Командировочные расходы подрядчика: как вести учет у заказчика и исполнителя

Привлечение подрядчиков для выполнения определенного вида работ — нередкая ситуация. С ними заключается договор ГПХ (если это — физическое лицо) или договор подряда (если подрядчик — юридическое лицо). Выполнение некоторых работ или оказание услуг связано с поездками. Вправе ли компания-заказчик, применяющая УСН,  возместить командировочные расходы подрядчика? Отвечаем в статье.

Что учитывается в составе командировочных расходов при применении УСН

Налогоплательщики, выбравшие упрощенную систему налогообложения вправе остановиться на одном из методов определения налогооблагаемой базы: «Доходы» или «Доходы минус расходы» (гл. 26.2 НК РФ).

Заказчики, выбравшие в качестве объекта налогообложения «Доходы», не вправе уменьшать доход на расходы. Поэтому для них вопрос о признании командировочных расходов при расчете налога  не стоит (п.1 ст 346.18).

Если в качестве объекта налогообложения налогоплательщик выбрал «Доходы минус расходы», то он придерживается положений п.п 13 п.1 ст. 346.16. К командировочным расходам можно отнести:

• проезд туда и обратно;
• найм жилого помещения для проживания во время командировки;
• дополнительные услуги в гостиницах, за исключением посещения баров, ресторанов, тренажерных залов, соляриев, оказание иных оздоровительных и развлекательных мероприятий;
• суточные;
• траты, связанные с оформлением загранпаспортов, виз и т. д.;
• траты, необходимые для оформления документов на проход, проезд.

Список расходов не является исчерпывающим. Но при включении произведенных затрат нужно помнить о направленности на получение дохода, экономической целесообразности и документальном подтверждении (п.2 ст. 346.16 и п.1 ст. 252 НК РФ).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Когда и кто должен учитывать командировочные расходы подрядчика

При заключении договора стороны определяют обязанности каждой, в том числе следует решить вопрос об оплате командировочных физическому лицу, которое будет осуществлять подрядные работы. На подрядчика не распространяются положения ТК РФ.

Учет у заказчика 

Командировочные в полном объеме компания / ИП может оплатить только штатным сотрудникам. Об этом сказано в статье 166 ТК РФ. Такой же позиции придерживаются и чиновники в письмах Минфина:

• 03-11-11/62269 от 16 августа 2019 года;
• 03-11-11/11722 от 26 февраля 2018 года.

Заказчик не вправе выписывать командировочное удостоверение подрядчику. Такой документ предусмотрен для сотрудников, направляемых в командировку (и то необязателен к оформлению, см. письмо ФНС от 24.11.2015 № СД-4-3/20427).

Хотя некоторые налогоплательщики считают, что это правомерно. Но, руководствуясь положениями п.1 ст. 346.16 НК РФ, нельзя найти прямого указания на то, что такие компенсации можно включить в расходы. Поэтому делать это опасно.

Учет у подрядчика

Признание доходов, полученных в качестве компенсации за командировки, зависит от статуса подрядчика и формы возмещения расходов на командировку. Если они включены в сумму договора, то налогом будет облагаться общая сумма, полученная от заказчика в рамках договора. Что касается статуса, то здесь нужно учитывать следующие моменты:

Для физических лиц оплата проезда и проживания является компенсацией. Страховыми взносами компенсация не облагается (пп. 16 п. 1 ст. 422 НК РФ; пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Какие командировочные расходы может компенсировать заказчик

Для заказчика подрядчик — не сотрудник заказчика, а самостоятельное физическое лицо, ИП или самозанятый. Соответственно, подрядчик не может претендовать на получение суточных. Физическому лицу могут быть возмещены затраты, которые он понес в поездке и подтвердил документально. При этом заказчик принимает документы от командированного подрядчика  и делит их на две на две группы: те, что он может включить в затраты, и на те, которые законодательно он компенсировать не вправе.

Командировки по России

При отправке сотрудников в командировку работодатель действует по алгоритму:

• Издает приказ.
• Рассчитывает сумму аванса.
• Выдает деньги в подотчет.
• Принимает авансовый отчет от командированного сотрудника.
• Отражает суммы в бухгалтерском и налоговом учете.

Для физических лиц, работающих по ГПХ, схема будет иной:

• Приказ издавать не нужно.
• Аванс может быть выдан в формулировкой «по договору подряда №… от…».
• Отражать расходы следует, исходя из экономической целесообразности и руководствуясь условиями договора.

Компенсировать можно расходы на проезд и проживание. Рассмотрим обе возможности подробнее.

