Выдаем электронные расчетные листки правильно

Помимо своевременной и полной выплаты заработной платы, компания должна предоставить сотрудникам расчетные листки. В статье рассказываем, что это за документ, кто отвечает за его составление и можно ли выдавать его в цифровом формате.

Зачем нужны расчетные листки

Расчетный листок по зарплате содержит информацию о денежных выплатах и удержаниях из заработной платы работника. Он помогает работнику понять, какую сумму он получит, правильно ли работодатель рассчитывает зарплату и производит налоговые отчисления. В ст. 136 ТК РФ закреплена обязанность работодателя выдавать такие сведения работникам в письменном виде.

Уведомление работника о структуре его очередной зарплаты — основная задача выдачи расчетки. Все, кто работает в штате, должны его получать. Речь идет не только о тех, у кого эта работа основная. Сюда же относятся те сотрудники, которые  работают по срочному трудовому договору, по совместительству, удаленно, сезонно, а также те, кто проходит обучение от работодателя. Требование о выдаче расчеток не распространяется на тех, кто взаимодействует с организацией в рамках гражданско-правовых договоров подряда и оказания услуг.

В расчетный листок должны входить:

• Итоговая сумма к оплате после всех удержаний, а также все ее составные части.

• Все компенсации, выходные пособия, надбавки, премии, материальная помощь, отпускные, оплата питания, оплата проезда.

• Сумма налога на доходы физических лиц, который подлежит удержанию.

• Страховки, алименты, благотворительные взносы и другие.

В расчетку не входят: займы, стипендии по ученическому договору, подотчетные суммы, выданные работодателем.

Особая ситуация с пособиями по нетрудоспособности: в расчетном листке отражается только сумма пособия по больничному за первые три дня, которую платит работодатель; пособия от СФР в этом документе не отражаются.

Кто отвечает за выдачу расчетных листков

В трудовом законодательстве нет указаний, кто конкретно должен составлять и выдавать расчетные листки сотрудникам. Обычно эту задачу выполняет бухгалтер или специалист отдела кадров. Бывает и так, что эта функция распределена между двумя разными людьми: один занимается составлением документа, другой — его выдачей.

Работать с личными данными, содержащимися в расчетках, могут только те сотрудники, с кем заключили соглашение о конфиденциальности.

Заверение документа печатью и подписью можно предусмотреть внутренними локальными нормативными актами (ЛНА), но это необязательно.

В каком формате выдавать расчетные листки

Как извещать сотрудников о начисленных суммах и отчислениях из зарплаты, трудовым законодательством строго не регулируется. Расчетный листок можно предоставить как в цифровом виде, так и на бумаге. В первом случае можно отправить его, например, на почтовый ящик или через корпоративный ресурс. Важно, чтобы способ уведомления был предусмотрен локальными нормативными актами компании.

В некоторых организациях есть сотрудники, чья работа не связана с использованием компьютера, например, рабочие на производстве, технические специалисты, обслуживающий персонал. В таких случаях возможны разные варианты выдачи расчеток — и на бумаге, и в электронном виде.

Законодатели утвердили порядок взаимодействия с дистанционными работниками, включая обмен цифровыми документами, в соответствии со статьей 312.3 Трудового кодекса. Дистанционным сотрудникам можно отправлять расчетные листки по электронной почте, если характер их работы зафиксирован в трудовом договоре, а такой способ взаимодействия закреплен в ЛНА.

Удобно и безопасно использовать системы кадрового электронного документооборота, например Контур.КЭДО. Это позволяет оперативно и надежно передавать расчетные листки в цифровом виде. История действий с документами, доступная пользователям с момента его создания, поможет, если возникнут разногласия.

Минтруд в письме от 20.01.2023 № 14-6/ООГ-296 отметил, что оповещение сотрудников о составных частях заработной платы в цифровом формате возможно только при использовании организацией систем кадрового ЭДО.

Используйте сервис Контур.КЭДО для отправки расчетных листков и других кадровых документов в электронном виде

Узнать больше

Как перейти на электронные расчетные листки

Для закрепления нового порядка выдачи цифровых расчеток, включая формат, периодичность и ответственных лиц, необходимо внести соответствующие изменения в ЛНА организации. Это могут быть: положение об оплате труда, правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) или коллективный договор.

Основные этапы:

• Издайте приказ или распоряжения о том, что компания переходит на электронный формат передачи расчетных листков.

