов учета по хронологии или в ином порядке;
единица измерения;
имена и должности ответственных лиц с подписями.

Как вести учетные регистры

Сегодня регистры редко ведут вручную. Удобнее составлять их в специальных учетных программах, например в Контур.Экстерне. Тогда после заведения первичного документа система предлагает проводки по бухгалтерским счетам и автоматически заносит сведения в регистры. Данные не потеряются, как это бывает с бумажными документами, а при заполнении отчетности система проверит сведения на арифметические ошибки и по контрольным соотношениям, рекомендованным ФНС.

Регистры ведут на русском языке, а если первичный документ оформлен на иностранном языке, в регистре нужно привести построчный перевод на русский.

Сведения в регистрах отражают в рублях. Даже если сделка проходила в валюте, суммы показывают в валюте и в рублях.

Сколько должно быть учетных регистров

В законе нет требования о минимальном количестве учетных регистров — есть только обязанность собирать в регистрах сведения из первички и требование по обязательным реквизитам регистров.

Организация сама определяет, сколько учетных регистров заводить. Если организация пользуется конкретной бухгалтерской программой, в ней уже предусмотрены конкретные учетные регистры: они внесены в учетную политику, которую предлагает такая программа. В некоторых учетных сервисах регистрами являются сами бухгалтерские отчеты.

На практике в учетной политике бухгалтеры утверждают регистры двух типов:

хронологические, по которым можно отследить все операции в бизнесе, — например журнал хозяйственных операций;
сводные регистры, которые показывают остатки и обороты по каждому счету, — например оборотно-сальдовая ведомость.

То есть регистров должно быть достаточно, чтобы понимать, откуда появились суммы в каждой форме бухгалтерской отчетности. Кроме того, их должно быть хотя бы два, по одному каждого типа, чтобы инспекторы не обвинили организацию в отсутствии регистров. С другой стороны, вести много регистров тоже неудобно, а еще их приходится представлять по запросу налоговой, но если компания утвердила минимум регистров, то официально она предоставляет по запросу только их. Поэтому часто организации утверждают два регистра: журнал хозопераций и оборотно-сальдовую ведомость.

Список популярных учетных регистров

Форма регистра	Примеры
Инвентарная карточка	Инвентарная карточка ОС-6 Инвентарная карточка группового учета объектов ОС-6а Инвентарная книга ОС-6б
Ведомость	Оборотно-сальдовая ведомость Сличительная ведомость для инвентаризации Шахматная ведомость Зарплатная ведомость
Книга	Книга учета ТМЦ Главная книга
Журнал	Журнал кассовых операций Журнал хозяйственных операций Журнал расчетов с контрагентами
Реестр	Реестр карточек Реестр поступлений и выбытий Реестр депонированных сумм
Опись	Инвентаризационная опись Опись карточек инвентаризации

Как утвердить учетные регистры

Организация утверждает учетные регистры еще до начала ведения учета. Это нужно сделать приказом руководителя. Приказ составляется в свободной форме, его можно выпустить отдельно или оформить в виде приложения к учетной политике.

В приказе можно использовать формулировку: «Установить, что организация использует», — и перечислить список регистров учета. Также указывают, в какой форме ведут регистры — бумажной или электронной, можно указать название учетной программы, в которой составляются регистры. Ниже ставят подписи руководитель и бухгалтер.

Как хранить регистры бухучета

Регистры хранятся в той же форме, в которой они составлены. Если вы работаете в учетном сервисе, то распечатывать регистры не нужно. Хранят регистры, как и первичные документы, не менее 5 лет. Но связанные с кадрами документы хранят дольше. Например, зарплатные ведомости, оформленные до 2003 года — 50 лет, а оформленные после 2003 года — 75 лет.

При камеральной или выездной проверке инспекторы могут затребовать регистры учета за текущий и предыдущие три года. За непредставленные регистры могут назначить штраф по 200 рублей за каждый не переданный регистр.