Командировка на служебном автомобиле: как оформить и какие документы нужны

Если сотрудник едет в командировку на служебной машине, возникает масса вопросов. Как это оформить, что указать в путевом листе, нужен ли медосмотр и можно ли признавать незапланированные расходы — разбираемся в статье.

Илья Антоненко Аттестованный налоговый консультант ИПБ России

В этой статье:

Как оформить командировку на автомобиле
Как оформить путевой лист
Особые расходы при командировке на автомобиле
Бухгалтерский учет

Как оформить командировку на автомобиле

В приказе на командировку укажите, что работник командируется на служебном автомобиле, укажите марку и госномер. Оформите путевой лист на проезд в командировку и обратно — подробнее об этом в следующем разделе.

В локальном нормативном акте (Положении о командировках) или приказе зафиксируйте:

Перечень дополнительных расходов, которые работник имеет право осуществить в ходе командировки. Это затраты на ГСМ, проезд по платным дорогам, парковка. Также могут быть незапланированные расходы из за поломки транспорта в дороге: на эвакуатор, ремонт.

Перечень документов, которые должен представить командированный для подтверждения срока нахождения в командировке. Как правило, срок нахождения в командировке на автомобиле определяется на основании служебной записки командированного. Но только лишь служебной записки недостаточно (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368), нужно приложить к ней подтверждающие документы: путевой лист, счета, квитанции, чеки ККТ и другие документы, подтверждающие маршрут следования транспорта (п. 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749).

Как оформить путевой лист

По какой форме. Организации могут использовать как унифицированную форму путевого листа (типовая межотраслевая форма № 3, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78), так и самостоятельно разработанную и закрепленную в учетной политике. В ней должны быть обязательные реквизиты, установленные Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»).

На какой срок. Путевой лист оформляется сразу на весь срок командировки (п. 11 Состава сведений, утв. Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390, далее — Состав сведений).

Указывать ли информацию о маршруте следования. Состав сведений этого не предусматривает, но мы рекомендуем ее указывать, включая адрес и наименование контрагента. В арбитражной практике есть примеры, когда в учете расходов по путевым листам с незафиксированным маршрутом следования было отказано (письмо УФНС РФ по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2, Постановление Арбитражного суда Московского округа от 21.08.2018 № Ф05-12699/2018 по делу № А40-76951/2017).

Проследите, чтобы отраженный в путевом листе маршрут и его километраж соответствовали реальному пробегу автомобиля до места командировки и обратно. Если будут искажения, это может привести не только к исключению расходов на командировку, но и к доначислению зарплатных налогов (Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 05.02.2019 № Ф06-42654/2018 по делу № А65-7930/2018, Определением Верховного Суда РФ от 30.05.2019 № 306-ЭС19-7158 отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам ВС РФ для пересмотра). Подтверждением данных о маршруте и пробеге автомобиля в командировке могут быть отчеты трекинговой системы или системы спутниковой навигации, установленной на автомобиле (письмо Минфина РФ от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Нужна ли на путевом листе отметка о техническом контроле. Предрейсовый (предсменный) контроль автотранспорта организации и ИП обязаны проводить только если:

Занимаются коммерческими перевозками пассажиров или грузов на основании договора перевозки.
Для собственных нужд осуществляют перевозки пассажиров на автобусах, грузов — на грузовых автомобилях (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения», далее — закон № 196-ФЗ).

Таким образом, при командировке на легковом автомобиле проводить предрейсовый (предсменный) контроль автотранспорта и проставлять соответствующую отметку на путевом листе не обязательно.

Нужна ли отметка о медосмотре. Послерейсовые (послесменные) медосмотры обязательны только для водителей, осуществляющих перевозки пассажиров или опасных грузов (п. 3 ст. 23 закона № 196-ФЗ), поэтому при командировке на автомобиле такой медосмотр и отметка о нем на путевом листе не требуются.

А вот с предрейсовым (предсменным) медосмотром ситуация неоднозначная. С одной стороны, обязанность проходить его установлена только для водителей. Поэтому есть основания считать, что командированный работник, если он по штату не водитель, не обязан проходить такой медосмотр, и отметка на путевом листе не нужна (Постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 07.12.2018 № Ф07-14390/2018 по делу № А44-10614/2017).

Однако есть судебная практика в пользу того, что любой сотрудник, на постоянной основе управляющий автомобилем компании в служебных целях, должен проходить такой медосмотр с проставлением отметки в путевом листе (Постановление Верховного Суда РФ от 19.12.2016 № 18-АД16-173).

Учитывая противоречивую судебную практику, безопаснее пройти медосмотр перед началом командировки (письмо Минтранса России от 08.04.2019 № ДЗ-531-ПГ) и проставить отметку в путевом листе, которая убережет командированного от лишних споров с сотрудниками ГИБДД.