• Согласуйте форму документа и формат рассылки с профсоюзом, если он существует.

• Уведомите сотрудников о новом порядке и получите согласия на обработку персональных данных.

• Получите от сотрудников заявления на выдачу цифровых расчеток с указанием их адресов или согласия на использование сервиса КЭДО.

В дальнейшем работа с расчетными листками потребует:

Защиты конфиденциальной информации. В системе КЭДО все документы защищены от несанкционированного доступа, а каждый сотрудник получает доступ только к тем данным, которые касаются его лично.

Хранения этих документов в течение шести лет. В системе КЭДО документы надежно хранятся и доступны как работодателю, так и сотрудникам.

Соблюдение всех этих требований поможет работодателю избежать претензий со стороны сотрудников и трудовой инспекции.

Как часто выдавать расчетные листки

Закон обязал работодателя уведомлять сотрудника о заработной плате при ее выплате, но не уточнил, насколько часто это должно происходить (ст. 136 ТК РФ). При этом зарплата должна выплачиваться не реже двух раз в месяц, при выдаче аванса точная информация о составных частях выплаты может быть еще неизвестна.

Минтруд в письме от 24.05.2018 № 14-1/ООГ-4375 и Роструд в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 допускают выдачу одного расчетного листка в месяц в день зарплаты или за день до этого. Таким образом, выдавать расчетку раз в год нельзя. Также запрещена выдача этого документа только по запросу сотрудника.

Выдавать расчетки при каждой выплате обязательно сотрудникам, работающим на тарифной ставке и чья заработная плата зависит от выработки. Если из аванса были произведены удержания, тоже нужно выдать расчетку.

В случае подачи сотрудником заявления на выдачу бумажной расчетки, работодатель обязан выдать ее в течение трех рабочих дней (ч. 1 ст. 62 ТК РФ).

Сдавайте отчетность за сотрудников. Экстерн дарит вам 14 дней бесплатно!

Попробовать бесплатно

Как подтвердить получение расчетных листков

Трудовое законодательство не содержит конкретных правил для выдачи сотрудникам расчетных листков. Но наличие подтверждения получения этого документа может защитить работодателя от возможных претензий сотрудников и санкций контролирующих органов.

Подтверждением получения сотрудником расчетного листка можно считать:

Подпись в учетном журнале, на втором экземпляре или в отрывной части расчетки, в зарплатном реестре, если расчетные листки выдаются в бумажном виде. Эти документы следует хранить не менее шести лет.

Отправленные письма и уведомления об открытии, если документ отправляется по электронной почте.

Журнал операций с определенным документом в системе КЭДО, если она используется для передачи расчеток.

Показания свидетелей, однако этот метод не всегда надежен.

Сервис КЭДО от Контура позволяет обеспечить сохранность, конфиденциальность данных и экономит пространство в архиве, так как исключает необходимость хранения бумажных версий расчеток.

Что будет, если неправильно выдавать расчетные листки

При использовании электронных расчеток существуют определенные риски. Важно своевременно и правильно отправлять эти документы сотрудникам. При любом формате расчетки ее невыдача — нарушение трудового права и грозит административной ответственностью. Санкции за первое и повторное нарушение отличаются. При первом нарушении, при отсутствии имущественного ущерба, возможно предупреждение работодателя, относящегося к малому или среднему бизнесу.

Кроме административных штрафов, работодатель может получить судебный иск о компенсации морального вреда от сотрудника, не получившего расчетку.

Рассмотрим штрафы за невыдачу расчетного листка в таблице ниже.

Если работодатель выдавал сотруднику расчетный листок, но не может это подтвердить, ему грозят штрафы в том же размере. Также работодатель получит штраф, а отдельные сотрудники понесут уголовную ответственность в случае разглашения персональных данных при выдаче расчетных листков.

Попробуйте Контур.КЭДО — быстрый и безопасный обмен кадровыми документами онлайн.

Попробовать

Обязательно изучите дополнительные материалы:

• Какие документы можно перевести в онлайн с помощью КЭДО
• В компании хотят внедрить кадровый электронный документооборот. Что изменится для бухгалтера
• Положение о переходе на КЭДО: правила оформления и образец 2024 года
• Проверьте себя: как использовать кадровый ЭДО в бухгалтерии

Елена Кулакова
Автор статьи

Ваша компания использует электронные расчетные листки? Поделитесь опытом работы в комментариях.