Условия договора и штатное расписание: как не попасть в «черный список» при работе с самозанятыми

Роструд с 2025 года планирует вести реестр недобросовестных работодателей. В частности, стоит вопрос о сотрудничестве с самозанятыми. Интерес к компаниям, пользующимся услугами плательщиков НПД, появился давно. Уже есть судебная практика, которая позволяет лучше ориентироваться в ситуации. Расскажем о ситуациях, которые часто привлекают внимание инспекторов, и подскажем, как избежать рисков.

Работа с самозанятыми и риски

С давних пор многие физлица подрабатывали после работы, и это ни для кого не было секретом. Только небольшая часть таких «подработок» были официальными, остальные получали оплату за труд «в конвертах».

27 ноября 2018 года вышел 422-ФЗ, который положил начало эксперименту по введению НПД. Он охватил несколько регионов, затем распространился на всю страну. Целью законодательной инициативы была легализация доходов граждан. Для достижения этой цели ввели небольшие налоговые ставки, появилась возможность заключать официальные договоры и легально получать доходы, уплачивая с них налог.

Что же пошло не так? Многие работодатели увидели выгоду в сотрудничестве с самозанятыми и стали пользоваться этими преимуществами: переводить своих сотрудников в статус самозанятых, чтобы сэкономить на НДФЛ и взносах.

В связи с этим Роструд проводит проверки, а с марта 2024 заработали межведомственные комиссии по противодействию теневой занятости. Трудовые инспекторы предложили критерии, по которым работодатель или заказчик попадает под подозрение. Сегодня нужно быть готовыми при проверке или вызове на комиссию, а то и в суде доказать обоснованность своего сотрудничества с самозанятыми. Переквалификация гражданских отношений в трудовые происходит не всегда, это доказывают некоторые решения судов. Поэтому важно следовать норме закона и отстаивать свою позицию.

Сотрудничество с бывшими штатными работниками

Многие самозанятые — высококлассные специалисты, которые не спешат идти в найм, но готовы сотрудничать по ГПД, в том числе с бывшими работодателями. Рассмотрим ситуацию на примере.

На заводе работает группа токарей. Василий выделяется в группе высоким профессионализмом, остальные работают удовлетворительно или откровенно плохо. После работы основная часть бригады идет смотреть футбол, а Василия у проходной ждет толпа частных заказчиков. Зарплата у токарей небольшая. Однажды Василий задумался и пришел в выводу, что за 2 часа после работы он зарабатывает столько же, сколько за 8 часов на заводе. То есть он сможет зарабатывать в 4 раза больше, оформив самозанятость. Так и сделал. Купил станок и начал работать.

Последствия были предсказуемы: на заводе постоянно стал выявляться брак. Руководитель предложил Василю сотрудничество. Но оказалось, что не все так просто: только через два года после увольнения завод сможет работать с Василием как с самозанятым (п. 8 ч. 2 ст. 6 закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). А до тех пор придется удерживать НДФЛ с его гонораров и платить страховые взносы, как при сотрудничестве с обычным физлицом. При этом следует учесть, что договор ГПХ не должен содержать признаков трудовых отношений.

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Прошло два года, Василия стали привлекать для выполнения сложных работ, с которыми не справляются штатные сотрудники, заключая договоры подряда уже как с самозанятым. Но и теперь работодателя могут обвинить в подмене трудовых отношений гражданско-правовыми.

Разработчики законопроекта о создании «черного списка» могли бы спросить: почему бы не пригласить Василия на основную работу? Ответ прост: он не пойдет. Уже привык к свободному графику и большим заработкам.

Поэтому в ситуации регулярного сотрудничества с самозанятым, который прежде числился в штате, важно взвешивать риски. Если он незаменим и оказывает регулярные услуги, безопаснее оформить его в штат, пусть и на неполную ставку, согласовать оплату труда и график. Если же услуги такого специалиста нерегулярны, важно грамотно оформить договор.

Сотрудничество на постоянной основе

Продолжительное сотрудничество самозанятого с одной компанией — не повод признать подмену трудового договора гражданско-правовым. Вот еще одно постановление арбитражного суда, который не поддержал переквалификацию гражданских отношений в трудовые.

Кроме того, одного регулярного сотрудничества недостаточно, чтобы привлечь внимание инспекторов. Так, ФНС будет передавать сведения о работодателях в межведомственные комиссии по выявлению теневой занятости, только если следующие условия выполняются одновременно (Приказ Минтруда от 02.02.2024 № 40н):

• количество самозанятых, с которыми сотрудничает бизнес — 10 и больше;
• каждый такой самозанятый получает от компании среднемесячный доход свыше 20 тыс. рублей;
• компания и физлицо сотрудничают в среднем не менее трех месяцев.

Самозанятые осуществляют предпринимательскую деятельность, получая от нее доход и уплачивая налоги. В этом они схожи с коммерческими предприятиями. Любая компания ищет постоянных заказчиков и покупателей. Кроме того, в Гражданском и Налоговом кодексах нет норм об ограничении количества договоров и о числе заказчиков.