Отметим, что отсутствие отметки о медосмотре само по себе не влечет за собой негативных налоговых последствий, так как не опровергает факт командировки на автомобиле (письмо Минфина России от 04.02.2015 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104@, Постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 30.11.2015 № Ф06-3408/2015 по делу № А55-30093/2014).

Отчитайтесь легко и без ошибок

Удобный сервис для подготовки и сдачи отчетов через интернет.

Сдать отчеты бесплатно

Особые расходы при командировке на автомобиле

ГСМ

Подтверждающие документы:

приказ на командировку;
локальный нормативный акт;
чеки на ГСМ;
путевой лист;
бухгалтерская справка с расчетом расхода ГСМ исходя из пробега автомобиля в командировке.

Налоговый учет. Учитываются для целей налога на прибыль, УСН «доходы минус расходы», ЕСХН (п. 4 ст. 252, пп. 2 и 5 п. 1 ст. 254, пп. 11 и 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо Минфина РФ от 10.06.2011 № 03-03-06/4/67, пп. 5, 12 и 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК РФ, пп. 5, 12 и 13 п. 2, п. 3 ст. 346.5 НК РФ).

Спорный вопрос — вычет НДС, выделенного в чеках на ГСМ, без счет-фактуры. Если не готовы к спору с налоговиками, безопаснее не применять такой и не учитывать сумму НДС в составе налоговых расходов. Но в суде можно отстоять вычет на основании чеков без счет-фактуры (письма Минфина России от 25.06.2020 № 03-07-09/54634, от 06.02.2020 № 03-03-06/1/7684, Постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 17.12.2021 № Ф04-7669/2021 по делу № А70-4528/2021).

Расходы на проезд по платным дорогам

Подтверждающие документы:

приказ на командировку;
локальный нормативный акт;
чеки ККТ;
путевой лист;
служебная записка.

Налоговый учет. Учитываются для целей налога на прибыль, УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН (п. 4 ст. 252, пп. 11 и 12 п. 1 ст. 264 НК РФ, п. 2 письма УФНС России по г. Москве от 07.06.2012 № 13-11/050285, пп. 12 и 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 и 13 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Расходы на парковку

Подтверждающие документы:

приказ на командировку;
локальный нормативный акт;
чеки ККТ;
отчет оператора по парковочному месту;
путевой лист;
служебная записка.

Налоговый учет. По нашему мнению, учитываются для целей налога на прибыль, УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН. Обоснование то же, что и для расходов на проезд по платным дорогам, а также: письма Минфина РФ от 08.02.2021 № 03-03-06/1/7968, от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, от 01.12.2011 № 03-04-06/6-328, Постановления ФАС Северо-Западного округа от 05.05.2006 по делу № А21-9905/2005, ФАС Уральского округа от 16.07.2009 № Ф09-4873/09-С2 по делу № А60-39048/2008-С8).

Есть опасность включения расходов на парковку в доход работника, облагаемый зарплатными налогами. Логично предположить, что при таком подходе затраты на парковку не будут учтены и для целей налогообложения.

Рассчитывайте налоги и взносы прямо в Экстерне. Сервис сам заполнит платежки, книги учета и отчеты для отправки онлайн

Попробовать

Расходы на эвакуатор, ремонт при поломке автомобиля

Подтверждающие документы:

приказ на командировку;
локальный нормативный акт;
первичные документы на услуги эвакуатора и ремонт: заказ-наряд, квитанция, акт и т.п.;
чеки ККТ или БСО, подтверждающие оплату эвакуатора и ремонта;
путевой лист;
служебная записка.

Налоговый учет. Учитываются для целей налога на прибыль, УСН «Доходы минус расходы», ЕСХН. Обоснование то же, что на проезд по платным дорогам.

Штрафы за нарушение ПДД, расходы на принудительную эвакуацию

Не учитываются для целей налогообложения (ст. 27.13 КоАП РФ; п. 2 ст. 270, п. 1 ст. 346.16, п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Если работодатель отказывается от взыскания с работника ущерба в виде суммы штрафов, затрат на принудительную эвакуацию, у работника не возникает дохода (выплаты), облагаемого НДФЛ и страховыми взносами (письмо Минфина России от 02.12.2020 № 03-04-07/105532, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 04.12.2020 № БС-4-11/19985@, письмо ФНС России от 28.09.2020 № БС-4-11/15738@).

Бухгалтерский учет

Бухгалтерский учет расходов на командировку на автомобиле не отличается от общего порядка учета командировочных расходов, рассмотренного в предыдущем материале.

В следующем материале обсудим оформление, учет и налогообложение нестандартных ситуаций, возникающих в связи с командировками.