На проезд

Подрядчик может добраться до пункта назначения поездом, самолетом, такси. Основанием для возмещения затрат будут билеты. Таксисты обязаны выдать чек ККТ или как самозанятые (пп. «г» п. 82 Правил, утв. Постановлением Правительства от 01.10.2020 № 1586, письмо Минфина от 28.12.2018 № 03-03-07/95687). Подрядчик предоставляет документы в бухгалтерию заказчика для компенсации стоимости проезда.

На проживание

При оплате командировочных расходов НК позволяет платить за аренду помещения для проживания у физлиц и компаний (п.п. 13 п. 1 ст. 346.16 НК). Важное условие — наличие подтверждающих документов. Проще всего отчитаться при проживании в гостинице: предоставляется кассовый чек и бланки, в которых расписаны предоставленные услуги. Из них нужно исключить оздоровительные и развлекательные, посещение баров и ресторанов. 

Перечень документов при проживании у физлица законодательно не установлен. Поэтому подойдут произвольные бланки договоров, актов, подписанные обеими сторонами, а также документы, подтверждающие факт оплаты проживания: выписка по карте командированного лица, расписка при расчетах наличными (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Сложным остается вопрос по оплате парковочных мест для автомобиля. Если подрядчик использует свой транспорт, то вряд ли удастся обосновать экономическую целесообразность подобных расходов.

Загранкомандировки

При проживании подрядчика в гостиницах за пределами территории РФ документы выдаются на иностранном языке. При сдаче их в бухгалтерию российской компании-заказчика нужно приложить перевод. Это касается всех деловых бумаг. (письмо Минфина от 29.04.2019 № 03-03-06/1/31506).

Сложность возникает, если оплата производится валютой, а не российскими рублями, то следует учитывать правила ст. 346.17, 346.18 НК РФ:

• Если выдан аванс в иностранной валюте, его нужно в учете отразить в российских рублях по курсу на день выдачи.
• Если физлицо получило рубли и самостоятельно обменяло на валюту, то предоставляется документ банка.
• Если подрядчик расплачивался сам и предоставил документы, то пересчет производится на момент утверждения авансового отчета.

Сложность возникает по расходам по оформлению загранпаспорта, визы для подрядчиков, так как они не являются сотрудниками компании. Вряд ли перед проверяющими удастся обосновать экономическую целесообразность подобных расходов.

Как вести учет командировочных подрядчика у заказчика на УСН

Основанием для принятия документов к учету является договор. Если в нем прописана компенсация расходов, связанных с деловыми поездками, то упрощенец и налогоплательщик на ОСН производит выплату по предоставленным документам. В договоре может содержаться пункт, что часть средств выплачивается авансом, в том числе по расходам на проезд и проживание.

Заказчикам на УСН не стоит учитывать в расходах затраты на командировку подрядчика: это прямо не предусмотрено п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Но можно компенсировать проезд и проживание из собственной прибыли.

Заполнить, проверить и сдать бухгалтерскую отчетность через интернет.

Попробовать

Какие проводки делать при учете командировочных подрядчика у заказчика

Когда договор подряда заключен с физическим лицом, ИП, плательщиком НПД, выплаченные ему суммы денег отражаются на счете 76. Компенсация затрат в рамках осуществления деятельности подрядчика также находит отражение на счете 76 в корреспонденции со счетами затрат: 20, 23, 25, 26, 44.

НДФЛ с компенсации физическому лицу не удерживается страховые взносы не начисляются (письмо ФНС от 23.06.2022 № БС-15-11/71@). Но есть и другое мнение чиновников: с компенсации командировочных расходов подрядчика нужно удержать НДФЛ (письмо Минфина от 04.10.2023 № 03-04-05/94461).

Учет для отнесения затрат зависит от вида осуществляемой деятельности и принадлежности работ/услуг к подразделению компании. Если был произведен ремонт цеха основного производства или оборудования силами подрядчика, то целесообразно задействовать счет 20. Торговые организации собирают издержки на счете 44.

Главное об учете командировочных расходов подрядчика

Привлечение подрядчиков выгодно организации, особенно, ИП и самозанятых. Это позволяет сэкономить на налогах. Иногда их деятельность связана с необходимостью совершать деловые поездки в рамках заключенного договора. Предприятие-заказчик вправе компенсировать затраты на командировки, если условие прописано в договоре. В локальных актах компании следует предусмотреть пункт, по которому физические лица, не являющиеся сотрудниками, вправе представить авансовый отчет. Командировочные расходы подрядчиков отражаются на счетах затрат в корреспонденции со счетом 76.