10 и более самозанятых у одного заказчика

Роструд считает такую ситуацию одним из критериев для проверки компании-заказчика. Но и здесь есть нюансы. К примеру, если в штате есть только директор и секретарь, то договоры с 10 самозанятыми могут вызвать вопросы. Но при штате в 100 человек ситуация выглядит иначе.

Многое зависит и от того, какие виды работ выполняют самозанятые и по какому графику. Например, компании нужен консультант по налогам, но его услуги требуются не каждый день. Кроме того, непросто найти эксперта, который принесет реальную пользу компании и согласится работать в штате, пусть и на неполную ставку. Если организация нашла подходящего самозанятого консультанта, она может заключить с ним долгосрочный договор и запрашивать услуги по мере надобности.

Как уже говорилось, интерес со стороны проверяющих будет, когда компания заключает договоры с 10 самозанятыми и более, при этом сотрудничает с ними длительно и выплачивает среднемесячное вознаграждение более 20 тыс. рублей (условия Приказа Минтруда от 02.02.2024 № 40н). В этом случае нужно быть готовыми обосновывать необходимость такого сотрудничества вне формата трудовых отношений.

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Вакантные должности в штатном расписании

В этом вопросе нередко ставят себя под удар сами работодатели, точнее их кадровики. Если в расписании есть вакантные должности, по ним нужно отчитываться в Центр занятости. Бывают случаи, когда компания до найма сотрудника на вакантную должность поручает задачи самозанятому.

Вот пример из практики, когда неаккуратная работа со штатным расписанием дорого обошлась компании. В расписании организации значилась вакантная должность менеджера. Компания не отчитывалась по ней в Центр занятости, а задачи, предусмотренные вакантной должностью, выполнял самозанятый. Об этой ситуации по «сарафанному радио» узнала специалист и предложила свою кандидатуру. Претендентке отказали, и она обратилась в прокуратуру. Компанию проверила Трудовая инспекцией и ФНС, в итоге — крупный штраф.

В чем были ошибки компании:

• не сдавалась отчетность в Центр занятости;
• самозанятый занимался деятельностью, которая не подходит для НПД — перепродажей товаров;
• условия договора с самозанятым соответствовали должностным обязанностям штатной единицы.

Штатное расписание компания составляет самостоятельно, утверждает его руководитель. Закон не запрещает менять его несколько раз за год. Поэтому целесообразно не вводить заранее вакантные должности. Это развязывает руки работодателям в привлечении к работе самозанятых: безопаснее пересматривать штатное расписание и вводить новые должности, если в них есть потребность. Если же в штатном расписании есть должность с трудовыми обязанностями которые поручены самозанятому на договоре ГПХ, то переквалификация договора с ним в трудовой и штраф будут оправданы.

Сотрудничество самозанятого только с вами

Еще один критерий, который негласно выдвигает Роструд, как причину для проверок: самозанятый имеет доходы только от одной компании.

Работать с одним заказчиком или с несколькими — решение самого самозанятого. У него могут быть свои причины не сотрудничать с другими организациями: не устраивает оплата, не хватает времени, не позволяет здоровье и т. д.

Заказчик в этой ситуации может проконтролировать только условия сотрудничества в своей компании и проследить, чтобы они не подходили под формат трудовых отношений. Если самозанятый регулярно приходит на работу в положенное время и выполняет распоряжение руководителя — это штатный сотрудник. И неважно, что написано у него в договоре. Если же он выполняет только зафиксированные в контракте работы или услуги, самостоятельно выстраивает свой график и не следует внутреннему трудовому распорядку, то риск претензий значительно снижается, как в случае с майским судебным решением.

Как обезопасить себя при работе с самозанятыми

Пока судебной практики недостаточно, а в законодательных актах еще есть пробелы, компаниям стоит придерживаться основных правил при сотрудничестве с самозанятыми:

1. Тщательно прорабатывать договоры, чтобы они отражали суть сотрудничества. Разработать шаблон договора и терминологию для оформления документов с самозанятыми, которые будут очевидно отличаться от способа оформления трудовых отношений.
2. Не использовать самозанятых для выполнения работ по графику и в условиях, типичных для штатных сотрудников.
3. Обеспечить самозанятым свободу в выборе времени и способа выполнения работы, а также избегать постоянного контроля над их деятельностью.

Еще важнее продумать, как объяснить экономическую и административную целесообразность сотрудничества именно с самозанятыми, не упоминая при этом экономию на страховых взносах.

Работодатели в 2024 году должны пересмотреть концепцию работы с самозанятыми. Но это вовсе не означает, что нужно отказаться от работы с ними. Эра сотрудничества компаний с самозанятыми только началась. Приходится учиться всем. Будем следить за развитием событий и решениями судов.

Читайте также:

• Проверьте себя: как работать с самозанятыми

• Начинает работу новая система проверки теневой занятости сотрудников

• Самозанятые в отчетности: куда и когда нужно включать

Лариса Кутузова
Автор статьи

А как вы выстраиваете отношения с самозанятыми? Расскажите в комментариях.